9. Сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив

9. Сроки и порядок сдачи дел (нарядов) и дел общего

делопроизводства на хранение в государственный архив

9.1. Передаче на хранение в государственные архивы подлежат:

дела общего делопроизводства постоянного срока хранения - по истечении 15-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии);

судебные дела постоянного срока хранения - по истечении 75-летнего срока хранения в архиве суда (судебной коллегии).

Вместе с делами общего делопроизводства и нарядами в государственный архив передаются три экземпляра утвержденных описей.

9.2. Перед сдачей дел на постоянное хранение совместно с представителем государственного архива работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за работу архива, проводит проверку наличия, физического и санитарно-гигиенического состояния дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, включенных в годовые разделы описей по структурным подразделениям.

9.3. При обнаружении неисправимых повреждений документов в делах (нарядах) и делах общего делопроизводства работник отдела дело/судопроизводства, ответственный за ведение архива, и работник государственного архива составляет акт (приложение 10). Устранение обнаруженных дефектов проводится силами работников суда (судебной коллегии). Акты о неисправимых повреждениях документов рассматриваются и согласовываются с экспертно-проверочной комиссией государственного архива.

9.4. Сдача дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на хранение в государственный архив оформляется актом, который составляется в двух экземплярах (приложение 7).

9.5. Сдатчик (архив суда) и приемщик (государственный архив) расписываются в акте приема-передачи дел (нарядов) и дел общего делопроизводства на обоих экземплярах акта сдачи документов. При сдаче в государственный архив вместе с документами передаются три экземпляра утвержденных описей. Описи в трех экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве. Второй экземпляр акта возвращается в архив суда после его оформления.

9.6. Если при передаче обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием передаваемых дел (нарядов) и дел общего делопроизводства, в описи делается новая итоговая запись, в которой указываются фактическое наличие и номер отсутствующих дел (нарядов).

9.7. Номера отсутствующих дел (нарядов) и дел общего делопроизводства оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение в государственный архив. Причины их отсутствия - в прилагаемой к акту приема-передачи справке суда.

9.8. Суд, передающий документы на хранение в государственный архив, обязан принять меры к восстановлению утраченных производств в соответствии с главой 38 Гражданского процессуального кодекса Российской Федерации. На отсутствующие документы составляется акт об их утрате. Утраченные подлинники документов могут быть заменены их копиями, если они есть в наличии (приложение 11).

9.9. Перевозку дел (нарядов) в государственный архив обеспечивает суд.