8. Оформление реквизитов документов

8.1. Посередине верхнего поля бланков судебных и распорядительных документов арбитражного суда (определение, решение, постановление, приказ, распоряжение) помещается изображение Государственного герба Российской Федерации.

Наименование суда указывается в точном соответствии с Законом "Об арбитражных судах в Российской Федерации".

8.2. Датой принятия документа является дата его подписания; для документа, принятого коллегиальным органом, - дата принятия решения; для документа, подлежащего утверждению, - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Для документа, составленного совместно несколькими организациями, датой принятия является дата его подписания последним участником.

8.3. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны указываться арабскими цифрами в следующей последовательности - число, месяц, год. Например: 03.02.96. В тексте документа, содержащего ссылку на судебный акт или сведения финансового характера, применяется словесно - цифровой способ оформления даты: 03 февраля 1996 года.

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

При подписании документа несколькими лицами неравных должностей их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена в проекте документа, отсутствует, то документ должен подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправления "и.о.", "зам." вносятся машинописным способом). Не допускается дописывание в документе слова "за" или проставление косой черты перед наименованием должности.

8.4. При необходимости проводится согласование документа с подразделениями и должностными лицами аппарата арбитражного суда или с другими заинтересованными организациями.

Согласование оформляется путем визирования проекта документа соответствующим должностным лицом. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку и дату визирования; при необходимости указывается должность визирующего.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании делается отметка: "замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

8.5. Визы проставляются на экземплярах, остающихся в арбитражном суде, на нижнем поле лицевой стороны последнего листа документа. Проекты приказов, распоряжений, указаний визируются на первом экземпляре на нижнем поле оборотной стороны последнего листа документа.

8.6. Внешнее согласование с другими заинтересованными организациями оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования.

Например:

Если согласование производится с коллегиальным органом или посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

8.7. Особым способом введения документа в действие является его утверждение.

Документы могут утверждаться руководством арбитражного суда, межведомственными органами, общественными организациями, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах.

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Грифы утверждения оформляются следующим образом:

8.8. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименование пишут в именительном падеже.

Например:

Высший Арбитражный Суд

Российской Федерации

Организационно - контрольное

управление

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном.

Например:

Высший Арбитражный Суд

Российской Федерации

Организационно - контрольное

управление

Главному консультанту

Смирновой Е.Б.

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.

Например:

Генеральному директору

объединения "Агропром"

Иванову И.И.

8.9. При адресовании документа нескольким должностным лицам их должности указываются во множественном числе и обобщенно.

Например:

Председателям арбитражных судов

субъектов Российской Федерации

При адресовании документа в несколько однородных организаций их наименования следует указывать обобщенно.

Например:

Федеральные арбитражные

суды округов

8.10. Полный почтовый адрес при направлении документа корреспондентам указывается в соответствии с почтовыми правилами.

Например:

Редакция "Вестника Высшего

Арбитражного Суда

Российской Федерации"

101000, Москва,

Малый Харитоньевский переулок, д. 12

8.11. Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов; личная подпись ставится на каждом документе.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам; в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.

8.12. Если документ имеет приложения, упомянутые в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Приложения: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для документа реквизиты.

На приложениях к распорядительному документу в правом верхнем углу следует делать отметку с указанием названия документа, его даты и номера. Например. Приложение к приказу председателя Федерального арбитражного суда Центрального округа от "__" _______ 199_ г. N ____.

8.13. Подготовка исходящих документов включает работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), размножению и отправке.

При подготовке документа исполнитель обязан проверить его содержание, отредактировать, правильно оформить, получить необходимые визы. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

8.14. Документы, подписанные председателем арбитражного суда или по его поручению заместителем и адресованные в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации, законодательные органы, министерства и ведомства, регистрируются в канцелярии. На оборотной стороне документа указываются фамилия и инициалы исполнителя, его телефон.

Одна копия отправляемого документа подшивается канцелярией в дело в соответствии с номенклатурой, другая хранится в подразделении - исполнителе.

8.15. Документы, подписанные руководством арбитражного суда и адресованные в Высший Арбитражный Суд Российской Федерации и органы государственной власти, как правило, отправляются заказной почтой.

8.16. Другие виды исходящих документов, подписанные руководителями суда или структурных подразделений, оформляются ответственными за делопроизводство, регистрируются в компьютере и журнале исходящей корреспонденции и передаются для отправки в канцелярию законвертованными, с написанными на конвертах адресами.

8.17. Если документ подлежит рассылке нескольким адресатам, то исполнитель или ответственный за делопроизводство представляет в канцелярию необходимое количество экземпляров документа и список рассылки с указанием адресов.

8.18. Исходящую заказную корреспонденцию канцелярия принимает на отправку по реестру и под расписку. В почтовое отделение исходящая заказная корреспонденция отправляется по списку (Приложение 28), который хранится в канцелярии.

Канцелярия принимает документы на отправку в течение всего рабочего дня.

8.19. Корреспонденция, исходящая из арбитражного суда, отправляется только через канцелярию.