4. Контроль за исполнением документов

4.1. Контроль за исполнением документов осуществляют руководители прокуратур, подразделений и уполномоченные ими лица <*>. Перечень документов, подлежащих обязательному контролю, устанавливает руководитель прокуратуры.

--------------------------------

<*> В дальнейшем - контрольная служба.

4.2. Взятые на контроль документы передаются на учет, регистрацию, перевод, рассмотрение, исполнение, подписание, печатание, снятие копий и отправку отдельно от общей почты в папках красного цвета с надписью "Контроль".

4.3. В вышестоящей прокуратуре карточка (приложение 13) заполняется в двух экземплярах, в районной - в одном. Штамп "Контроль", "Депутатская" проставляется на регистрационной карточке, обращении и статкарточке.

Резолюция руководителя прокуратуры переносится в оба экземпляра карточки. Если в документе содержится несколько самостоятельных поручений, в карточках указывается каждое из них в отдельности; если поручения даны нескольким подразделениям, должностным лицам, карточки передаются каждому исполнителю. Первый экземпляр карточки направляется с документом исполнителю, а второй - в контрольную службу.

4.4. Если требования приказа или иного документа рассчитаны на длительный срок действия, в структурном подразделении заводится контрольное дело, в котором помимо копии самого документа откладываются все материалы, относящиеся к исполнению.

4.5. До исполнения документов контрольные карточки хранятся по срокам исполнения у делопроизводителей подразделений, которые обязаны своевременно отмечать на карточках движение документа, напоминать работникам о сроках и докладывать руководителям подразделений о случаях несвоевременного исполнения поручений.

4.6. Поручения или задания, обусловленные определенным сроком, исполняются не позднее указанной в них даты. Срок исполнения продлевается должностным лицом, давшим поручение, если им не установлен иной порядок.

4.7. Документ считается исполненным и снимается с контроля лицом, взявшим его на контроль, после выполнения поручения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

По обращениям и жалобам, взятым на контроль руководителями Генеральной прокуратуры или прокуратур субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуратур, ответ адресату направляется только после доклада по существу руководителю, давшему поручение (кроме промежуточных ответов и уведомлений о продлении срока проверки).

4.8. По исполнении документа делопроизводитель указывает в контрольной карточке результат разрешения, кому направлен документ, дату подписания, номер надзорного производства, дела, куда подшит документ, страницы и передает ее в контрольную службу.

Контрольная служба систематизирует эти карточки в картотеке исполненных документов по подразделениям, видам документов и хронологии поступления, а второй экземпляр карточки уничтожает.

4.9. Контроль за рассмотрением информаций и других документов, направленных руководителями прокуратур в органы государственной власти, министерства и ведомства (кроме переписки по конкретным жалобам и делам), может осуществляться с помощью контрольных карточек (приложение 13). Контрольная карточка заполняется в двух экземплярах (для подразделения, ответственного за подготовку документа, и контрольной службы). Ответственный исполнитель организует своевременное получение информации о прохождении документа и периодически докладывает руководителю прокуратуры о положении дел до его окончательного рассмотрения.

4.10. При организации контроля с использованием компьютеров контрольные карточки по желанию пользователя могут быть дополнены другими необходимыми реквизитами.