3. Учет объема документооборота

3.1. Под объемом документооборота понимается число отдельных видов и общее количество входящих, исходящих и внутренних документов в каждом подразделении (приложение 21) и в целом по прокуратуре (приложение 22). Такой учет в обязательном порядке ведется в Генеральной прокуратуре, прокуратурах субъектов Российской Федерации и приравненных к ним прокуратурах. В районных прокуратурах - по усмотрению руководителя (приложение 21, позиции 1 - 5, 7, 9).

3.2. Делопроизводители подразделений ежедневно при получении и подготовке к отправке документов учитывают их в рабочей тетради. Данные о количестве документов за месяц суммируются и до 7 числа следующего месяца представляются руководителю делопроизводственной службы.

3.3. Результаты учета документооборота обобщаются начальником службы делопроизводства, представляются руководству прокуратуры и используются для выработки мер по совершенствованию делопроизводства.

3.4. При учете обращений, жалоб, переписки по жалобам и делам, направляемым в органы прокуратуры и другие ведомства, сопроводительное письмо и приложенные к нему документы считаются за один документ. При направлении уголовных, гражданских и арбитражных дел с сопроводительными письмами, протестами, заключениями и другими документами каждый вид документа (письмо, протест, дело и т.п.) при учете считается самостоятельным документом.

3.5. Обращения и жалобы, разрешение которых входит в компетенцию нескольких управлений и отделов, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем, справка и другие документы соисполнителей учитываются в графе "внутр.".

3.6. Приказы, указания, распоряжения, задания, информационные письма, обзоры и другие организационно-распорядительные документы, направленные для исполнения на места или в подразделения прокуратуры, учитываются в графе "исход." тем подразделением, которое является ответственным за их подготовку, при этом в числителе указывается количество, а в знаменателе - тираж.

Например: 1/52, 2/104.

3.7. В строке 9 (приложение 21) учитывается переписка с вышестоящими и подчиненными прокуратурами, научными, другими учреждениями и организациями Генеральной прокуратуры Российской Федерации по основным и иным вопросам организации и деятельности органов прокуратуры: докладные записки, справки об исполнении приказов, указаний, распоряжений; переписка по вопросам прокурорского надзора и следственной работы; копии документов организаций и ведомств, присланные для сведения, и другие документы, подлежащие формированию в дела согласно номенклатуре дел.

3.8. В графе "Общее количество документов" суммируется количество документов всех граф в данной строке и документооборот в целом.