3.7. Работа исполнителей с документами

3.7.1. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта исходящего документа (письма, телеграммы) или внутреннего документа (приказа, распоряжения), его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством Роскультуры или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель рассылки.

3.7.2. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

3.7.3. Поручения, содержащиеся в приказах, распоряжениях Роскультуры и протоколах, доводятся до исполнителей путем направления им копии приказа, распоряжения, протокола (выписок из этих документов).

3.7.4. Подлинник подлежащего исполнению документа с поручением руководителя Роскультуры направляется заместителю руководителя Роскультуры, указанному в поручении (резолюции) первым, который организует работу по исполнению данного документа (поручения).

Подлинник документа с поручением (резолюцией) после рассмотрения заместителем руководителя Роскультуры направляется ответственному исполнителю.

В случае если поручение (резолюция) руководителя Роскультуры адресовано только заместителям, то заместитель руководителя Роскультуры, указанный в поручении (резолюции) первым, определяет ответственного исполнителя данного документа (поручения).

Если поручение дано заместителем руководителя Роскультуры, то подлинник документа с его поручением направляется ответственному исполнителю.

Если поручение (резолюция) руководителя Роскультуры или его заместителей адресовано руководителям подразделений, то подлинник подлежащего исполнению документа с этим поручением (резолюцией) направляется непосредственно ответственному исполнителю - руководителю подразделения, указанному в поручении (резолюции) первым, либо против фамилии которого стоит отметка "созыв", "обобщение", "отв.", "свод" и т.п.

Другие исполнители, указанные в поручении (резолюции), являются соисполнителями документа (поручения) и осуществляют подготовку соответствующих материалов по копии документа с поручением (резолюцией).

3.7.5. Ответственный исполнитель при необходимости дает соисполнителям конкретные задания по подготовке соответствующих материалов с указанием сроков их выполнения, а также может затребовать материалы от подразделений, которые не указаны в поручении (резолюции).

Ответственный исполнитель персонально отвечает за качество исполнения документа (поручения), полноту и достоверность информации и соблюдение сроков его выполнения.

Соисполнители в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения, представляют ответственному исполнителю предложения, подписанные руководителем (заместителем руководителя) структурного подразделения, и отвечают за их качество.

Проект документа, представляемый на подпись руководителю Роскультуры, должен быть завизирован руководителями заинтересованных подразделений, а также заместителем, в ведении которого находятся рассматриваемые вопросы.

Проект документа, представляемый на подпись заместителю руководителя Роскультуры, должен быть завизирован руководителями заинтересованных подразделений.

Проект документа представляется на подпись вместе с подлинником документа (поручения), на основании которого он подготовлен, и другими необходимыми материалами.

На проекте письма (телеграммы) указывается фамилия, инициалы и телефон исполнителя, подготовившего документ, на лицевой стороне последнего листа письма (телеграммы) в левом нижнем углу.

При подготовке приглашений для участия в мероприятиях, проводимых Роскультурой, указываются в тексте приглашения фамилия, имя, отчество и контактные телефоны ответственных за подготовку мероприятия.

3.7.6. Исходящий документ, подписанный руководителем Роскультуры или его заместителем, передается в службу ДОУ, где производится сверка соответствия текстов подписанного и визового экземпляров документа, его регистрация и подготовка к отправке либо рассылке, согласно составленному исполнителем указателю рассылки.

Если руководитель Роскультуры либо его заместитель внес при подписании в подготовленный проект документа исправления, то исполнитель документа должен перепечатать его с учетом исправлений и внести соответствующие изменения в визовой экземпляр документа.

Телеграммы принимаются службой ДОУ завизированными, подписанными, датированными и с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи, утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.04.2005 N 222 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2005, N 17, ст. 1557).

3.7.7. Если для исполнения поручения руководителя Роскультуры или его заместителей требуется подготовка приказа, распоряжения, протокола, то ответственный исполнитель готовит проект подписного экземпляра документа с визами согласования и указателем рассылки.

3.7.8. Сроки исполнения документов определяются руководителем, который дает поручение (подписывает резолюцию), исходя из срока, установленного вышестоящей организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством Российской Федерации. Сроки исполнения документов указываются в поручении (резолюции).

3.7.9. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку "срочно", "весьма срочно" - в 3-дневный срок, имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по парламентским запросам - не позднее чем через 15 дней со дня получения или в иной, установленный соответствующей палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы (депутатскому запросу) и обращениям - не позднее чем через 30 дней со дня его получения или в иной, согласованный с инициатором запроса (обращения) срок;

по вопросу согласования проектов постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации - до 10 дней, если не установлен иной срок;

по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, с согласованием - 30 дней;

резолюции руководителя Роскультуры либо его заместителей "Прошу доложить", "Прошу переговорить" - в 3-дневный срок, если руководителем Роскультуры либо его заместителями не установлен иной срок.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего этому нерабочему дню.

3.7.10. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя Роскультуры или его заместителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

О продлении срока исполнения документа ответственный исполнитель своевременно информирует службу ДОУ.

3.7.11. Сроки исполнения документов с пометками "срочно", "весьма срочно", "оперативно" не продлеваются.

3.7.12. Документ (поручение) считается исполненным, если проведены предусмотренные в документе мероприятия, рассмотрены по существу поставленные в нем вопросы и даны соответствующие письменные (устные) ответы или поставленные в документе вопросы решены в оперативном порядке. О результатах должно быть сообщено автору документа (когда это требуется по содержанию документа).

Запросы по исполняемому документу в федеральные государственные учреждения, федеральные государственные унитарные предприятия, подведомственные Роскультуре, и другие организации, а также промежуточные доклады о ходе исполнения не могут являться основанием для признания документа (поручения) исполненным.

3.7.13. После исполнения документа проставляется отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.7.14. Исполнитель обязан в срок не позднее 10 дней после исполнения документа передать его лицу, ответственному за организацию делопроизводства в подразделении, для формирования дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

3.7.15. Особенности исполнения поручений Президента Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах Президента Российской Федерации и Правительства (далее - акты и поручения Президента Российской Федерации и Правительства), протоколах заседаний Правительства, поручений Председателя Правительства, Заместителя Председателя Правительства, писем Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства (далее - органы):

поручения, а также письма, поступающие в Роскультуру непосредственно из указанных в настоящем пункте Инструкции органов, исполняются в Роскультуре в порядке и сроки, установленные этими органами. Если не указан срок исполнения, то документ исполняется в срок не более 30 дней с даты его подписания;

ответы направляются непосредственно в органы и организации в соответствии с указанием вышеупомянутых органов;

если Минкультуры России направило в Роскультуру поручение или письмо о представлении соответствующей информации по поручению или письму данных органов, поступивших ранее непосредственно на исполнение в Роскультуру, то руководитель подразделения, являющегося ответственным исполнителем по таким документам, направляет в Минкультуры России информацию об имеющемся документе по данному вопросу с последующим при необходимости направлением в Минкультуры России копии соответствующего ответа;

по поручениям, не исполненным в установленный срок, руководители подразделений Роскультуры, ответственные за исполнение поручения, в течение 3-х дней после истечения срока, данного на исполнение поручения, представляют руководству Роскультуры объяснения о причинах его неисполнения с указанием мер ответственности в отношении виновных в этом работников;

в случае непосредственного получения структурным подразделением поручения от руководства Минкультуры России, департаментов Министерства, органов государственной власти Российской Федерации, а также иных федеральных органов исполнительной власти, то их выполнение согласовывается с руководителем Роскультуры или с курирующим данное подразделение заместителем руководителя.

3.7.16. Подразделение, определенное ответственным исполнителем поручения, представляет проект доклада (ответа) руководству Роскультуры для подписания не позднее чем за 2 дня до истечения установленного в поручении (резолюции) срока.

3.7.17. Изменение ответственного исполнителя и состава соисполнителей осуществляется:

по документам, направленным на исполнение поручением руководителя Роскультуры или заместителя руководителя, - на основании резолюции руководителя (заместителя руководителя), давшего поручение, или по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений;

по документам, направленным на исполнение службой ДОУ, - по договоренности соответствующих руководителей структурных подразделений.

Изменение ответственного исполнителя и соисполнителей оформляется (учитывается) службой ДОУ.