2.3.2. Регистрация, учет обращений и жалоб

2.3.2.1. Поступающие обращения, жалобы и относящиеся к ним документы регистрируются на алфавитной картотеке. Здесь же регистрируются и устные обращения, принятые работниками на личном приеме и оформленные ими справкой, в которой указываются необходимые для регистрации данные (фамилия, имя, отчество, по какому вопросу, место действия, домашний адрес и т.д.).

В прокуратурах, где документы регистрируют несколько человек, рекомендуется на обращении проставлять фамилию работника, который ее регистрировал, или его личный индекс.

2.3.2.2. Перед регистрацией каждого обращения по картотеке проверяется, не заводилась ли ранее алфавитная или ссылочная карточка.

Алфавитная карточка (приложение 10) заводится на лицо, по делу (в отношении) которого поступило обращение, а ссылочная карточка (приложение 11) - на заявителя, если обращение поступило не от самого лица.

2.3.2.3. При регистрации в вышестоящих прокуратурах обращений и жалоб, по которым не заведены надзорные производства, кроме алфавитных и ссылочных карточек, на всех указанных в документе лиц выписываются справки (приложение 12), которые вместе с обращением передаются в подразделение.

2.3.2.4. Делопроизводитель подразделения прикрепляет к обращению статистическую карточку и отмечает на ней даты поступления в прокуратуру, управление (отдел), проставляет индекс подразделения и прокурора, номер надзорного производства.

Повторные обращения и другие документы передаются прокурорам вместе с подобранными надзорными производствами. На карточке учета движения надзорного производства (приложение 15) указывается, какого числа, с каким документом и кому оно передано. Карточки хранятся у делопроизводителей в порядке номеров и по годам.

Учет передачи первичных обращений в вышестоящих прокуратурах может вестись с использованием карточек (приложение 15), которые рекомендуется заполнять на каждого исполнителя. В карточке записываются в порядке поступления первичные обращения с указанием фамилии заявителя и даты передачи. После принятия решения делается отметка о номере надзорного производства или направлении за номером с индексом "р". Для учета передачи первичных обращений могут использоваться журналы или блокноты.

2.3.2.5. Надзорные производства (приложение 16) заводятся по обращениям, принятым к разрешению данной прокуратурой, а также направленным с контролем в подчиненные прокуратуры или другие органы <*>.

--------------------------------

<*> В дальнейшем - обращения или жалобы, принятые к производству.

Надзорные производства заводятся сразу же при поступлении документов особого контроля, международно-правовых поручений, специальных донесений о чрезвычайных происшествиях и преступлениях.

Порядок представления спецдонесений в Генеральную прокуратуру устанавливается Генеральным прокурором Российской Федерации, а в прокуратуры субъектов Российской Федерации и приравненные к ним прокуратуры - соответствующим прокурором.

2.3.2.6. Учет надзорных производств в вышестоящих прокуратурах ведется в каждом подразделении отдельно по книге (приложение 4). Номер надзорного производства состоит из индекса управления, отдела (приложение 2), порядкового номера по книге учета и двух последних цифр года принятия обращения к производству.

При наличии в управлении нескольких отделов нумерация надзорных производств ведется в целом по управлению, при этом после индекса управления проставляется индекс отдела, который присваивается управлением самостоятельно.

Например: 15/1; 16/2; 17/3.

Аналогичным образом присваиваются номера надзорным производствам при поступлении ходатайства о продлении срока следствия и содержания под стражей, если ранее надзорное производство по данному делу не заводилось.

Например: 15-48-98; 7-10-98;

15/2-486-98; 7/3-285-98.

По перепискам о несовершеннолетних после порядкового номера указывается буква "н".

Например: 12/3-145н-98.

2.3.2.7. Управление (отдел) по надзору за законностью судебных постановлений по уголовным делам, принимая к своему производству жалобу на приговор, истребует из управления (отдела) по надзору за расследованием преступлений надзорное производство и присваивает ему свой номер. При этом обложка не уничтожается, прежний номер аккуратно зачеркивается и указывается новый, т.е. очередной порядковый номер по книге учета надзорных производств.

В случае направления дела для производства дополнительного расследования надзорное производство возвращается в управление (отдел) по надзору за расследованием преступлений, где оно ведется под прежним номером этого подразделения. Карточка учета движения надзорного производства в этих случаях передается вместе с ним.

Передача жалоб и надзорных производств осуществляется только через службу делопроизводства с регистрацией на алфавитной картотеке и отметками в книгах учета надзорных производств обоих подразделений.

2.3.2.8. Если на одних и тех же лиц или по одному и тому же вопросу было заведено несколько надзорных производств, они объединяются в одно и ему присваивается номер, заведенный ранее других.

При объединении двух и более надзорных производств сохраняются хронологическая последовательность документов каждого производства, а также все карточки учета их движения. Надзорные производства подшиваются вместе с обложками, листы заново нумеруются (обложки не нумеруются). Одновременно вносятся соответствующие изменения в алфавитные карточки и книгу учета надзорных производств.

Объединение надзорных производств по разным вопросам не допускается.

2.3.2.9. По обращениям, направленным для разрешения в подчиненные прокуратуры или другие органы без контроля, надзорные производства не заводятся. Сопроводительные письма направляются за номером, состоящим из индекса структурного подразделения, с добавлением буквы "р" и двух последних цифр текущего года.

Например: 25р-98, 15/3р-98, 7/2р-98.

Копии писем подшиваются в дело в хронологическом порядке, при этом сопроводительные письма, поступившие из других организаций, направляются по назначению вместе с обращениями.

2.3.2.10. В районной прокуратуре нумерация надзорных производств ведется в целом по прокуратуре. Номер надзорного производства состоит из порядкового номера по книге учета с добавлением буквы "ж" и последних двух цифр года заведения надзорного производства.

Например: 58ж-98.

2.3.2.11. Жалобы, не принятые районной прокуратурой к своему производству, направляются в другие органы с сопроводительным письмом за номером "1р" с добавлением к нему двух последних цифр текущего года.

Например: 1р-98.

2.3.2.12. В районных прокуратурах с небольшим объемом документооборота ведение карточек учета движения надзорного производства (приложение 15) не является обязательным. Прохождение обращений и жалоб, переписки по ним, а также результаты рассмотрения отмечаются на алфавитных карточках. Карточки расставляются по алфавиту и находятся в контрольной картотеке до окончания переписки, после чего переставляются в общую картотеку.