5. Учет результатов инвентаризации

554. Бухгалтерская служба организации обязана:

- осуществлять контроль за своевременностью и полнотой проведения инвентаризаций;

- требовать сдачи материалов инвентаризаций в бухгалтерию;

- следить за своевременным завершением инвентаризаций и документальным оформлением их результатов;

- своевременно и в полном объеме отражать на счетах бухгалтерского учета выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета.

555. В бухгалтерской службе фактические данные, полученные при инвентаризации, сверяются с показателями бухгалтерского учета. По результатам инвентаризации принимаются соответствующие решения по устранению недостатков в хранении и учете запасов и возмещению материального ущерба.

556. Выявленные при инвентаризации излишки материально-производственных запасов принимаются к учету по рыночным ценам и отражаются в составе вне реализационных доходов.

В бухгалтерском учете оприходование излишков ценностей отражается следующей записью:

Дебет счетов: 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция" Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 1 "Прочие доходы", - оприходованы излишки ценностей.

557. Выявленная недостача и порча материально-производственных запасов отражается по Дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" в корреспонденции с кредитом счетов учета этих ценностей по фактической себестоимости.

Недостача товаров отражается по учетным ценам (покупным или продажным - в зависимости от принятого в учетной политике метода учета товаров). В бухгалтерском учете недостача отражается следующей записью:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит счетов: 10 "Материалы", 41 "Товары", 43 "Готовая продукция" - отражена недостача по учетным ценам.

Если организация в соответствии с учетной политикой применяет счет 16 "Отклонение в стоимости материальных ценностей", то в Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" списывается доля транспортно-заготовительных расходов, относящихся к недостающим или испорченным ценностям.

558. Если организация розничной торговли ведет учет товаров по продажным ценам (с наценкой), то списание товаров отражается записью:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит счета 41-2 "Товары в розничной торговле" - на учетную (продажную) стоимость недостающих товаров;

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит счета 42 "Торговая наценка" - на сумму торговой наценки, относящейся к списываемым товарам (методом "красное сторно").

Таким образом, по Дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" будет отражена фактическая себестоимость подлежащих списанию товаров.

559. В зависимости от причин возникновения недостачи со счета 94 недостачи и потери от порчи ценностей суммы могут быть списаны: на расходы, связанные с производством (расходы на продажу), на виновных лиц, на финансовые результаты.

На счета учета расходов, связанных с производством (расходов на продажу), списывается недостача и потери материальных ценностей (в зависимости от мест хранения и направлений использования) по их фактической себестоимости. В бухгалтерском учете списание недостачи и порчи в пределах нормы естественной убыли отражается записью:

Дебет счетов:

20 "Основное производство",

23 "Вспомогательное производство",

25 "Общепроизводственные расходы",

26 "Общехозяйственные расходы",

29 "Обслуживающие производства и хозяйства",

44 "Расходы на продажу"

Кредит счета 94 "Недостачи и порчи ценностей".

560. Нормы естественной убыли зерна и продуктов его переработки при хранении приведены в приложении 5 (Приказ МСХ РФ от 23 января 2004 г. N 55 "Об утверждении норм естественной убыли").

Порядок определения размера и списания естественной убыли зерна и продуктов его переработки при хранении изложен в п. п. 238 - 252 настоящих Методических рекомендаций.

561. Если сумма недостачи, выявленная при инвентаризации материальных ценностей, превышает нормы естественной убыли, то она относится на виновных лиц.

562. При отсутствии норм естественной убыли при хранении вся сумма недостачи рассматривается как недостача сверх норм и списывается за счет виновных лиц.

Сумма недостачи ценностей, учтенная по Дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", списывается на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

563. Размер ущерба определяется на основании данных бухгалтерского учета, исходя из балансовой стоимости (себестоимости) материальных ценностей.

564. По решению руководителя организации недостача с виновного лица может быть взыскана по рыночным ценам (ст. 246 Трудового кодекса РФ). Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновного лица, и суммой недостачи ценностей, учтенной на счете 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба", отражается в бухгалтерском учете записью:

Дебет счета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Кредит счета 98-4 "Разница между суммой, подлежащей взысканию с виновных лиц, и балансовой стоимостью по недостачам ценностей".

По мере погашения задолженности, учитываемой на счете 73-2, сумма указанной разницы списывается со счета 98 "Доходы будущих периодов" в Кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы".

565. Если недостача материально-производственных запасов образовалась по вине работника, то организация теряет право на вычет суммы НДС, уплаченного поставщикам при приобретении ценностей, так как они не были использованы для осуществления операций, признаваемых объектами налогообложения (ст. 171 Налогового кодекса РФ). В таких случаях сумма НДС, уплаченная при их приобретении и ранее принятая к вычету, подлежит восстановлению и отнесению за счет виновного лица. В бухгалтерском учете на сумму НДС, подлежащую восстановлению со стоимости недостающих ценностей по учетным ценам, производится запись:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит счета 68 "Расчеты по налогам и сборам".

Затем сумма НДС, приходящаяся на недостающие активы, относится на виновное лицо:

Дебет счета 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба"

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

566. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи запасов и их порчи списываются на финансовые результаты организации. Суммы недостачи, ранее отраженные по Дебету счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", включаются в состав внереализационных расходов организации и списываются в Дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 2 "Прочие расходы".

При отнесении сумм недостач на финансовые результаты сумма НДС, относящаяся к недостающему имуществу, подлежит восстановлению и отражается записью: Дебет счета 91 "Прочие доходы и расходы" и Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей".

Примечание. В соответствии с Налоговым кодексом РФ (статья 265, пункт 20) к внереализационным расходам относятся расходы в виде недостачи материальных ценностей в случае отсутствия виновных лиц, а также убытки от хищений, виновники которых не установлены. Факт отсутствия виновных лиц должен быть подтвержден документально уполномоченным органом государственной власти.

567. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может производиться по решению руководителя организации только за один и тот же проверяемый период, у одного и того же проверяемого лица, в отношении запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. О допущенной пересортице материально ответственные лица представляют подробные письменные объяснения инвентаризационной комиссии. В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих запасов выше стоимости запасов, оказавшихся в излишке, то указанная разница относится на виновных лиц. Если конкретные виновники недостачи не установлены, то разницы рассматриваются как недостача сверх норм убыли и списываются на финансовые результаты. Окончательное решение о зачете принимает руководитель организации.

568. Перекрытие недостачи одних партий зерна другими или одних сортов продукции другими, хранящимися в организации у одного или разных материально ответственных лиц, может быть разрешено только в том случае, если эти партии зерна или продукции имели связь между собой (например, перемещение или обработка на одной механизированной линии) в течение одного инвентаризационного периода. При этом не допускается перекрытие недостач зерна (сырья) излишками муки, крупы, комбикормов; зачет излишков продукции (комбикормов) в покрытие недостачи зерна и видов сырья; перекрытие недостач зерна излишками сырья незернового происхождения на комбикормовых заводах.

569. Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была закончена инвентаризация, а по годовой инвентаризации - в годовой бухгалтерской отчетности. Материалы инвентаризации используются при создании резерва под обесценивание материальных ценностей.

570. Материальные запасы, утраченные (уничтоженные) в результате стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, списываются с кредита счетов учета запасов в дебет счета "Недостачи и потери от порчи ценностей" по фактической себестоимости этих запасов с последующим отражением на счете учета финансовых результатов как чрезвычайные расходы (счет 91 "Прочие доходы и расходы").

571. Страховые возмещения, поступающие в качестве компенсации потерь от стихийных бедствий, пожаров, аварий и других чрезвычайных ситуаций, учитываются в составе чрезвычайных доходов организации (счет 91 "Прочие доходы и расходы").

572. Результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными, если не будут выполнены следующие элементы инвентаризационного процесса:

- персональный состав постоянно действующей или рабочей комиссии не утвержден руководителем организации;

- при проведении инвентаризации отсутствовал хотя бы один член комиссии;

- последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты материальных ценностей и денежных средств не завизированы председателем комиссии;

- у материально ответственных лиц не взяты расписки о том, что все приходные и расходные документы проведены по учету, сданы в бухгалтерию или переданы комиссии;

- инвентаризационные описи заполнены в одном экземпляре;

- на последней странице отсутствует отметка о проверке цен, таксировке и подсчете итогов за подписями лиц, производивших эту проверку;

- исправленные ошибки не оговорены или подписаны только одним членом комиссии (а не всеми);

- в описи после утверждения результатов инвентаризации имеются незаполненные строки;

- во время перерывов в работе не был закрыт доступ посторонним лицам к помещениям, в которых хранится проверяемое имущество, а также к инвентаризационным описям.