IV. ОРГАНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ПО ОБРАЩЕНИЯМ ГРАЖДАН

54. Делопроизводство по обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства в соответствии с утвержденной на каждый календарный год номенклатурой дел.

Работа с обращениями граждан осуществляется в единой Технологической автоматизированной информационной системе делопроизводства и документооборота Аппарата Совета Федерации.

Регистрация обращений граждан, подготовка внутренних и исходящих документов, учет, хранение и передача дел в Архив Совета Федерации осуществляются, как правило, в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.

55. Регистрация обращений граждан осуществляется, как правило, в день обращения гражданина или в день поступления его письменного обращения в порядке общей очередности поступления обращений, но не позднее трех дней после поступления.

Письменные обращения передаются для регистрации в Приемную Совета Федерации.

На письменном обращении проставляется регистрационный штамп Приемной Совета Федерации, где указываются дата регистрации и номер обращения.

В случаях когда регистрация письменного обращения осуществляется по реквизитам, указанным на конверте (пакете), без его вскрытия, регистрационный штамп проставляется на обратной стороне конверта (пакета).

На каждое обращение гражданина оформляется регистрационная карточка.

56. Почтовые конверты (пакеты), в которых поступают письменные обращения, сохраняются и передаются адресатам или исполнителям вместе с текстом обращения.

57. Передача именных обращений адресатам в Совете Федерации, передача адресных обращений органам Совета Федерации и структурным подразделениям Аппарата Совета Федерации осуществляются Приемной Совета Федерации по реестру, как правило, через отдел документационного обеспечения Управления информационного и документационного обеспечения Аппарата Совета Федерации (далее - отдел документационного обеспечения).

Возврат или передача письменного обращения из одного структурного подразделения Аппарата Совета Федерации в другое оформляется сопроводительным письмом руководителя структурного подразделения Аппарата Совета Федерации.

58. Исходящие документы по письменным обращениям (сопроводительные письма и напоминания по обращениям, направляемые в государственные органы и органы местного самоуправления, ответы и уведомления авторам обращений) передаются для отправки в отдел документационного обеспечения.

Исходящие документы направляются в государственные органы и органы местного самоуправления вместе с оригиналами письменных обращений.

59. При постановке письменного обращения на контроль для формирования контрольного экземпляра дела по обращению с оригинала обращения снимается копия. При необходимости с приложенных к письменному обращению документов снимаются копии.

60. Регистрация поступивших ответов осуществляется Приемной Совета Федерации. Регистрационный штамп Приемной Совета Федерации проставляется на оборотной стороне последней страницы ответа.

Регистрация и передача поступивших ответов по письменным обращениям, рассмотренным в структурных подразделениях Аппарата Совета Федерации (если реквизиты ответа содержат ссылки на номер исходящего документа структурного подразделения Аппарата Совета Федерации), осуществляются работниками отдела документационного обеспечения. После регистрации ответ передается в соответствующее структурное подразделение Аппарата Совета Федерации.

61. По письменным обращениям, подлежащим докладу Председателю Совета Федерации, с рукописного текста обращения изготавливается его машинописная копия, которая прилагается к оригиналу обращения.

62. Формирование архивных дел по письменным обращениям включает комплектование их следующими документами: оригинал или ксерокопия текста письменного обращения (с приложениями), оригинал или ксерокопия письменных поручений должностных лиц Совета Федерации, руководства Аппарата Совета Федерации (если таковые имеются), оригиналы поступивших из государственных органов или органов местного самоуправления письменных ответов.

Списание письменных обращений в дело оформляется в порядке, предусмотренном Инструкцией по делопроизводству.

63. Дела по письменным обращениям, рассмотренным должностными лицами Совета Федерации в пределах их полномочий, а также дела по письменным обращениям, рассмотренным в структурных подразделениях Аппарата Совета Федерации, хранятся в делопроизводстве соответствующих структурных подразделений Аппарата Совета Федерации в алфавитном порядке по первым буквам фамилий авторов обращений, названий объединений граждан.

Дела по письменным обращениям, рассмотренным должностными лицами Совета Федерации, но не относящимся к их полномочиям, а также дела по письменным обращениям, рассмотренным членами Совета Федерации, временно не входящими в состав комитетов или комиссий Совета Федерации, хранятся в делопроизводстве помощников членов Совета Федерации в аналогичном порядке.

64. В конце каждого календарного года руководители структурных подразделений Аппарата Совета Федерации, помощники членов Совета Федерации передают дела по письменным обращениям в Приемную Совета Федерации или Архив Совета Федерации.

65. Дела по письменным обращениям, сформированные в Приемной Совета Федерации, хранятся в течение пяти лет, после чего передаются на хранение в Архив Совета Федерации или уничтожаются в установленном порядке.