2.2. Прием и первичная обработка входящих документов

2.2.1. Первичную обработку поступившей в органы и учреждения прокуратуры корреспонденции осуществляют специальные подразделения или отдельные работники делопроизводственных служб <*>.

--------------------------------

<*> В дальнейшем - экспедиция.

2.2.2. Обращения и прочие документы, полученные работниками прокуратуры на личном приеме, при выезде в другие прокуратуры, учреждения и организации или доставленные нарочным, передаются в экспедицию не позднее следующего дня с отметкой о времени и месте получения документа.

2.2.3. Работникам экспедиции Генеральной прокуратуры запрещается принимать обращения непосредственно от граждан. В прокуратурах субъектов Российской Федерации и в районных прокуратурах при особых обстоятельствах работник делопроизводства вправе принять обращение и по просьбе заявителя расписаться на его копии, проставить штамп о принятии.

В каждой прокуратуре должен быть ящик "Для обращений и заявлений", который в вышестоящих прокуратурах размещается в приемной, в районных - в ином доступном для граждан месте.

Корреспонденция из ящика вынимается ежедневно, на письмах проставляется штамп "Из ящика для обращений и заявлений" и указывается дата выемки, после чего они передаются на регистрацию и рассмотрение.

2.2.4. Ценные письма, бандероли и посылки учитываются в книге (приложение 7) и передаются по назначению под расписку.

2.2.5. В экспедиции Генеральной прокуратуры вскрывается вся корреспонденция, за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших в адрес руководства прокуратуры от руководителей федеральных органов власти. В других прокуратурах - за исключением пакетов с пометкой "Лично", поступивших соответственно от руководителей органов государственной власти субъекта Российской Федерации или органов местного самоуправления. Эти пакеты учитываются и незамедлительно передаются по назначению.

2.2.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность доставки, целостность упаковки и наличие вложений. Ошибочно доставленные документы направляются по принадлежности или возвращаются в почтовое отделение.

При недостаче или повреждении документов составляется акт в трех экземплярах (приложение 8). Первый экземпляр посылается отправителю, второй - приобщается к документу, третий - остается в экспедиции.

В случае обнаружения в почтовых отправлениях денег, акций, иных ценных бумаг и материальных ценностей экспедиция составляет акт, который прикладывается к документам, а ценности учитываются в книге (приложение 7). Предметы и продукты, представляющие опасность или не относящиеся к рассмотрению обращений, уничтожаются по акту, который подписывается начальником службы делопроизводства и работником, вскрывшим пакет.

2.2.7. Конверты или та часть упаковки, на которой указаны почтовые реквизиты, прикладываются к обращениям, жалобам, документам и сохраняются исполнителем до принятия по ним решения. В случае, если дата отправки и обратный адрес указаны только на конверте, даты подписания документа и его получения имеют расхождение более месяца, в конверте отсутствуют отдельные документы или установлено несоответствие номеров документов номерам на конверте, - работник экспедиции прикладывает конверт к документу, а на остальных документах (если это необходимо) делает соответствующую отметку.

2.2.8. Штамп с указанием даты поступления (приложения 9) проставляется:

на обращениях граждан - на свободном от текста месте лицевой стороны первой страницы;

на документах, поступивших из учреждений, - на нижнем поле в правом углу лицевой стороны первого листа;

на почтовых отправлениях, не подлежащих вскрытию, - на обратной стороне конверта.

2.2.9. В экспедиции корреспонденция сортируется, выбираются документы, не подлежащие регистрации (приложение 6), и в установленное время доставляются для регистрации:

на алфавитную картотеку:

обращения граждан и учреждений;

дела (уголовные, гражданские);

материалы проверок, служебных расследований;

спецдонесения, постановления о продлении срока следствия и содержания под стражей, протесты, представления, заключения и другие акты прокурорского реагирования по уголовным и гражданским делам, надзорные производства, письма прокуратур и других организаций по обращениям и делам, а также другие процессуальные документы, информации и письма, подлежащие приобщению к надзорным производствам или делам <*>;

--------------------------------

<*> В дальнейшем - переписка по обращениям, жалобам и делам.

на ведомственную картотеку:

документы, не относящиеся к переписке по обращениям и жалобам, уголовным и гражданским делам;

арбитражные дела и переписка по ним;

сообщения средств массовой информации о грубых нарушениях законности, требующих вмешательства органов прокуратуры (если в публикации указаны конкретные лица, она регистрируется также и на алфавитной картотеке);

доклады, отчеты и другие документы о выполнении приказов, указаний, распоряжений, заданий и решений коллегии Генеральной прокуратуры Российской Федерации;

в структурные подразделения:

документы, относящиеся к компетенции управлений (отделов): организационно-контрольного (кроме указанных в п. 2.2.9), правового обеспечения, кадров, статистики, финансово-хозяйственного;

документы, не подлежащие регистрации.

2.2.10. Срочные документы и обращения, переданные руководству прокуратуры без регистрации, после рассмотрения (при необходимости с них снимаются копии) регистрируются в установленном порядке, в том числе и копии, и передаются для исполнения.

2.2.11. Предварительное рассмотрение обращений, жалоб и других документов в вышестоящих прокуратурах осуществляют работники отдела писем. Если в составе аппарата лишь один старший помощник прокурора по рассмотрению писем и приему граждан, предварительное рассмотрение корреспонденции осуществляет начальник службы делопроизводства.

При предварительном рассмотрении устанавливается структурное подразделение (должностное лицо), куда (кому) следует передать на рассмотрение или исполнение документ, а также подчеркиваются данные, необходимые для регистрации (фамилия, имя, отчество, год рождения, когда, каким судом рассмотрено дело, по каким статьям УК осужден, привлечен к ответственности, адрес заявителя, суть вопроса). В правом верхнем углу первой страницы документа проставляются первые буквы фамилий лиц, на которых необходимо завести алфавитные карточки, через дробь - лиц, на которых выписываются ссылочные карточки.

При регистрации ходатайств о продлении срока следствия и содержания под стражей, приложенных к жалобам копий приговоров, решений, определений судов на сопроводительном письме или жалобе проставляются первые буквы фамилий всех лиц, проходящих по делу.