17. Формирование дел

17.1. Формированием дел называется группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Дела в арбитражном суде формируются децентрализованно, то есть в структурных подразделениях.

Формированием дел занимаются лица, ответственные за делопроизводство.

Контроль за правильным формированием дел осуществляется службой делопроизводства при методической помощи архива арбитражного суда.

17.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать документы одного календарного года, за исключением переходящих дел, личных дел, судебных дел; раздельно группировать документы постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно превышать 250 листов.

Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов составляют отдельный том, о чем в документе делается отметка.

17.3. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяют руководители структурного подразделения. На документе проставляются отметка "В дело N ", дата, подпись руководителя структурного подразделения.

17.4. Документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности.

Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются по видам и хронологии.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам.

Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.

Обращения граждан по вопросам работы арбитражного суда (предложения, заявления и жалобы) и все документы по рассмотрению и разрешению обращений группируются отдельно от других документов.

Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ - ответ помещается за документом - запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса предыдущего года.