9.3. Передача дел в архив прокуратуры

9.3.1. Дела и надзорные производства постоянного и временного сроков хранения передаются в архив прокуратуры по графику, утвержденному начальником управления делопроизводства (отдела общего и особого делопроизводства), согласованному с руководителем структурного подразделения, районным прокурором. Архив принимает дела и надзорные производства только по описям, составленным в канцелярии структурного подразделения, в котором они формировались.

9.3.2. Если отдельные дела остаются в делопроизводстве структурного подразделения для текущей работы, архив прокуратуры оформляет их выдачу во временное пользование.

Лицо, ответственное за архив, расписывается в приеме дел, надзорных производств на всех экземплярах описей с обязательным указанием даты приема и количества принятых дел и надзорных производств. Второй экземпляр описи возвращается структурному подразделению, первый остается в архиве.

9.3.3. Перед сдачей материалов в архив оперативные работники соответствующих отделов и управлений, районной прокуратуры проверяют и уточняют сроки их хранения.

9.3.4. Материалы в архиве хранятся по годам в порядке номеров по описи. Материалы с постоянными сроками хранения размещаются отдельно от материалов с временными сроками хранения.

9.3.5. Работник архива обязан обеспечить надлежащее хранение поступивших материалов.

9.3.6. Для получения материалов во временное пользование работник структурного подразделения должен оформить требование (приложение 34) с указанием номера описи и порядкового номера материала.

9.3.7. Истребование документов из архива производится только оперативным работником подразделения, имеющего к ним непосредственное отношение.

В случае истребования документов из архива оперативным работником другого подразделения необходимо согласие руководителя подразделения, имеющего непосредственное отношение к документам.

9.3.8. Выдача материалов во временное пользование производится под расписку, с последующим контролем за их возвратом.

9.3.9. Работник архива должен своевременно составлять акты на уничтожение находящихся в архиве материалов с истекшими сроками хранения (приложение 33).

9.3.10. Запрос об истребовании надзорных производств или дел из органов Росархива направляется за подписью оперативного работника.

9.3.11. Под архивы необходимо выделять помещения, отвечающие правилам хранения и использования документов, обеспечивать их соответствующим оборудованием и противопожарными средствами.