2.7. Регистрация входящих документов

2.7.1. Документы, поступающие в ФПП, регистрируются ОДПА в течение трех рабочих дней. Документы, имеющие отметки о срочности или содержащие срочную информацию, регистрируются незамедлительно.

2.7.2. Регистрация входящих документов осуществляется путем создания электронной регистрационной карточки входящего документа в ЕСЭД.

2.7.3. Регистрационный номер входящего документа формируется в ЕСЭД автоматически в соответствии с приложением N 7 к Инструкции.

2.7.4. К электронной регистрационной карточке входящего документа прикрепляется электронная копия документа или электронный документ, который является ее составной частью, а также приложения к документу допустимого объема и формата, соответствующего требованиям ЕСЭД.

2.7.5. Не сканируются и не прикрепляются к электронным регистрационным карточкам входящих документов электронные копии следующих документов:

- с пометкой "Для служебного пользования";

- содержащие персональные данные;

- нотариально заверенные документы, а также скрепленные документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации (при наличии);

- неформатные и другие объемные документы (книги, журналы, бюллетени, открытки, CD-диски, flash-накопители, сброшюрованные материалы и тому подобное).

2.7.6. В электронной регистрационной карточке входящего документа отражаются связи входящего документа с другими документами, на которые в нем даны ссылки (при наличии).

2.7.7. Электронные документы, поступающие в ФПП по МЭДО, а также на официальный адрес электронной почты ФПП, направляются на регистрацию в ЕСЭД.

2.7.8. При формировании электронной регистрационной карточки входящего документа, поступившего по МЭДО, реквизиты, содержащиеся в соответствующем электронном сообщении, используются для автоматического заполнения полей электронной регистрационной карточки входящего документа. После прикрепления электронного документа к электронной регистрационной карточке в ЕСЭД на него автоматически наносится регистрационный номер и дата.

2.7.9. По итогам регистрации документа, поступившего по МЭДО, отправителю автоматически направляется уведомление о регистрации входящего документа либо об отказе в регистрации входящего документа.

2.7.10. Регистрация электронного документа, поступившего на официальный адрес электронной почты ФПП, производится заполнением его электронной регистрационной карточки в ЕСЭД. После прикрепления электронного документа к электронной регистрационной карточке в ЕСЭД на него автоматически наносятся регистрационный номер и дата.

2.7.11. Документы, поступившие в ФПП на бумажных носителях, регистрируются в ЕСЭД и сканируются, за исключением документов, упомянутых в подпункте 2.7.12 Инструкции. После сканирования документа и прикрепления его электронной копии к электронной регистрационной карточке в ЕСЭД на электронную копию автоматически наносится его регистрационный номер и дата.

2.7.12. Документы на бумажных носителях, содержащие информацию ограниченного распространения или персональные данные, регистрируются в ЕСЭД, после чего в правой нижней части лицевой стороны первого листа документа на бумажном носителе вручную проставляется регистрационный штамп, куда вписываются входящий номер и дата. Сканирование таких документов и прикрепление их электронных копий к регистрационной карточке документа в ЕСЭД не производится.