3.1.6. Порядок ведения базы метаданных государственного фонда данных

Результаты учета Документов государственного фонда данных Управления или Подразделения периодически передают в электронной форме администратору базы метаданных, определенному Роснедвижимостью.

По мере поступления документов в государственный фонд данных и заполнения на них учетных карточек автоматически формируются отчеты в установленном формате, которые по электронной почте в конце каждого рабочего дня Управлениями или Подразделениями передаются администратору базы метаданных.

При отсутствии электронной почты Управления или Подразделения передают отчеты на дисках в установленное администратором базы метаданных время, но не реже одного раза в месяц.

Результаты инвентаризации Документов государственного фонда данных передаются по мере ее завершения в электронном виде. Время передачи Управления или Подразделения согласовывают с администратором базы метаданных.

Отчеты об исключенных Документах государственного фонда данных из Управления или Подразделения передаются администратору базы метаданных в электронном виде по мере исключения Документов государственного фонда данных. Время передачи Управления или Подразделения согласовывают с администратором базы метаданных. Отчеты об исключенных Документах государственного фонда данных из государственного фонда данных подразделяются на:

отчет об уничтоженных Документах государственного фонда данных;

отчет о Документах государственного фонда данных, переданных в другие государственные фонды данных.

Отчет в распечатанном виде подписывается руководителем Управления или Подразделения.

Отчет об уничтоженных Документах государственного фонда данных должен содержать информацию по каждому Документу государственного фонда данных следующие однозначно идентифицирующие его сведения:

1) информацию об Управлении или Подразделении, наименование субъекта Российской Федерации, в котором находится Управление или Подразделение;

2) инвентарный номер Документа государственного фонда данных;

3) информацию о типе Документа государственного фонда данных (номер раздела, номер подраздела, статья документации и вид документации);

4) наименование Документа государственного фонда данных;

5) наименование объекта;

6) год создания Документа государственного фонда данных;

7) номер акта об уничтожении Документа государственного фонда данных;

8) дата подписания акта;

9) состав комиссии;

10) фамилия, имя, отчество должностного лица, подписавшего акт.

Отчет о Документах государственного фонда данных, переданных в другие Управления или Подразделения, содержит аналогичную информацию по каждому Документу государственного фонда данных, но дополнительно сопровождается сведениями об Управлении или Подразделении, которым передаются документы.