3.1.4. Передача Документов государственного фонда данных из одного Управления или Подразделения в другое

Передача Документов государственного фонда данных из одного Подразделения в другое осуществляется на основании письменного решения руководителя Управления.

Передача Документов государственного фонда данных из одного Управления в другое осуществляется на основании письменного решения руководства Роснедвижимости.

По Документам государственного фонда данных, подлежащим передаче, составляются описи по форме, приведенной в приложении N 9.

Описи составляются для каждого раздела, названия которых приведены в приложении N 7, отдельно по документам с учетом грифа доступа: с открытым доступом, для служебного пользования, секретным и совершенно секретным.

Передача Документов государственного фонда данных из одного Управления или Подразделения в другое осуществляется на основании акта передачи Документов государственного фонда данных, приложением к которому являются вышеуказанные описи. Акт утверждается руководителем Управления или Подразделения. Форма акта приведена в приложении N 10.

После утверждения акта передачи Документов государственного фонда данных на постоянное или временное хранение Документы государственного фонда данных, подлежащие передаче, снимаются с учета. Для этого сотрудником (сотрудниками) Управления или Подразделения, отвечающим (отвечающими) за ведение государственного фонда данных, вносятся соответствующие пометки в учетные документы, в частности:

в инвентарных книгах учета красным цветом вычеркиваются соответствующие регистрационные записи и делаются в графе "примечание" пометки - "передан", номер акта и дата его утверждения;

в карточке учета красным цветом знаком (x) перечеркивается карточка, проставляется номер акта и дата его утверждения с указанием должности, подписи, даты и расшифровки подписи лица, внесшего изменения в карточку.

Передача Документов государственного фонда данных из одного Управления или Подразделения в другое осуществляется с учетом их грифа доступа и оформляется справкой, в которой указываются: номер акта передачи, дата его утверждения, подписи лиц, сдавшего и принявшего Документы государственного фонда данных, с расшифровкой.