IV. Порядок осуществления контроля за исполнением служебных документов и их исполнения в Министерстве обороны

IV. Порядок осуществления контроля за исполнением

служебных документов и их исполнения в Министерстве обороны

54. Контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, направленных на качественное и своевременное исполнение данных по документам поручений. Контроль включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, которыми давались поручения, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов, а в случае необходимости - применение мер дисциплинарного воздействия к лицам, виновным в несвоевременном и некачественном исполнении документов.

55. Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов в подведомственных Министерству обороны федеральных органах исполнительной власти и Министерстве обороны осуществляется Аппаратом Министра обороны Российской Федерации (Отделом контроля).

56. Контроль за исполнением поручений руководящих должностных лиц Министерства обороны Российской Федерации осуществляется:

Аппаратом Министра обороны Российской Федерации (Отделом контроля) - за исполнением поручений Министра обороны Российской Федерации, начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации по документам, поступившим в Канцелярию Министра обороны Российской Федерации; за исполнением поручений Министра обороны Российской Федерации, первых заместителей Министра обороны Российской Федерации и начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации по документам, поступившим в Управление делами Министерства обороны, а также за исполнением служебных документов, направляемых с сопроводительными письмами начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации, его заместителя или Управления делами Министерства обороны;

секретариатами первых заместителей Министра обороны Российской Федерации - за исполнением поручений первых заместителей Министра обороны Российской Федерации по документам, поступившим минуя Аппарат Министра обороны Российской Федерации (Управление делами Министерства обороны);

секретариатами заместителей Министра обороны Российской Федерации - за исполнением поручений соответствующего заместителя Министра обороны Российской Федерации;

секретариатами начальников служб Министерства обороны - за исполнением поручений соответствующего начальника службы Министерства обороны.

Контроль за исполнением поручений руководителей подведомственных Министерству обороны федеральных органов исполнительной власти осуществляется контрольными подразделениями соответствующих подведомственных Министерству обороны федеральных органов исполнительной власти.

57. Обязательному контролю подлежат:

а) поручения Президента Российской Федерации;

б) все служебные документы с поручениями Министра обороны Российской Федерации и первых заместителей Министра обороны Российской Федерации, а также документы, направляемые с сопроводительными письмами начальника Аппарата Министра обороны Российской Федерации, его заместителя или Управления делами Министерства обороны, по которым требуется:

подготовка проектов писем Президенту Российской Федерации, в Правительство Российской Федерации;

разработка и представление в высшие органы государственной власти Российской Федерации проектов правовых актов (международных договоров (соглашений), законов, указов, постановлений, распоряжений);

подготовка проектов приказов, директив Министра обороны Российской Федерации;

представление докладов, предложений, заключений Министру обороны Российской Федерации и первым заместителям Министра обороны Российской Федерации;

в) поручения в приказах, директивах Министра обороны Российской Федерации (далее именуются приказы (директивы)). Если контроль за исполнением приказа (директивы) возлагается на конкретный орган военного управления, то ответственность за своевременное выполнение требований всех пунктов приказа (директивы) возлагается на руководителя этого органа военного управления.

При отсутствии в приказе (директиве) пункта о возложении контроля ответственность за своевременное выполнение требований всех пунктов приказа (директивы) возлагается на руководителя органа военного управления, разработавшего проект приказа (директивы).

58. Руководитель подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти, органа военного управления при осуществлении контроля за исполнением служебных документов обязан:

а) организовать упреждающий контроль за исполнением служебных документов в подчиненных структурных подразделениях подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти, органах военного управления, включающий следующие меры:

определение средств и методов контроля за своевременным исполнением поручений, в том числе принятие решений, разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных сроков исполнения и должностных лиц, ответственных за исполнение поручений;

направление ответственным исполнителям предупредительных запросов (карточек контроля) в целях получения и анализа промежуточной информации о принятых мерах по исполнению поручений;

осуществление контрольных проверок хода исполнения поручений;

регулярное заслушивание на служебных совещаниях должностных лиц о проделанной работе по исполнению поручений;

проведение разбирательств по фактам несвоевременного или ненадлежащего исполнения поручений и привлечение к ответственности виновных должностных лиц;

ведение автоматизированной системы контроля за своевременным исполнением поручений;

б) назначить должностных лиц, ответственных за ведение контроля за исполнением служебных документов в подчиненных структурных подразделениях подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти, органах военного управления;

в) обеспечить представление в вышестоящий контролирующий орган информации о состоянии и результатах исполнения служебных документов;

г) принимать при получении из вышестоящего контролирующего органа уведомления о неисполнении в установленный срок или недостаточной проработке документов меры к нарушителям исполнительской дисциплины, о чем указывать в докладах, представляемых руководящим должностным лицам Министерства обороны.

59. Непосредственное ведение работы по контролю за исполнением служебных документов возлагается на лиц, назначенных приказами руководителей подведомственных Министерству обороны федеральных органов исполнительной власти, органов военного управления.

60. Должностные лица, непосредственно осуществляющие контроль за исполнением служебных документов, обязаны:

иметь всю необходимую информацию по контролируемым документам;

представить в вышестоящий контролирующий орган не позднее чем через 3 дня (по документам с указанием "срочно" - немедленно) после получения поручения информацию об исполнителе (должность, воинское звание (если оно имеется), фамилию, имя, отчество, номер служебного телефона);

осуществлять постоянный контроль за исполнением служебных документов и периодически в зависимости от важности и срочности документов получать текущую информацию о ходе их исполнения;

представлять в соответствующий вышестоящий контролирующий орган не менее чем за 7 дней (по документам с указанием "срочно" - за 1 день, по документам с указанием "оперативно" - за 3 дня) до окончания срока исполнения (впоследствии ежедневно), а при получении запроса - немедленно информацию о состоянии исполнения каждого контролируемого ими документа;

принимать в случае, когда ход исполнения контролируемого документа не гарантирует исполнения служебного документа в установленный срок, все необходимые меры, обеспечивающие своевременное его исполнение. Если принятые меры не дали должных результатов, сообщить об этом в вышестоящий контролирующий орган и выполнить его рекомендации;

периодически проводить анализ состояния исполнения документов, результаты которого докладывать соответствующим руководителям;

разрабатывать мероприятия по совершенствованию контроля за исполнением служебных документов и докладывать соответствующим руководителям предложения по улучшению этой работы.

61. Контроль осуществляется за исполнением служебных документов как поступающих из вышестоящих органов, так и направляемых в подчиненные органы военного управления (структурные подразделения подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти).

62. Служебные документы, подлежащие контролю, учитываются по журналу (карточке) контроля за исполнением служебных документов или заносятся в электронную базу данных. Карточка контроля должна содержать дату, регистрационные номера, краткое содержание документа, поручения должностных лиц, срок исполнения, фамилию, имя, отчество и служебный телефон исполнителя, информацию о ходе исполнения поручения, отметку об исполнении и другие необходимые данные.

63. В зависимости от состояния дел с контролем за исполнением служебных документов Аппаратом Министра обороны Российской Федерации (Отделом контроля) может проводиться проверка системы и организации контроля в подведомственных Министерству обороны федеральных органах исполнительной власти, секретариатах первых заместителей Министра обороны Российской Федерации, секретариатах заместителей Министра обороны Российской Федерации, начальников служб Министерства обороны, в видах Вооруженных Сил, родах войск Вооруженных Сил, главных и центральных управлениях Министерства обороны.

64. Персональная ответственность за качественное исполнение поручений в установленный срок возлагается на должностных лиц, которым даны эти поручения.

65. Служебный документ считается исполненным и снимается с контроля, когда:

исполнены все данные по нему поручения;

результаты рассмотрения представленных документов должностным лицом, которым давалось первоначальное поручение, не требуют повторных докладов, а все документы, им подписанные, отправлены адресатам;

результаты исполнения сообщены в вышестоящий контролирующий орган и получено подтверждение о снятии данного документа с контроля.

Поручения Президента Российской Федерации в Министерстве обороны и подведомственном Министерству обороны федеральном органе исполнительной власти считаются исполненными и снимаются с контроля только после получения соответствующего решения Президента Российской Федерации, Руководителя Администрации Президента Российской Федерации или помощника Президента Российской Федерации - начальника Контрольного управления Президента Российской Федерации.

66. Доклады руководящим должностным лицам Министерства обороны во исполнение поручений, находящихся на контроле в Аппарате Министра обороны Российской Федерации (Отделе контроля), представляются через Аппарат Министра обороны Российской Федерации (Управление делами Министерства обороны). Допускается представление докладов лично с уведомлением Аппарата Министра обороны Российской Федерации (Отдела контроля).

Доклады во исполнение поручений, находящихся на контроле в секретариатах первых заместителей Министра обороны Российской Федерации, заместителей Министра обороны Российской Федерации, начальников служб Министерства обороны, представляются через соответствующие секретариаты.

Доклады руководящим должностным лицам Министерства обороны с проектами правовых актов, документов, направляемых Президенту Российской Федерации (в Администрацию Президента Российской Федерации), в Правительство Российской Федерации (Аппарат Правительства Российской Федерации), Федеральное Собрание Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти, должны представляться только через Управление делами Министерства обороны <*>.

------------------------------------

<*> За исключением документов, направляемых заместителями Министра обороны Российской Федерации, начальниками служб Министерства обороны в федеральные органы исполнительной власти в пределах предоставленных им прав.

67. Проекты нормативных правовых актов (международных договоров (соглашений), законов, указов, постановлений, распоряжений, приказов), а также писем Президенту Российской Федерации и в Правительство Российской Федерации нормативного характера (содержащие вопросы предоставления, изменения, прекращения полномочий должностных лиц, предложения по разработке, изменению, отмене правовых актов и т.п.) представляются для доклада должностным лицам органов военного управления и должностным лицам подведомственных Министерству обороны федеральных органов исполнительной власти после проведения правовой экспертизы соответствующим подразделением (должностным лицом) юридической службы.

68. Если поручение по исполнению служебного документа дается нескольким должностным лицам, то должностное лицо, указанное в поручении первым или обозначенное "отв.", является головным исполнителем.

Головной исполнитель обязан организовать в установленный срок исполнение и согласование документа с должностными лицами, указанными в поручении (соисполнителями), а в случае необходимости - и другими должностными лицами.

Соисполнители должны представить головному исполнителю все необходимые материалы в течение первой половины срока, при согласии с проектами подготовленных документов их завизировать, а в случае несогласия дать мотивированное заключение. Соисполнители несут ответственность за своевременное и качественное исполнение поручений наряду с ответственным исполнителем документа.

Если головным исполнителем определен руководитель подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти, руководитель одного из заинтересованных органов военного управления может быть назначен ответственным исполнителем в Министерстве обороны за подготовку и направление предложений Министерства обороны головному исполнителю. В этом случае указанный руководитель органа военного управления обеспечивает согласование с заинтересованными органами военного управления предложений Министерства обороны для своевременного направления их головному исполнителю. При этом в тексте направляемых предложений со ссылкой на поручение Министра обороны Российской Федерации должно указываться, что это предложения именно Министерства обороны. Направление материалов, содержащих противоречивые, несогласованные предложения, не допускается.

69. Все служебные документы должны исполняться в указанные в них сроки.

Если срок исполнения служебного документа в поручении или самом документе не указан, документ должен быть исполнен в срок не более месяца.

Поручения, содержащие в тексте указание "срочно", "незамедлительно" исполняются в 3-дневный срок. В 10-дневный срок исполняются поручения, содержащие в тексте указание "оперативно".

70. Проекты документов, представляемые в доклад руководящим должностным лицам Министерства обороны, подлежат обязательному согласованию с заинтересованными органами военного управления.

Поступившие на согласование проекты документов визируются руководителем органа военного управления или замещающим его лицом в срок, установленный головным исполнителем. Если срок не установлен или проект вносится в порядке инициативы, - не более чем в 10-дневный срок.

71. Сроки исполнения исчисляются в календарных днях от даты подписания первоначального поручения вышестоящим должностным лицом.

Сроки исполнения поручений, данных руководящими должностными лицами Министерства обороны, по парламентским запросам и запросам (обращениям) члена Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации определяются в соответствии с главой VI настоящего Регламента.

72. В Управление делами Министерства обороны, секретариаты первых заместителей Министра обороны Российской Федерации служебные документы должны представляться за 2 - 3 дня до истечения срока исполнения (кроме документов с указанием "срочно", "незамедлительно").

73. О результатах исполнения каждого поручения Президента Российской Федерации за 3 дня до истечения срока исполнения поручения, установленного Президентом Российской Федерации (либо в срок, установленный в Министерстве обороны Российской Федерации), на его имя представляется проект письма за подписью Министра обороны Российской Федерации, а в его отсутствие - за подписью лица, исполняющего его обязанности. В докладе об исполнении поручения должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения и содержаться сведения об информировании авторов обращения.

По результатам исполнения поручений Министерству обороны, данных в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, исполнителями поручений готовится доклад Министру обороны Российской Федерации с проектом письма Президенту Российской Федерации, в котором указывается об исполнении данных поручений и предлагается снять их с контроля.

В случае неготовности проектов документов об исполнении документов, содержащих поручения Президента Российской Федерации, руководитель подведомственного Министерству обороны федерального органа исполнительной власти либо органа военного управления - исполнитель (головной исполнитель) служебного документа по согласованию с начальником Аппарата Министра обороны Российской Федерации для принятия решения по данному вопросу обязан докладывать лично Министру обороны Российской Федерации в день, предшествующий истечению установленного в Министерстве обороны срока.

74. В случае пропуска срока исполнения в докладе должностного лица, представляющего документы, отражаются причины пропуска и меры, принятые к виновным, либо представляется справка с указанием вышеназванных причин и мер за подписью того же должностного лица. При неисполнении поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации в установленный срок проекты документов докладываются в соответствии с требованиями пункта 52 Регламента Правительства Российской Федерации.

75. При необходимости продления срока исполнения поручения по внутренним документам не позднее чем за 3 дня (по срочным документам - за 1 день) до истечения срока исполнения должностному лицу, давшему поручение, представляется доклад с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения с обязательным указанием причин задержки, принимаемых мер и срока, необходимого для исполнения (доработки) поручения.

Продление срока исполнения по поручениям Правительства Российской Федерации допускается в исключительных случаях. Мотивированные предложения с ходатайством о продлении срока исполнения представляются в Правительство Российской Федерации не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

В случае невозможности представления проектов документов для доклада руководству Министерства обороны в установленный срок головной исполнитель поручения Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации заблаговременно готовит и представляет доклад Министру обороны Российской Федерации (лицу, исполняющему его обязанности) с проектом письма Президенту Российской Федерации или в Правительство Российской Федерации (а если поручение Правительства Российской Федерации было дано во исполнение поручения Президента Российской Федерации, то вместе с проектом письма в Правительство Российской Федерации представляется проект письма Председателя Правительства Российской Федерации Президенту Российской Федерации) с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения, конкретной датой доклада по исполнению поручения (либо очередного доклада по завершении работы по данному вопросу). В письме должны указываться аргументированные причины внесенного предложения, а также конкретные меры, принимаемые для выполнения поручения.

Доклад с ходатайством о продлении срока, как правило, представляется без согласования с должностными лицами, указанными в поручении в качестве соисполнителей.

76. К докладам, предложениям, заключениям и проектам служебных документов, представляемым во исполнение поручений, прилагаются материалы с поручениями, во исполнение которых подготовлен документ, подлинники согласований, а также необходимые справочные материалы (документы (их копии), на которые делаются ссылки в докладах (сопроводительных письмах), в проектах документов и др.).

На обороте последнего листа служебного документа, представляемого на доклад, печатаются фамилия и инициалы исполнителя и его служебный телефон.

77. Служебные документы, не отвечающие установленным требованиям, в которых не содержится ответов о решении всех поставленных в поручениях вопросов, не согласованные с необходимыми должностными лицами, не прошедшие в установленном порядке правовую экспертизу, представленные с нарушениями сроков исполнения без указания причин задержки и мер воздействия к нарушителям, подготовленные с нарушением порядка оформления, возвращаются Аппаратом Министра обороны Российской Федерации (Управлением делами Министерства обороны, Канцелярией Министра обороны Российской Федерации) или соответствующими секретариатами для доработки и повторного представления.

Возвращение служебных документов, не отвечающих установленным требованиям, не является уважительной причиной задержки срока их исполнения.