2.5. Отправление исходящих документов

2.5.1. Документы передаются в экспедицию оформленными в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Оформляя документы для передачи в экспедицию, делопроизводитель подразделения обязан проверить правильность адресования согласно Правилам оказания услуг почтовой связи (М., 1997) <*>, проставить на документе номер переписки, внести в копию исправления, сделанные при подписании подлинника, а также проставить на копии дату подписания, номер переписки и заверить по форме: "Верно, дата, делопроизводитель, фамилия, личная подпись"; проверить наличие приложений и скрепить их с отсылаемым документом.

--------------------------------

<*> В дальнейшем - Почтовые правила.

Если разница между датой подписания документа и датой передачи в канцелярию превышает сутки, а также имеются другие нарушения требований Инструкции, делопроизводитель возвращает документы исполнителю на доработку, а при необходимости докладывает руководителю.

2.5.2. Вся почта, подлежащая отправке, сдается в экспедицию в день подписания, а поступившая в канцелярию во второй половине дня - до 12 часов следующих суток.

2.5.3. Документы, поступившие для отправки, обрабатываются работниками экспедиции в соответствии с Почтовыми правилами и отсылаются по назначению в тот же день.

Документы с пометкой "Срочно" или "Весьма срочно" отправляются незамедлительно.

2.5.4. Перед упаковкой работники экспедиции проверяют написание адреса в соответствии с Почтовыми правилами, наличие на документе номера, даты, подписи и оговоренных в нем приложений.

Документы, оформленные с нарушениями требований настоящей Инструкции и Почтовых правил, возвращаются в подразделение на доработку.

2.5.5. Заказными письмами или бандеролями пересылаются организационно-распорядительные и другие документы за подписью руководства прокуратуры, выписки из приказов по личному составу, штатные расписания, финансовые документы, уголовные, гражданские и арбитражные дела, надзорные производства, материалы проверок, постановления о продлении срока следствия и содержания под стражей, переписка по поручениям органов государственной власти, письма с приложениями, корреспонденция, адресуемая за границу.

2.5.6. Документы, отправляемые одному и тому же адресату, вкладываются в один конверт. На конверте указываются почтовый адрес и наименование адресата, номера отправляемых документов, адрес отправителя.

Для документов, направляемых органам прокуратуры субъектов Российской Федерации, могут использоваться конверты с адресами, напечатанными типографским способом или средствами оперативного размножения.

2.5.7. Заказные письма, бандероли и посылки сдаются на почту по описи, в которой указываются номера документов, дата отправки, адреса и вид отправления. Опись составляется в трех экземплярах. Один экземпляр остается в экспедиции для справок, а возвращенный с почты передается в бухгалтерию с денежным отчетом.

Остальные документы учитываются в книгах, в которых указываются номер переписки и дата отправки. Если номер является обезличенным (8р-98, 12р-98), рядом с ним в скобках пишутся фамилия и инициалы адресата - 9р-98 (Киселев И.К.) или название организации - 15р-98 (Тамбовское УВД).

2.5.8. Документы, адресуемые организациям, расположенным в пределах данного населенного пункта, передаются с нарочным под расписку в книге (приложение 20). Перечень этих организаций устанавливается руководством прокуратуры.

2.5.9. Документы массовой рассылки (приказы, указания, распоряжения, планы работы, информационные и методические письма, обзоры, сборники, бланки статистических отчетов, книги, брошюры и т.п.) отправляются экспедицией по разнарядке подразделений. В разнарядке указываются адресаты и количество экземпляров в каждый адрес; она составляется, подписывается и датируется ответственным исполнителем.