2.3.6. Регистрация других документов

2.3.6.1. Регистрация ведомственной корреспонденции, т.е. документов, поступающих из прокуратур, учреждений, предприятий, организаций, по вопросам, не относящимся к уголовным и гражданским делам, осуществляется на корреспондентских карточках (приложение 13).

2.3.6.2. В вышестоящей прокуратуре карточка заполняется в двух экземплярах. Первый экземпляр с документом направляется исполнителю, а второй остается в ведомственной картотеке.

При децентрализованной системе регистрации, т.е. при присвоении регистрационных номеров ведомственным документам не в целом по прокуратуре, а непосредственно в структурных подразделениях, карточка заполняется в одном экземпляре с выпиской справки (приложение 12). В канцелярии подразделения номер присваивается согласно п. 2.3.6.7 настоящего раздела.

В районной прокуратуре карточка заполняется в одном экземпляре. При поступлении повторных документов по этому же вопросу они регистрируются на той же карточке.

2.3.6.3. Переписка по одному и тому же вопросу ведется за номером, присвоенным документу при регистрации, состоящим из индекса структурного подразделения, индекса корреспондента, порядкового номера регистрационной корреспондентской карточки (в районных прокуратурах - с добавлением к нему буквы "в") и двух последних цифр текущего года.

Например: 7-16-54-98 - для вышестоящих прокуратур;

23-40в-98 - для районных прокуратур.

2.3.6.4. Перечень корреспондентов составляется руководителем службы делопроизводства в алфавитном или ином удобном для работы порядке. Каждому корреспонденту присваивается индекс (порядковый номер). Примерный перечень корреспондентов указан в приложении 14.

При регистрации документов корреспондентом считается учреждение или предприятие, непосредственно обратившееся в прокуратуру, а не вышестоящий орган.

2.3.6.5. Календарная шкала корреспондентской карточки используется для контроля за исполнением документов.

До разрешения документов карточки хранятся у делопроизводителя в контрольной картотеке. После исполнения документа делопроизводитель заполняет соответствующие графы карточки, и она переставляется в картотеку исполненных документов. Карточки в картотеках расставляются по корреспондентам.

2.3.6.6. Инициативные документы (задания, обзоры, информационные письма и т.д.) направляются за номером дела по номенклатуре, в котором откладываются подлинники или копии этих документов.

2.3.6.7. Приказ издается за номером по книге регистрации (приложение 5), а указание, распоряжение - за порядковым номером той же книги с добавлением через дробь индекса структурного подразделения, которое его подготовило. Порядковая нумерация ведется в течение года. К распоряжению, кроме того, после индекса структурного подразделения добавляется буква "Р" (распоряжение).

Если в подготовке указания, распоряжения принимало участие несколько подразделений, проставляется индекс того управления (отдела), которое являлось ответственным за его подготовку.

2.3.6.8. Приказы, указания, распоряжения Генерального прокурора Российской Федерации и его заместителей по вопросам основной деятельности регистрируются в организационно-контрольном управлении, по вопросам кадров и финансово-хозяйственной деятельности - в соответствующих подразделениях Генеральной прокуратуры.

В прокуратурах субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуратурах регистрация указанных документов за подписью руководителей прокуратур осуществляется по усмотрению руководителя.