Организация проведения совещаний у Министра

3.40.1. Совещания у Министра могут проводиться:

с участием сотрудников Министерства, федеральной службы, федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства;

с участием руководителей (представителей) федеральных органов законодательной и исполнительной власти Российской Федерации, аппаратов полномочных представителей Президента Российской Федерации в федеральных округах, органов законодательной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, научных, профсоюзных и других организаций, средств массовой информации, организаций транспортного комплекса;

в форме закрытого совещания, если на обсуждение внесены вопросы служебного конфиденциального характера либо затрагивающие сведения, составляющие государственную или иную охраняемую законом тайну.

3.40.2. Подготовка совещания у Министра осуществляется руководителем структурного подразделения Министерства, федеральной службы, федеральных агентств, находящихся в ведении Министерства, помощником или советником Министра, назначенным решением Министра ответственным лицом за организацию совещания (далее - ответственное лицо).

3.40.3. Ответственное лицо при подготовке совещания у Министра согласовывает с Министром следующие вопросы:

формат совещания;

повестку дня или перечень обсуждаемых тем;

список участников совещания;

необходимость заблаговременной подготовки проекта решения (протокола) до проведения совещания;

необходимость подготовки информационно-справочного материала с демонстрацией слайдов.

3.40.4. Ответственное лицо обеспечивает качественную и своевременную подготовку материалов, а также:

заблаговременно информирует в письменном или в электронном виде причастных лиц о проведении совещания у Министра, подготовке необходимых материалов;

готовит в установленном порядке при необходимости предложения по созданию рабочей группы и план подготовки совещания у Министра;

готовит заявку в структурное подразделение, обеспечивающее организацию документооборота в Министерстве, по предоставлению зала совещаний с указанием даты, времени и приглашенных лиц, участвующих в совещании у Министра;

готовит заявку в структурное подразделение, обеспечивающее организацию документооборота в Министерстве, проведение аудио- и видеозаписи (при необходимости);

заблаговременно представляет в режимно-секретное подразделение проект плана проведения совещания, на котором рассматриваются секретные вопросы, и список его участников с указанием фамилии, имени, отчества, формы допуска, места работы и должности каждого из приглашенных на совещание работников и вопросов, в обсуждении которых им предложено принять участие, и утверждает у руководителя, давшего разрешение на проведение совещания, список работников, приглашенных на совещание, после его согласования с руководителем режимно-секретного подразделения или его заместителем;

представляет не позднее чем за один день до проведения совещания в структурное подразделение, ответственное за протокольное обеспечение деятельности Министерства, для последующего доклада Министру необходимые материалы (в двух экземплярах, в том числе в электронной форме), указанные в пункте 3.40.3, а также:

регламент проведения совещания у Министра;

список участвующих (ФИО, должность);

обобщенную справку или заключение (до 2 - 3 листов), содержащую статистический материал, предложения относительно возможных решений и информацию о выполнении ранее данных поручений и работ;

справочный материал, включая демонстрационно-иллюстративный материал.

3.40.5. Участники совещания у Министра заблаговременно представляют в письменном виде ответственному лицу необходимые материалы и предложения в проект решения для обобщения, а также сообщают о приглашенных лицах для участия в совещании у Министра.

3.40.6. Структурное подразделение, обеспечивающее организацию документооборота в Министерстве, по полученной от ответственного лица заявке организует работу по подготовке зала совещаний и обеспечивает в установленном порядке проход и при необходимости сопровождение приглашенных в здание Министерства.

3.40.7. Для решения оперативных вопросов на совещании у Министра присутствует сотрудник структурного подразделения, ответственного за протокольное обеспечение деятельности Министерства.

3.40.8. Освещение работы совещания у Министра представителями СМИ организуется структурным подразделением, обеспечивающим организацию документооборота в Министерстве, и согласовывается с помощником Министра, отвечающим за работу со СМИ.

3.40.9. Контроль за своевременным представлением материалов к совещаниям у Министра осуществляет структурное подразделение, ответственное за протокольное обеспечение деятельности Министерства.

3.40.10. Контроль за организацией проведения совещаний у заместителя Министра осуществляет секретариат заместителя Министра.