Особенности работы с электронными документами в Минобрнауки России

Особенности работы

с электронными документами в Минобрнауки России

2.47. Электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота Министерства.

2.48. Для подписания электронных документов Министерства используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке.

2.49. При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота Министерства могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется.

2.50. Прием и отправка электронных документов осуществляется Административным департаментом.

2.51. При получении электронных документов Административный департамент осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

2.52. При передаче поступивших электронных документов на рассмотрение Министра, направлении электронных документов в структурные подразделения и ответственным исполнителям Министерства, отправке электронных документов и хранении электронных документов вместе с электронными документами передаются (хранятся) их регистрационные данные.

2.53. Единицей учета электронного документа является электронный документ, зарегистрированный в системе электронного документооборота Министерства.

2.54. Исполненные электронные документы систематизируются в дела в соответствии с номенклатурой дел Министерства.

2.55. При составлении номенклатуры дел указывается, что дело ведется в электронном виде.

2.56. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в Министерстве в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

2.57. После истечения срока, установленного для хранения электронных дел (электронных документов), на основании акта о выделении их к уничтожению, утверждаемого Министром, указанные электронные дела (электронные документы) подлежат уничтожению.