IV. ФОРМЫ УЧЕТНЫХ ДОКУМЕНТОВ

7. Документами персонального учета являются:

1) Личное дело сотрудника, структура и порядок ведения которого указаны в приложении N 2 к настоящей Инструкции.

2) Алфавитная карточка формы N 1 (приложение N 3), на основании которой во ФСИН России формируется единая алфавитная картотека сотрудников УИС. Картотека используется для ведения справочно-поисковой работы в отношении данной категории лиц.

3) Служебная карточка формы N 2 (приложение N 4), на основании которой в территориальных органах УИС формируются алфавитные картотеки личного состава. В отсутствие личного дела позволяет получать основные биографические данные сотрудника, сведения о его службе в учреждениях и органах УИС, органах внутренних дел, на военной службе, о работе в гражданских учреждениях, организациях, на предприятиях и т.п.

4) Штатно-должностная книга (приложение N 5) и должностная карточка формы N 3 (приложение N 6) предназначены для оперативного контроля за укомплектованностью штатных должностей сотрудников и служащих, а также качественным составом кадров.

5) Карточка пономерного учета формы N 4 (приложение N 7) предназначена для организации учета сотрудников, имеющих специальные звания среднего, старшего и высшего начальствующего состава УИС, в целях ведения справочно-поисковой работы.

6) Карточка сотрудника, имеющего высшее специальное звание, формы N 5 (приложение N 8), на основании которой в управлении кадров и профессионального образования ФСИН России формируется картотека лиц, имеющих специальные звания от генерал-майора внутренней службы и выше.

7) Карточка сотрудника, прикомандированного к представительным органам государственной власти и органам государственного управления, формы N 6 (приложение N 9) предназначена для учета лиц, прикомандированных к представительным органам государственной власти и органам государственного управления с оставлением в кадрах УИС.

8) Карточка сотрудника, награжденного высшими наградами Российской Федерации, формы N 7 (приложение N 10) предназначена для учета и организации работы с сотрудниками и служащими УИС, имеющими звание Героя Российской Федерации.

9) Сокращенное личное дело ведется на служащих, допущенных к особой важности, совершенно секретным и секретным документам и работам.

8. Заполнение документов персонального учета производится аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой) черного, синего или фиолетового цвета или на пишущей машинке. Сокращения допускаются в исключительных случаях, если они носят общепринятый характер и толкуются однозначно. Не допускается сокращение фамилий, имен, отчеств, названий регионов, населенных пунктов, улиц, учреждений и органов УИС.

9. Документами количественного (статистического) учета кадров являются действующие формы статистической отчетности по различным аспектам работы с кадрами.

10. Форма, порядок и сроки представления документов персонального и количественного учета в УИС определяются Табелем отчетности по кадрам УИС.