3. Документальное оформление и учет недостач, порчи и излишков, выявленных при приемке

3. Документальное оформление и учет недостач,

порчи и излишков, выявленных при приемке

78. Расхождение в массе (количестве мест) и качестве, превышающем допустимые нормы, против товарно-транспортной накладной оформляется в следующем порядке:

- коммерческим актом, составленным станцией железной дороги (пристанью, портом), на недостачи, превышающие допустимые расхождения при взвешивании и предельные нормы естественной убыли, а также при недостаче мест с продукцией, упакованной в тару стандартной массой;

- отметкой на товарно-транспортной накладной за подписью начальника станции (пристани, порта) или его доверенного лица, заверенной штампом станции назначения - по недостачам в массе груза, не превышающим норм естественной убыли при железнодорожных и водных перевозках, с учетом предельных норм расхождений показаний весов в процентах от массы нетто при получении груза;

- записями в сопроводительной товарно-транспортной накладной при поступлении груза автомобильным транспортом.

79. Претензии и иски к железным дорогам на недостачу зерна и (или) продукции предъявляются в случаях:

- прибытия груза на станцию назначения в неисправном вагоне;

- возможности доступа к грузу в пути следования;

- прибытия вагона на станцию назначения за одной или двумя пломбами попутной станции или с поврежденными пломбами;

- обнаружения при вскрытии вагона воронок на поверхности насыпи зерна или смещения его в одну сторону с наличием при этом зерна в междудверном пространстве, что свидетельствует о возможности утечки через верхний край хлебного щита и других скрытых недостатках в вагоне;

- прибытия на станцию назначения зерна и продукции со следами подмочки, загрязнения, с посторонней примесью или запахом, в других случаях порчи самого груза и тары, а также при обнаружении в вагоне россыпи тарного груза, когда есть основание считать, что утрата или порча произошла по вине транспортной организации;

- во всех других случаях, если получатель, руководствуясь транспортным Уставом железных дорог, докажет, что недостача груза произошла в результате его потери или повреждения по вине железной дороги.

80. Обстоятельства, являющиеся основанием для наступления ответственности железной дороги, удостоверяются коммерческими актами.

Коммерческий акт составляется:

- при выгрузке грузов в местах общего пользования - в день выгрузки, в соответствующих случаях - в день выдачи грузов грузополучателю (получателю);

- при выгрузке грузов в местах необщего пользования - в день выгрузки грузов, при этом проверка грузов должна производиться в процессе их выгрузки или непосредственно после выгрузки;

- в пути следования грузов - в день обнаружения обстоятельств, подлежащих оформлению коммерческим актом.

При невозможности составить коммерческий акт в указанные сроки он должен быть составлен в течение следующих суток.

Акты общей формы также служат основанием для ответственности участников железнодорожной перевозки. Ими удостоверяются иные обстоятельства, не требующие составления коммерческого акта. В отличие от коммерческих актов, оформляемых только в определенных случаях, акты общей формы составляются, когда того требуют обстоятельства дела. Отказ в составлении акта общей формы грузоотправитель и грузополучатель вправе обжаловать вышестоящей транспортной организации.

Могут быть составлены иные акты. Например, в случае обнаружения течи, порчи или подмочки груза вследствие неисправного состояния вагона или контейнера особое значение имеет акт о техническом состоянии вагонов, контейнеров.

81. Порядок предъявления претензий к перевозчику определяется в соответствующих транспортных уставах и кодексах. В основном он однотипный на всех видах транспорта. Этот порядок предусматривает:

перечень документов, которыми заявитель должен обосновать конкретный вид претензий;

лиц, имеющих право на их предъявление;

транспортные организации, к которым предъявляются претензии.

Определенные транспортными уставами и кодексами сроки предъявления претензий следующие: за недостачу и порчу груза - 6 месяцев, в отношении штрафов - 45 дней. Предельный срок предъявления претензии исчисляется с момента выдачи груза (по отметке в накладной).

82. Претензии к грузоотправителям предъявляются во всех случаях, когда при перевозке грузов насыпью и в таре прямым железнодорожным или водным сообщением при исправном состоянии вагона или судна, при целых пломбах отправителя груз прибыл к месту назначения с недостачей мест или массы. Претензии к грузоотправителям за недостачи грузов предъявляются не позднее месячного срока со дня их получения.

83. Иск к перевозчику может быть предъявлен грузоотправителем или грузополучателем в случае полного или частичного отказа перевозчика удовлетворить претензию либо неполучения от перевозчика ответа в тридцатидневный срок. Срок исковой давности по требованиям, вытекающим из перевозки груза, установлен в один год с момента, определяемого транспортными уставами и кодексами (п. 2, 3 ст. 797 Гражданского кодекса РФ).

84. При поступлении зерна и продукции в организацию железнодорожным или водным транспортом лабораторией организации-получателя в момент выгрузки отбирается образец и производится анализ в установленном государственными стандартами порядке.

По результатам анализа зерна и продукции оформляются:

карточка анализа зерна (форма N ЗПП-47);

карточка анализа комбикорма (форма N ЗПП-47а);

карточка анализа крупы (форма N 47б);

карточка анализа муки и крупы манной (форма N ЗПП-47в).

Указанные карточки регистрируются в журнале регистрации лабораторных анализов (форма N ЗПП-49).

85. В случае если при анализе образца будут выявлены расхождения с качеством, указанным в удостоверениях отправителя, сверх нормы допустимых отклонений, то средний образец зерна и семян масличных культур, выделенный в соответствии с действующим стандартом, массой не менее 2 кг в упаковке, гарантирующей неизменность качества, опломбировывается или опечатывается печатью и вместе с актом отбора образца, копиями удостоверения отправителя о качестве и карточкой анализа получателя в суточный срок направляется для анализа в лабораторию территориального подразделения Росгосхлебинспекции или предъявляется для этой же цели в тот же срок инспектору территориального подразделения Росгосхлебинспекции при посещении им хлебоприемной (зерноперерабатывающей) организации.

Лаборатория территориального подразделения Росгосхлебинспекции в установленном порядке дает заключение по образцу организации не позднее трех суток с момента получения его без учета выходных дней. Срок выдачи заключения может быть продлен до 5 суток в случае одновременного поступления более пяти образцов или необходимости проведения химических анализов.

86. На основании заключения территориального подразделения Росгосхлебинспекции, результаты которого являются обязательными для отправителя и получателя, в хлебоприемной (зерноперерабатывающей) организации составляют Акт-рекламацию (форма N ЗПП-54) в четырех экземплярах. Первый экземпляр высылают отправителю груза, второй - территориальному подразделению Росгосхлебинспекции отправителя груза, третий - территориальному подразделению Росгосхлебинспекции получателя груза, четвертый - остается в организации-получателе.

Акт составляется комиссией, в состав которой входят руководитель организации, руководитель лаборатории, материально ответственное лицо и главный бухгалтер.

87. Поступающие от получателей груза акты-рекламации на расхождения в качестве зерна и продукции регистрируются в Журнале регистрации полученных актов-рекламаций (форма N ЗПП-55).

88. Организация-отправитель на основании актов-рекламаций вносит исправления в Журнал количественно-качественного учета (форма N ЗПП-36).

89. Если при приемке будет установлено, что ухудшение качества или порча зерна и продукции произошли в пути следования, должен быть составлен коммерческий акт. На основании коммерческого акта предъявляется претензия о возмещении ущерба к железной дороге (пароходству), если ухудшение качества зерна и продукции произошло по вине органов транспорта, или к отправителю груза, если порча или ухудшение качества зерна и продукции произошли в пути следования по его вине.

90. Показатели качества зерна, поступающего железнодорожным и водным транспортом по каждому поступившему вагону, судну (барже), регистрируются в Журнале (форма N ЗПП-59).

91. Основанием для учета излишков, недостачи и порчи зерна (сырья) и материалов при перевозках служат коммерческие акты, акты общей формы и отметки транспортных организаций на железнодорожных и водных накладных. Отражение в бухгалтерском учете излишков, недостач и порчи зерна (сырья) осуществляется по мере поступления первичных документов со склада в бухгалтерию.

92. Излишки зерна (сырья), материалов, выявленные при перевозках железнодорожным и водным транспортом, приходуются получателем груза по ценам поставщика. В бухгалтерском учете делают запись:

Дебет счета 10 "Материалы"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - оприходованы излишки зерна (сырья);

Дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на сумму налога на добавленную стоимость, исчисленного по установленной ставке.

93. Недостачи и порча, выявленные при приемке поступившего в организацию зерна (сырья), материалов, учитываются в следующем порядке:

а) сумма недостачи и порчи в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостачи и порчи зерна (сырья) и продукции на договорную (продажную) цену поставщика.

Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящийся к ним, не учитываются.

На основании документов, свидетельствующих об установленном расхождении по количеству и качеству зерна (сырья), материалов при приемке в бухгалтерском учете, делают записи:

Дебет счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками и подрядчиками" - на сумму недостачи и порчи, выявленных при приемке, по цене поставщика;

Дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям" Кредит счета 60 - на сумму налога на добавленную стоимость от стоимости недостачи и порчи материальных ценностей в пределах нормы естественной убыли.

Одновременно недостача и порча материальных ценностей списывается в бухгалтерском учете записью:

Дебет счета 10 "Материалы", аналитический счет "Транспортно-заготовительные расходы" или счет 16 "Отклонение в стоимости материалов"

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - на сумму недостачи и порчи по цене поставщика.

Если зерно (сырье), материалы пониженного качества могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи.

В бухгалтерском учете делают запись:

Дебет счета 10 "Материалы"

Кредит счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" - по ценам возможной продажи.

При исчислении размера естественной убыли при перевозках и определении количества недостачи зерна (сырья), материалов, подлежащих взысканию с транспортных организаций, следует учесть расхождение в показаниях весов в размере 0,1% от веса груза. Расхождение в показаниях весов исчисляется: от веса брутто - при взвешивании в пунктах погрузки и выгрузки на товарных и вагонных весах; от веса нетто - при взвешивании в пункте погрузки и выгрузки на элеваторных (ковшевых и автоматических) весах. Если недостача превышает норму естественной убыли более чем на 0,1%, то недостача сверх нормы естественной убыли взыскивается с транспортных организаций;

б) недостача зерна (сырья), материалов сверх норм естественной убыли в пути следования при железнодорожных и водных перевозках взыскивается с виновных.

На сумму недостачи и порчи зерна (сырья), материалов сверх норм естественной убыли предъявляется претензия поставщику или транспортной организации.

Недостача и порча зерна (сырья) сверх норм естественной убыли учитываются по фактической себестоимости.

В фактическую себестоимость включаются:

- стоимость недостачи, порчи зерна (сырья), определяемая путем умножения их количества на договорную (продажную) цену поставщика (без налога на добавленную стоимость). Если зерно (сырье) могут быть использованы в организации или проданы (с уценкой), они приходуются по ценам возможной продажи с уменьшением на эту сумму потерь от порчи зерна (сырья);

- сумма транспортно-заготовительных расходов, подлежащая оплате покупателем, в доле, относящейся к недостаче и порче зерна (сырья). Эта доля определяется путем умножения стоимости недостачи, порчи зерна (сырья) на процентное отношение транспортных расходов, сложившееся на момент списания, к общей стоимости зерна и продукции (по продажным ценам поставщика) по данной поставке (без налога на добавленную стоимость);

- сумма налога на добавленную стоимость, относящаяся к основной стоимости недостачи и порчи зерна (сырья) - к транспортным расходам, связанным с их приобретением.

Предъявление претензии поставщику или транспортной организации в бухгалтерском учете отражается записью:

Дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям"

Кредит счета 60 "Расчеты с поставщиками" - на фактическую себестоимость недостачи и порчи сверх норм естественной убыли, включая налог на добавленную стоимость.

При принятии к учету поступившего от поставщика недостающего зерна (сырья), подлежащего оплате покупателем, соответственно уменьшается стоимость зерна (сырья), транспортно-заготовительные расходы и налог на добавленную стоимость, включенные в фактическую себестоимость недостачи и порчи зерна и продукции.

В бухгалтерском учете делают запись:

Дебет счета 10 "Материалы"

Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям" - на стоимость поступившего зерна и продукции по ценам поставщика;

Дебет счета 19 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям"

Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям" - на сумму налога на добавленную стоимость;

Дебет счета 10 "Материалы" или 16 "Отклонение в стоимости материалов"

Кредит счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям" - на сумму транспортных расходов, ранее включенных в фактическую себестоимость недостачи и порчи зерна (сырья).

Аналогично учитываются претензии к поставщикам на суммы излишней оплаты, произведенные в связи с несоответствием цен, указанных в расчетных документах, и цен, предусмотренных в договоре (завышения цен), арифметических ошибок, допущенных в расчетных документах поставщика, и по другим подобным причинам (Дебет 76-2 Кредит 60). Если к моменту обнаружения недостачи, порчи, завышения цен, других ошибок в расчетных документах поставщика расчеты не были произведены, то оплата производится за вычетом стоимости недостачи и порчи по вине поставщика, о чем покупатель в письменной форме сообщает поставщику. В этом случае неоплаченные суммы на счете учета расчетов по претензиям не отражаются.

94. При отказе судом во взыскании сумм потерь с поставщиков или транспортных организаций сумма, ранее отнесенная в дебет счета 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 2 "Расчеты по претензиям", списывается на счет 94 "Недостача и потери от порчи ценностей".

95. Потери от списания недостачи и порчи зерна (сырья) сверх норм естественной убыли при отсутствии конкретных виновных лиц, а также в случае отказа судом вследствие необоснованности исков списываются на счет 91 "Прочие доходы и расходы". Основанием для списания является обоснованное заключение главного бухгалтера, утвержденное руководителем организации.

Примечание: Если факт отсутствия виновных лиц документально подтвержден уполномоченным органом государственной власти или Государственной хлебной инспекцией при Правительстве РФ, то потери от недостач и порчи принимаются в целях налогообложения прибыли, в соответствии с подп. 5 п. 2 ст. 265 Налогового кодекса РФ.

96. Потери от списания недостачи и порчи зерна (сырья) сверх норм естественной убыли при наличии конкретных виновных лиц списываются на счет 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 2 "Расчеты по возмещению материального ущерба".

97. Потери от списания недостачи и порчи зерна (сырья) в связи с чрезвычайными обстоятельствами (стихийные бедствия, пожары, аварии и другие чрезвычайные ситуации) списываются на счет 99 "Прибыли и убытки".

Примечание: Потери в связи с чрезвычайными обстоятельствами, включая затраты, связанные с предотвращением или ликвидацией последствий стихийных бедствий или чрезвычайных ситуаций, принимаются в целях налогообложения прибыли, в соответствии со ст. 265 Налогового кодекса РФ.

98. По кредиту счета 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" отражаются суммы в размерах и величинах, принятых на учет по дебету указанного счета.