Приложение N 2. Правила оформления и ведения личных дел сотрудников уголовно-исполнительной системы

Приложение N 2

к Инструкции

по учету кадров УИС

ПРАВИЛА

ОФОРМЛЕНИЯ И ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ СОТРУДНИКОВ

УГОЛОВНО-ИСПОЛНИТЕЛЬНОЙ СИСТЕМЫ

1. Личные дела оформляются и ведутся кадровыми аппаратами УИС на всех сотрудников, состоящих на службе в УИС, по установленной форме (приложение А).

2. Личное дело является основным документом, в котором сосредоточиваются материалы, отражающие служебную деятельность сотрудников УИС, в отдельных случаях также служащих. На основе материалов личного дела производится исчисление выслуги лет для выплаты процентной надбавки за выслугу лет к окладу денежного содержания и назначения пенсии (приложение Б).

В личном деле должно быть отражено прохождение службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, Федеральной службе железнодорожных войск Российской Федерации, иной военной службы и службы, приравненной к ней, а также работа в гражданских организациях, учреждениях и на предприятиях.

Личное дело должно содержать как биографические данные сотрудника, так и материалы, характеризующие его деловые и моральные качества, а также его профессиональный уровень.

3. Личное дело является секретным документом (документом, содержащим персональные данные) и состоит из пяти частей. В личном деле документы подшиваются или скрепляются специальным устройством, обеспечивающим их надежное крепление.

В первой части хранятся: послужной список, а также документы, подтверждающие (устанавливающие) стаж службы (выслугу лет) или ее отдельные периоды, справка-объективка и т.п. (приложение В).

Во второй части - заявление о приеме на службу и заключение о приеме на службу в УИС, заполненный бланк контракта (подписанный сторонами), представление к присвоению специальных званий, наградные листы, аттестации, служебные характеристики и другие документы, связанные с прохождением службы.

В третьей части - заявление о рассмотрении документов с целью изучения возможности приема на службу в УИС, анкета, автобиография (написанная от руки или напечатанная на компьютере), а также иные документы, связанные с изучением кандидата на службу (кроме тех, которые хранятся в пятой части), заключение военно-врачебной комиссии, психодиагностической экспертизы, обязательство о неразглашении сведений, составляющих государственную и служебную тайну, бланк с текстом присяги, подписанный сотрудником, копии актов гражданского состояния, документов об окончании образовательного учреждения и т.п.

В четвертой части - архивные материалы (устаревшие анкеты, автобиографии, материалы, связанные с прохождением службы, заключения по материалам служебных проверок, связанных с нарушением законности и служебной дисциплины, и т.п.). В случае, если факты нарушения законности и служебной дисциплины не подтвердились, приобщать соответствующие заключения к материалам личного дела запрещается. Материалы служебных проверок в личном деле не хранятся.

В пятой части хранятся материалы проверки по оперативным учетам и месту жительства.

Материалы четвертой и пятой частей хранятся в отдельных папках и, как и справка-объективка, вкладываются в личное дело.

4. Послужной список личного дела является документом, отражающим прохождение службы лицами рядового и начальствующего состава. Он составляется работником кадрового аппарата на основании анкеты, автобиографии, военного билета, трудовой книжки, приказов и других документов. Записи производятся разборчиво, аккуратно, от руки без сокращений и подчисток.

Внесение в послужной список данных, не предусмотренных его формой, запрещается.

Послужной список подписывается руководителем кадрового аппарата с приложением гербовой печати органа УИС. С оформленным послужным списком знакомится сотрудник и в подтверждение правильности внесенных в него сведений расписывается.

В последующем сотрудник знакомится с записями в послужном списке не реже одного раза в пять лет, а также перед убытием к новому месту службы, перед представлением к увольнению.

5. При составлении и последующем ведении послужного списка необходимо руководствоваться следующим:

5.1. В раздел 9 заносятся данные о выполняемой работе с начала трудовой деятельности (исключая службу в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, Федеральной службе железнодорожных войск Российской Федерации, иную военную службу и службу, приравненную к ней, а также аналогичную службу в государственных структурах СССР и стран СНГ), в том числе учеба в гражданских высших и средних специальных образовательных учреждениях.

При наличии перерывов указывается их причина, например: "Служил в Вооруженных Силах", "временно не работал в связи с невозможностью трудоустройства" и т.п.

Основными документами для внесения записей являются трудовая книжка и диплом. Подтверждение отдельных периодов трудовой деятельности может производиться на основании оформленных по установленной форме справок учреждений, организаций и предприятий различных форм собственности.

5.2. В разделе 10 в хронологическом порядке производится запись сведений о прохождении службы в Вооруженных Силах Российской Федерации, органах и внутренних войсках Министерства внутренних дел Российской Федерации, Федеральной службе охраны Российской Федерации, Министерстве Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, Службе внешней разведки Российской Федерации, Федеральной службе безопасности Российской Федерации, Федеральном агентстве правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации, Федеральной службе железнодорожных войск Российской Федерации, иной военной службы и службы, приравненной к ней, а также об аналогичной службе в государственных структурах СССР и стран СНГ на должностях, подлежащих замещению рядовым, сержантским, старшинским составом, прапорщиками, мичманами и лицами начальствующего и офицерского состава. Здесь же указываются сведения о прикомандировании лиц рядового и начальствующего состава к иным федеральным органам исполнительной власти с оставлением в кадрах УИС в соответствии с действующим законодательством.

Основными документами для внесения записей в раздел 10 являются приказы назначающих инстанций по личному составу, личные дела офицеров, военные билеты.

В исключительных случаях, когда отсутствуют архивные материалы и невозможно установить номера и даты приказов о назначении, перемещении или увольнении сотрудников, отдельные периоды их службы могут быть подтверждены другими документами: аттестациями, служебными характеристиками, представлениями к награждению и присвоению специальных, воинских званий, предписаниями, справками воинских частей, учреждений и архивов, военными билетами, удостоверениями, денежными и вещевыми аттестатами, устаревшими послужными списками, а также свидетельскими показаниями бывших сослуживцев. При использовании письменных подтверждений бывших сослуживцев необходимо предварительно (путем просмотра их личных дел, личных бесед) убедиться, что они в указываемый период действительно совместно служили с сотрудником, службу которого необходимо подтвердить.

После всестороннего анализа и сопоставления всех собранных документов (в том числе и показаний сослуживцев) кадровыми аппаратами учреждений и органов УИС составляется мотивированное заключение о подтверждении службы с указанием наименования документов и содержащихся в них конкретных данных, свидетельствующих о пребывании сотрудника на службе в тот или иной период.

С утверждением заключения руководителем учреждения или органа УИС подтверждаемый период службы оформляется приказом по личному составу назначающей инстанции, в номенклатуру которого входит занимаемая сотрудником должность.

Номер, дата приказа и наименование инстанции, его издавшей, записывается напротив каждого периода службы, подтвержденного этим приказом.

Записи, произведенные в разделе 10, заверяются подписью руководителя кадрового аппарата или его заместителя и гербовой печатью учреждения и органа УИС в случае увольнения сотрудника со службы либо его исключения из списков личного состава.

5.3. В разделе 11 фиксируются результаты аттестации сотрудника. Выводы по результатам аттестации и рекомендации аттестационной комиссии записываются в строгом соответствии с текстом аттестации.

5.4. В раздел 12 в хронологическом порядке заносятся периоды службы, в течение которых сотрудник принимал участие в боевых действиях или выполнял служебные обязанности в условиях чрезвычайного положения.

Наименование региона указывается в соответствии с действующим на тот момент административно-территориальным делением.

Время, в течение которого он находился в этом регионе, записывается на основании приказа о зачете этого периода службы в выслугу лет для назначения пенсии на льготных условиях. Указывается номер и дата соответствующего приказа, а также наименование инстанции, издавшей его.

Записи, произведенные в разделе 12, заверяются подписью руководителя кадрового аппарата или его заместителя и гербовой печатью учреждения и органа УИС.

5.5. Раздел 13 содержит сведения о ранениях и травмах, полученных сотрудником в ходе исполнения им служебных обязанностей по охране общественного порядка, борьбе с преступностью, ликвидации пожаров и последствий стихийных бедствий. При этом не имеет значения, произошло ли данное событие в служебное или не служебное время. Учитываются травмы и ранения, в результате которых произошла временная или постоянная утрата трудоспособности. Их характер указывается на основании документов, выданных лечебными учреждениями. Здесь же кратко излагаются обстоятельства, при которых они были получены.

5.6. В разделе 14 сведения о награждении орденами и медалями России, СССР и иностранных государств, а также о присвоении званий Героя России, Героя СССР, Героя социалистического труда и других почетных званий записываются на основании документов, содержащих решение награждающей инстанции.

5.7. В разделе 15 записываются дисциплинарные взыскания, объявленные в приказах.

5.8. В разделе 16 записываются все выезды за границу в период прохождения службы в органах внутренних дел, уголовно-исполнительной системе, Вооруженных Силах, а также органах федеральной исполнительной власти, служба в которых отражается в разделе 10 послужного списка.

5.9. В разделе 17 записываются данные об участии сотрудника в работе представительных органов государственной власти и органов государственного управления без освобождения от занимаемой должности.

5.10. В разделе 18 указываются фамилии, имена, отчества и места жительства родителей сотрудника либо лиц, заменивших их.

5.11. В разделе 19 указывается семейное положение сотрудника, а затем записываются данные жены (мужа), детей (в том числе усыновленных и тех, на которых выплачиваются алименты) и лиц, состоящих на его (ее) иждивении. Запись сведений о семейном положении (в том числе усыновлении, расторжении брака, рождении детей, смерти членов семьи и т.п.) производится только на основании соответствующих свидетельств, выдаваемых органами ЗАГС.

5.12. В разделе 20 записывается адрес сотрудника, по которому он постоянно проживает.

6. Составленные послужные списки должны вестись на протяжении всей службы в УИС. Пересоставление послужных списков допускается только с разрешения руководителя кадрового аппарата органа УИС.

7. Во второй и третьей частях личного дела документы располагаются в хронологическом порядке.

Анкета и автобиография пишутся кандидатом на службу в органы УИС собственноручно и приобщаются к материалам третьего раздела. Кроме того, анкеты заполняются сотрудником каждый раз при продлении (перезаключении) контракта о службе в органах УИС.

В случае изменения данных, изложенных в анкете и автобиографии (вступление в брак, изменение фамилии, рождение ребенка и т.п.), сотрудник сообщает об этом рапортом в кадровый аппарат по месту службы. При существенном изменении биографических данных руководитель кадрового аппарата может принять решение о заполнении новых анкеты и автобиографии. Рапорт, новые анкета и автобиография помещаются в третий раздел личного дела.

8. На оборотной стороне титульной обложки личного дела должна быть фотокарточка (анфас) размером 9 x 12 см. Лица, имеющие специальные звания, фотографируются в установленной повседневной форме одежды (без шинели и головного убора). На оборотной стороне фотокарточки записываются фамилия, имя, отчество сотрудника, которые заверяются подписью работника кадрового аппарата или непосредственного начальника. При присвоении очередного звания фотокарточка заменяется.

На второй внутренней стороне обложки подклеивается конверт, в котором хранятся трудовая книжка и военный билет (лиц, состоящих на спецучете). Конверт снабжается бланком описи для регистрации хранящихся в нем документов.

Хранящаяся в конверте трудовая книжка регистрируется в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним и пересылается вместе с личным делом.

9. Документы, находящиеся в личном деле и конверте, нумеруются и вносятся в соответствующие описи. Каждый документ записывается отдельно с указанием его наименования, количества листов и даты приобщения к материалам личного дела.

Отметки о наличии в личном деле материалов проверки по оперативным учетам и месту жительства, архивных материалов, личного дела (сокращенного) офицера ставятся на специальном бланке, который подклеивается под конвертом.

10. Личные дела военнослужащих, прибывших для прохождения службы в УИС, а также военнообязанных запаса хранятся в нерасшитом виде с основным личным делом.

11. Оформление, уточнение прохождения службы и выверка личного дела, а также своевременное получение необходимых характеризующих материалов и документов об изменении в учетных данных (образовании, местожительстве, семейном положении и др.) сотрудников во всех кадровых аппаратах возлагается на лиц, занимающихся вопросами подбора и расстановки кадров.

12. Изъятие документов из личного дела, а также хранение в нем документов, не предусмотренных настоящими Правилами, запрещаются. Изъятие документов может быть произведено в исключительных случаях лишь с санкции руководителя органа УИС или руководителя кадрового аппарата. Вместо изъятого документа в соответствующую часть личного дела вкладывается справка с указанием причин изъятия документа (в случае изъятия документа в описи соответствующей части делается отметка о местонахождении документа).

Во всех случаях, когда с документов, находящихся в личном деле, снимается копия, на подлинном документе делается пометка, для кого и когда снята.

13. Учет и хранение личных дел организуется кадровым аппаратом. Личные дела подлежат регистрации и сдаче на хранение не позднее 5-дневного срока после издания приказа о назначении на должность (приложения N 4, 5, 6).

14. Сотрудникам УИС, уволенным со службы, выдаются военный билет, сданный при поступлении на службу, и трудовая книжка, заполненная в соответствии с требованиями Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 г. N 225.

Уволенный сотрудник предупреждается о необходимости поставки на воинский учет по месту жительства в соответствии с действующим законодательством.

По факту предупреждения о необходимости постановки на воинский учет и получения на руки военного билета составляется расписка произвольной формы, которая приобщается к материалам личного дела уволенного сотрудника.

Одновременно с выдачей документов об увольнении сотрудникам, имеющим офицерские звания, в военный комиссариат по месту жительства высылается личное дело (сокращенное) офицера запаса, а также копия (выписка) приказа об увольнении, заверенная подписью руководителя кадрового аппарата или его заместителя и гербовой печатью органа УИС.

Архивные личные дела сотрудников УИС, уволенных со службы, сдаются на хранение в архив ФСИН России.

15. На гражданский персонал, допущенный к особой важности, совершенно секретным и секретным работам и документам, кадровые аппараты органов УИС оформляют и ведут сокращенные личные дела установленной формы. Личные дела этой категории лиц состоят из четырех частей. Послужной список отсутствует.

В первой части хранятся материалы, связанные с их работой в органах УВД и УИС (заявление о приеме на работу, характеристики, наградные материалы и др.), а во второй - анкеты, автобиографии и т.п. В третьей части хранятся материалы проверок отдельных фактов трудовой деятельности. В четвертой части (в отдельной папке) хранятся материалы проверки по оперативным учетам и месту жительства.

На оборотной стороне титульной обложки личного дела должна быть фотография размером 9 x 12 см (без верхней одежды и головного убора). На оборотной стороне фотографии записываются фамилия, имя, отчество работника, которые заверяются подписью сотрудника кадрового аппарата или непосредственного начальника. Опись документов, находящихся в личном деле, ведется в порядке, установленном пунктом 9 настоящих Правил.