Типовые ошибки в организации хранения документов

1. Отсутствие хранения документов (нарушается законодательство (Федеральный Закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", нарушаются НПА по хранению документов (Правила хранения, 2015; Перечень типовых управленческих архивных документов, 2019; Перечень типовых архивных документов НТД, 2021 и др.).

2. Не соблюдение требования 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации".

3. Не соблюдение Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526.

4. Хранение не управляемое (не отслеживаются сроки хранения).

5. Невозможно определить место нахождения документа, быстро найти нужный документ из-за больших объемов хранения.

6. Нет номенклатуры дел (не отслеживаются сроки хранения, количество томов дел, место хранения дела).

7. Электронные документы не формируются в дела.

8. Нет учета архивных дел.

9. Самостоятельное комплектование архива сотрудниками.

10. Не контролируемый доступ к архивохранилищу.

11. Ведение архивов на уровне подразделений.

12. Не выделяются дела/документы, подлежащие архивному хранению.

13. Подразделения (отдел кадров, бухгалтерия и др.) Не допускают архивиста к документам подразделения.

14. Не уточняются сроки хранения дел, имеющих отметку "ЭПК".

15. Помещения для архива выделяются по остаточному принципу.

16. Архивохранилища не соответствуют нормам (Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденные приказом Минкультуры России от 31.03.2015 N 526).

17. Нет описей дел (архивным делам не присваиваются архивные шифры).

18. Не составляется реестр описей, список фондов, листы фондов, книги учета поступления и выбытия дел и др.

19. Не ведется учет выдачи дел.

20. Полное оформление дел для дел временного хранения (до 10 лет включительно).

21. Применение норм по объему дела/тому 250 листов, 40 мм к делам/томам временного хранения.

22. Совместное хранение в деле документов разных сроков хранения.

23. Затруднен поиск нужных документов (невозможно по заголовку дела идентифицировать состав документов дела).

24. Документы долговременного хранения остаются в системах-источниках (бухгалтерские, кадровые и др. Системы), не обеспечивающих сохранение свойств документа: аутентичность, достоверность, целостность, пригодность для использования.

25. Не обеспечивается долговременная сохранность электронных документов.