1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Федеральной пробирной палате (далее - Инструкция) устанавливает единые требования к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности Федеральной пробирной палаты (далее - ФПП) документов.

1.2. Инструкция разработана в соответствии с:

- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных";

- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";

- Федеральным законом от 9 февраля 2009 г. N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления";

- Федеральным законом от 6 апреля 2011 г. N 63-ФЗ "Об электронной подписи";

- Указом Президента Российской Федерации от 28 октября 2019 г. N 529 "Об образовании Федеральной пробирной палаты";

- Положением о Федеральной пробирной палате, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 20 марта 2020 г. N 307;

- Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 г. N 30;

- Типовым регламентом внутренней организации федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2005 г. N 452;

- Положением о системе межведомственного электронного документооборота, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754;

- Правилами обмена документами в электронном виде при организации информационного воздействия, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 24 июля 2021 г. N 1264;

- Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233;

- Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. N 1009;

- Правилами делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 22 мая 2019 г. N 71;

- Требованиями к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций, утвержденными приказом Министерства цифрового развития, связи и массовых коммуникаций Российской Федерации и Федеральной службы охраны Российской Федерации от 4 декабря 2020 г. N 667/233;

- Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Федерального архивного агентства от 25 декабря 2020 г. N 199;

- Методическими правилами по организации законопроектной работы федеральных органов исполнительной власти, утвержденными приказом Министерства юстиции Российской Федерации и Института законодательства и сравнительного правоведения при Правительстве Российской Федерации от 10 января 2001 г. N 3/51;

- приказом Минюста России от 31 августа 2023 г. N 222 "Об утверждении Методических указаний по юридико-техническому оформлению нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти;

- приказом Росархива от 31 июля 2023 г. N 77 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных органах, органах местного самоуправления и организациях (далее - Правила N 77);

- приказом Росархива от 15 июня 2020 г. N 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов";

- ГОСТом Р ИСО 13008-2015. Национальный стандарт Российской Федерации. Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов, утвержденным приказом Росстандарта от 21 июля 2015 г. N 924-ст;

- ГОСТом Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов, утвержденным приказом Росстандарта от 8 декабря 2016 г. N 2004-ст;

- ГОСТом Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утвержденным приказом Росстандарта от 17 октября 2013 г. N 1185-ст.

1.3. В Инструкции используются следующие основные понятия и сокращения:

Иные понятия, используемые в Инструкции, соответствуют понятиям, определенным в законодательстве Российской Федерации.

1.4. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами, созданными на любых видах носителей, в том числе с документами на бумажных носителях, электронными документами, электронными копиями документов, полученными в результате оцифровки документов на бумажном носителе, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов с применением информационных технологий. Организация делопроизводства в ФПП осуществляется с использованием ЕСЭД.

1.5. В ЕСЭД формируется комплекс сведений обо всех этапах жизненного цикла документа (создание, согласование, регистрация, рассмотрение, исполнение, местонахождение и др.).

1.6. Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.

1.7. Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Положением о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 3 ноября 1994 г. N 1233, и иными нормативными правовыми актами.

1.8. Требования Инструкции к работе с бухгалтерской, научно-технической и другой специальной документацией распространяются лишь в части подготовки документов к передаче на архивное хранение.

1.9. Организацию, ведение и совершенствование делопроизводства в ФПП на основе единой политики, в том числе с использованием информационных технологий при работе с документами, а также методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами осуществляет ОДПА.

1.10. Функции, задачи, права и ответственность ОДПА регламентируются положением об ОДПА. Должностные обязанности работников ОДПА устанавливаются должностными регламентами.

1.11. Ответственность за обеспечение технической безопасности и бесперебойное функционирование ЕСЭД несет Управление цифровой трансформации ФПП.

1.12. В МРУ приказами руководителей МРУ назначаются работники, ответственные за делопроизводство в МРУ. Информация о работниках, ответственных за делопроизводство в МРУ, заносится в ЕСЭД не позднее следующего рабочего дня со дня их назначения. В случае изменения кадрового состава МРУ или должностных обязанностей работников МРУ, назначение новых работников, ответственных за делопроизводство в МРУ, осуществляется в день прекращения должностных обязанностей работников, отвечавших ранее за делопроизводство в МРУ.

1.13. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного Инструкцией порядка работы с документами в структурных подразделениях ФПП возлагается на их начальников.

1.14. Работники ФПП несут персональную ответственность за соблюдение положений Инструкции, сохранность находящихся у них документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.

1.15. Доступ к работе в ЕСЭД предоставляется работникам ФПП и МРУ, в обязанности которых входит работа с документами, на время исполнения ими своих должностных обязанностей.

В ЕСЭД обеспечивается разграничение прав пользователей на следующих уровнях:

- полного доступа ко всей информации в ЕСЭД;

- доступа к определенной электронной папке с документами или нескольким определенным электронным папкам ЕСЭД;

- доступа к отдельной карточке документа или к нескольким определенным карточкам документа в ЕСЭД.

Доступы реализуются в соответствии с функционалом работника, а также на основании поручений непосредственного руководителя, выданных работнику в отношении конкретных документов, включенных в ЕСЭД.

1.16. Содержание служебных документов не подлежит разглашению, передача служебных документов, их копий, электронных копий, проектов сторонним организациям или частным лицам допускается только с разрешения руководства ФПП.

1.17. При уходе в отпуск, выезде в командировку, на время болезни или в случае увольнения или перевода на иную должность работники обязаны передать все находящиеся у них документы на бумажных носителях работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении ФПП, или другому работнику структурного подразделения ФПП по указанию начальника структурного подразделения ФПП. При увольнении работника или переводе его на иную должность передача документов и дел осуществляется по акту приема-передачи.

1.18. Внесение изменений в Инструкцию осуществляется приказом ФПП после их согласования с Федеральным архивным агентством.