2. Прием, регистрация и распределение корреспонденции

2.1. Поступающая в арбитражный суд корреспонденция принимается и регистрируется в канцелярии.

2.2. Корреспонденция принимается от почтовых отделений и от граждан в течение всего рабочего дня.

2.3. При приеме корреспонденции сотрудники канцелярии проверяют состояние конвертов или упаковки, правильность адресования. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности или возвращается отправителю.

2.4. При вскрытии конвертов (упаковок) проверяется наличие документов и материалов, указанных в приложении; сверяются исходящие номера документов с учетными номерами, указанными на конвертах. Конверты прилагаются к документам.

2.5. В случае отсутствия указанных в приложении документов или повреждения документов составляется акт в двух экземплярах (Приложение 1), который подписывается сотрудниками канцелярии. Один экземпляр акта прилагается к поступившему документу и передается вместе с ним на рассмотрение исполнителю, второй хранится в наряде канцелярии.

2.6. Пакеты с пометкой "Лично" не вскрываются. Они направляются адресатам, их содержимое не является официальным документом до возвращения в канцелярию и регистрации.

2.7. Поступившая корреспонденция подбирается (сортируется) по категориям: исковые заявления, апелляционные жалобы, кассационные жалобы, заявления о пересмотре судебных актов по вновь открывшимся обстоятельствам, дополнительные материалы к судебным делам, законодательные, нормативные, служебные документы и т.д.

2.8. Сотрудники канцелярии в правом углу нижнего свободного поля первого листа документа проставляют штамп с полным наименованием арбитражного суда, указывают дату поступления документа, входящий номер и индекс.

Зарегистрированные документы передаются в соответствующее подразделение.

2.9. В приемной (секретариате) ведется журнал приема - передачи телефонограмм, факсограмм. Листы журнала должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью.

2.10. Регистрация процессуальных документов ведется отдельно от других видов документов.

Регистрационный номер искового заявления должен включать в себя обязательные реквизиты: индекс арбитражного суда и порядковый номер искового заявления, присваиваемый в пределах одного календарного года, а также год поступления заявления. При необходимости может дополняться индекс судебного состава.

Например: А01-125/96-С4, где А01 - индекс Арбитражного суда Республики Адыгея (Приложение 4), 125 - порядковый номер искового заявления, 96 - календарный год, С4 - индекс судебного состава.

2.11. Регистрационный номер искового заявления присваивается арбитражному делу и не подлежит изменению при последующем рассмотрении дела в судебных инстанциях.

2.12. При заполнении регистрационно - контрольных карточек (Приложение 2) сотрудниками канцелярии вносятся следующие данные: регистрационный номер искового заявления и дата его поступления в суд, исходящий номер и дата искового заявления, полное наименование истца, ответчика и других лиц, участвующих в деле (название организации, фамилия, имя, отчество гражданина - предпринимателя).

2.13. Регистрация искового заявления может производиться в автоматизированном режиме (на компьютере с последующей распечаткой компьютерных карточек) или по картотеке (на регистрационно - контрольных карточках).

2.14. Зарегистрированные сотрудниками канцелярии исковые заявления передаются не позднее следующего дня под расписку в регистрационно - контрольных карточках ответственным за делопроизводство в соответствующих коллегиях с указанием даты передачи.

2.15. Первый экземпляр регистрационно - контрольной карточки с распиской о поступлении искового заявления в коллегию (судебный состав) хранится в картотеке канцелярии. Второй экземпляр карточки передается вместе с исковым заявлением в коллегию (судебный состав) и хранится в наряде у ответственного за делопроизводство. В последующем в регистрационно - контрольную карточку (компьютер) вносятся данные о произведенных действиях.

2.16. После передачи искового заявления по назначению второй экземпляр регистрационно - контрольной карточки помещается в отдельную картотеку коллегии или соответствующего подразделения арбитражного суда.

2.17. Судебное дело формируется в коллегии (судебном составе) в следующем порядке: внутренняя опись документов (Приложение 3); определение о принятии искового заявления к производству; исковое заявление и документ, подтверждающий направление копии искового заявления и приложенных к нему документов лицам, участвующим в деле; платежное поручение (квитанция) об уплате государственной пошлины; копия претензии и квитанция о ее отправке, ответ на претензию (когда это предусмотрено федеральным законом для данной категории споров или договором); документы, подтверждающие обстоятельства, на которых основываются исковые требования; отзыв ответчика с прилагаемыми документами; доверенность (если исковое заявление подписано представителем истца); дополнительные документы, представляемые сторонами; ходатайства и принимаемые по ним определения; решение; протокол судебного заседания; определение о назначении к слушанию апелляционной жалобы; апелляционная жалоба; отзывы и другие документы, представленные в апелляционную инстанцию; определения, постановление апелляционной инстанции; кассационная жалоба, отзывы, определения, постановление и т.д. Документ - ответ помещается за документом - запросом.

2.18. Наименование всех документов вносится во внутреннюю опись дела в порядке поступления. Нумерация листов дела ведется карандашом арабскими цифрами в правом верхнем углу.

Указанные материалы подшиваются в дело с твердой обложкой (Приложение 5). Объем одного тома дела не должен превышать 150 листов.

К арбитражному делу не должны приобщаться материалы, подлежащие возврату, дубликаты уже имеющихся в деле документов, черновики.

2.19. Апелляционная жалоба на решение арбитражного суда принимается и регистрируется в порядке, аналогичном порядку приема и регистрации исковых заявлений.

2.20. Сотрудники канцелярии после регистрации апелляционной жалобы подбирают соответствующее арбитражное дело, рассмотренное судом первой инстанции, и приобщают к нему жалобу. В регистрационном штампе на апелляционной жалобе проставляется номер дела, соответствующий номеру искового заявления, и дата регистрации.

2.21. Данные по апелляционной жалобе вносятся канцелярией в регистрационно - контрольную карточку (компьютер) в следующем порядке: дата поступления, исходящий номер апелляционной жалобы, наименование заявителя. Апелляционная жалоба вместе с делом не позднее следующего дня передается канцелярией под расписку в регистрационно - контрольной карточке секретарю заместителя председателя суда, курирующего рассмотрение апелляционных жалоб, либо председателю судебного состава по рассмотрению апелляционных жалоб.

2.22. После назначения судебного состава для рассмотрения апелляционной жалобы информация о судебном составе и судье - докладчике вносится в регистрационно - контрольную карточку (компьютер) и жалоба вместе с делом передается исполнителю под расписку.

Сведения об этом сообщаются в канцелярию не позднее следующего дня.

2.23. Регистрационно - контрольная карточка помещается в отдельную картотеку "Апелляционные жалобы" для последующего контроля за сроком рассмотрения жалобы и справочной работы.

2.24. Кассационная жалоба принимается и регистрируется арбитражным судом первой инстанции в порядке, аналогичном порядку приема и регистрации исковых заявлений и апелляционных жалоб.

2.25. При регистрации кассационной жалобы канцелярией проверяется наличие указанных в приложении документов, подписей, наличие документов в деле согласно описи, состояние обложки и документов (отсутствие залитых чернилами листов, целостность листов и т.п.), наличие в описи дела подписи лица, ответственного за делопроизводство, нумерация листов и т.д.

2.26. В регистрационном штампе на кассационной жалобе проставляется номер дела, присвоенный ранее исковому заявлению, и дата поступления жалобы.

2.27. В регистрационно - контрольных карточках (компьютере) канцелярией вносятся регистрационные данные о жалобе.

2.28. После регистрации кассационной жалобы сотрудники канцелярии подбирают дело и вносят соответствующую информацию о поступлении жалобы на внутреннюю сторону обложки дела.

2.29. Правильно оформленная кассационная жалоба вместе с делом не позднее следующего дня передается из канцелярии под расписку секретарю (помощнику) председателя или заместителя председателя арбитражного суда с сопроводительным письмом о направлении жалобы и дела в федеральный арбитражный суд округа.

2.30. Кассационная жалоба вместе с делом должна быть отправлена заказной почтой в федеральный арбитражный суд округа в пятидневный срок со дня ее поступления.

Копия сопроводительного письма подшивается в наряд канцелярии для контроля за движением дела.

В регистрационно - контрольные карточки (компьютер) вносится информация об отправке.

2.31. В случае поступления заявлений о принесении протестов они принимаются и регистрируются в соответствии с порядком, установленным в Высшем Арбитражном Суде Российской Федерации, утвержденным распоряжением от 14 июля 1995 г. N 14.

2.32. Заявление о пересмотре по вновь открывшимся обстоятельствам вступившего в законную силу судебного акта принимается в соответствии с требованиями Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (глава 23).

Заявление вместе с делом передается канцелярией секретарю (помощнику) председателя или заместителю председателя для определения судебной инстанции, которая должна рассмотреть это заявление в соответствии со ст. 194 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

2.33. Все дополнительные материалы по делу (отзывы, ходатайства и т.д.) регистрируются в хронологическом порядке в день их поступления.

В регистрационно - контрольные карточки (компьютер) заносятся регистрационный номер, дата, исходящие реквизиты, наименование документа (содержание).

Заявление о пересмотре дела, дополнительные материалы и документы передаются ответственному за делопроизводство в коллегии (судебном составе) под расписку для передачи исполнителю, который приобщает их к делу и докладывает материалы дела председателю коллегии.