VI. Учет зерна (сырья) в бухгалтерской службе

174. Все первичные документы по движению зерна (сырья) на складах (элеваторах) вместе с Отчетом о движении хлебопродуктов и тары на элеваторах и складах (форма N ЗПП-37) должны быть ежедневно сданы в бухгалтерскую службу.

Бухгалтерская служба организации обязана:

- проверять поступившие от подразделений организации отчеты и документы с точки зрения правильности их оформления и законности совершения операций;

- производить сверку отчетов подразделений организации с данными складского учета, а также с данными бухгалтерской службы. При обнаружении операций (расходов), не соответствующих законодательству Российской Федерации и правилам бухгалтерского учета, бухгалтер, осуществляющий проверку отчета, сообщает об этом главному бухгалтеру. По недооформленным документам принимаются меры к дооформлению либо такие документы возвращаются соответствующим складам (элеватору) для надлежащего оформления;

- определять совместно с другими заинтересованными службами (отделами) организации отклонения фактического расхода материалов от установленных норм.

175. Сотрудник, ведущий бухгалтерский учет хлебопродуктов, сверяет с документами каждую запись в отчете. О внесенных исправлениях уведомляются склады, цехи и другие подразделения, в которых установлены расхождения.

Одновременно проверяется правильность выведения остатков.

К каждой товарно-транспортной (железнодорожной) накладной необходимо приложить платежный документ от поставщика (счет-фактуру, счет) и сверить вес хлебопродуктов, указанный в этих документах, с весом, записанным в отчете.

В случае излишков, недостачи и порчи зерна (сырья) и тары, выявленных при приемке, должны быть приложены надлежащим образом оформленные документы, перечисленные в пунктах 78 - 90 настоящих Методических рекомендаций.

176. Особое внимание при проверке отчета следует уделить неотфактурованным поставкам.

Неотфактурованными поставками считаются материальные запасы, поступившие в организацию, на которые отсутствуют расчетные документы (счет, платежное требование, платежное требование-поручение или другие документы, принятые для расчетов с поставщиком).

К неотфактурованным поставкам не относятся поступившие, но не оплаченные материальные запасы, на которые имеются расчетные документы. Такие материальные запасы принимаются и приходуются организацией в общеустановленном порядке с отнесением задолженности по их оплате на счета расчетов.

Неотфактурованные поставки принимаются на склад с составлением приемного акта (форма 3-ОН). Акт о приемке материалов составляется не менее чем в двух экземплярах. Оприходование неотфактурованных поставок производится на основании первого экземпляра указанного акта. Второй экземпляр акта направляется поставщику.

Организация принимает меры по установлению поставщика (если он неизвестен) и получению от него расчетных документов.

Если расчетные документы на неотфактурованные поставки получены в том же месяце либо в следующем месяце до составления в бухгалтерии соответствующих регистров по приходу материальных запасов, они учитываются в общеустановленном в данной организации порядке.

Неотфактурованное зерно приходуется в физическом весе на отдельный субсчет "Неотфактурованные сырье и материалы" к счету 10 "Материалы".

Неотфактурованные поставки приходуются по счетам учета материальных запасов (в зависимости от назначения принимаемых материальных запасов).

При этом материальные запасы приходуются и учитываются в аналитическом и синтетическом бухгалтерском учете по принятым в организации учетным ценам. В случаях, если организация использует в качестве учетных цен фактическую себестоимость материалов, то указанные материальные запасы приходуются по рыночным ценам.

В учетной политике организации должен быть закреплен вариант цены, по которой ведется учет неотфактурованных поставок.

После получения расчетных документов по неотфактурованным поставкам их учетная цена корректируется с учетом поступивших расчетных документов. Одновременно уточняются расчеты с поставщиком.

Если расчетные документы по неотфактурованным поставкам поступили в следующем году после представления годовой бухгалтерской отчетности, то:

а) учетная стоимость материальных запасов не меняется;

б) величина налога на добавленную стоимость принимается к бухгалтерскому учету в установленном порядке;

в) уточняются расчеты с поставщиком, при этом суммы сложившейся разницы между учетной стоимостью оприходованных материальных запасов и их фактической себестоимостью списываются в месяце, в котором поступили расчетные документы:

- уменьшение стоимости материальных запасов отражается по дебету счетов расчетов и кредиту счетов финансовых результатов (как прибыль прошлых лет, выявленная в отчетном году);

- увеличение стоимости материальных запасов отражается по кредиту счетов расчетов и дебету счетов финансовых результатов (как убыли прошлых лет, выявленные в отчетном году).

177. На основании отчетов о движении хлебопродуктов и тары на элеваторах и складах (форма N ЗПП-37) делают записи в аналитические регистры бухгалтерского учета.

178. По письменному распоряжению руководителя организации первичные документы по движению зерна (сырья) и тары могут передаваться на вычислительный центр, минуя бухгалтерию, в этом случае функции бухгалтерии по контролю первичных документов возлагают на работников вычислительного центра.

179. Аналитический учет зерна (сырья) в бухгалтерии ведется по количеству и сумме на основании документов, приложенных к отчету о движении хлебопродуктов, и тары на элеваторах и складах (форма N ЗПП-37).

Учет ведется на счете 10 "Материалы", субсчет 1 "Сырье и материалы" в разрезе каждого склада (элеватора), других мест хранения хлебопродуктов, а внутри них по каждому фонду, по каждому наименованию хлебопродуктов, классу зерна или сорту продукции.

Тара учитывается по наименованиям, сортам отдельно с продукцией, отрубями, отходами, зерном и порожняя.

Таким образом, в бухгалтерской службе ведется количественный и суммовой учет, а на складах и подразделениях - только количественно-качественный.

180. Обобщение и группировка информации о движении зерна (сырья) ежемесячно осуществляются в Ведомостях движения хлебопродуктов и тары (накопительных ведомостях). Информация, содержащаяся в ведомостях движения хлебопродуктов и тары, формируется путем переноса данных из каждого первичного документа по приходу и расходу в разрезе наименований хлебопродуктов и тары. Цена при этом берется из счетов-фактур или других платежных документов поставщика.

Ведомости движения хлебопродуктов и тары составляются отдельно по приходу и расходу по фактической себестоимости или по учетным ценам. Форма ведомости движения зерна (сырья) и тары устанавливается организацией самостоятельно. В указанных ведомостях подсчитываются (формируются) итоги оборотов за месяц (отчетный период) в разрезе наименований хлебопродуктов, по субсчетам, синтетическим счетам, по каждому складу (подразделению), месту хранения.

Данные ведомости движения хлебопродуктов и тары ежемесячно сверяются с отчетом о движении хлебопродуктов и тары на элеваторах и складах (форма N ЗПП-37).

Указанная работа проводится в организации в целях обеспечения одного из основных принципов учета товарно-материальных ценностей - систематического подтверждения связи между складским и бухгалтерским учетом путем сверки показателей количественного учета на складе с данными бухгалтерского учета.

181. Кроме ведомости движения хлебопродуктов и тары организация составляет ведомость по расходу (по кредиту счета 10), в которой указываются корреспондирующие синтетические счета и субсчета учета расхода зерна (сырья) в зависимости от направления их использования. Ведомость распределения (расхода) зерна (сырья) составляется в стоимостном выражении в разрезе цехов и других подразделений, а внутри них - по заказам (видам продукции, работ, услуг).

В отдельной ведомости (по кредиту счета 15) отражаются транспортно-заготовительные расходы или отклонения между покупной стоимостью зерна и их учетной ценой (при использовании счета 15 "Заготовление и приобретение материалов") в разрезе цехов и других подразделений с распределением по счетам учета затрат, а внутри них - по заказам (видам продукции, работ, услуг).

При составлении ведомости по расходу стоимость хлебопродуктов отражается в оценке, определяемой в порядке, предусмотренном пунктами 125 - 132 настоящих Методических рекомендаций.

182. При бухгалтерском учете хлебопродуктов с использованием средств вычислительной техники данные синтетического бухгалтерского учета, т.е. формирование показателей, отражающих движение зерна в целом по синтетическим счетам и субсчетам бухгалтерского учета, отражаются непосредственно в результате обработки первичных учетных документов (приемных актов, накладных, требований и т.п.). В этом случае накопительные ведомости по приходу и расходу зерна могут не составляться.

Применение организацией программ автоматизации учетных работ должно обеспечить формирование необходимых регистров бухгалтерского учета зерна, основными из которых могут быть:

- оборотная ведомость движения хлебопродуктов в разрезе складов (элеваторов) подразделений, мест хранения по каждому фонду, по каждому наименованию, классу зерна или сорту продукции;

- ведомость расхода хлебопродуктов по заказам, сериям, переделам, другим калькуляционным единицам;

- оборотная ведомость по хлебопродуктам, находящимся в пути;

- оборотная ведомость движения хлебопродуктов, по которым отсутствуют расчетные документы (неотфактурованные поставки).