II. Порядок регистрации, рассмотрения, разрешения и контроля письменных обращений граждан

II. Порядок регистрации, рассмотрения,

разрешения и контроля письменных обращений граждан

5. Письменные обращения граждан, поступившие в таможенный орган, подлежат обязательному рассмотрению. Отказ в рассмотрении обращений по вопросам, относящимся к компетенции таможенного органа, недопустим. Если ответ по существу поставленного в обращении вопроса не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений.

6. Письменное обращение должно содержать в обязательном порядке либо наименование органа, в которое направляется обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации обращения, суть предложения, заявления или жалобы, личную подпись и дату.

7. В случае, если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, и почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается.

О содержании данных обращений докладывается руководству таможенного органа, если в них содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем.

8. Если письменное обращение содержит нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностных лиц таможенного органа, а также членов их семей, то такое обращение остается без ответа по существу поставленных в нем вопросов, а гражданину, направившему обращение, сообщается о недопустимости злоупотребления правом.

9. Если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в структурные подразделения таможенного органа, о чем сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.

10. Если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно ранее давались письменные ответы по существу, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, руководитель таможенного органа или лицо, его замещающее, вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в таможенный орган. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.

11. Обращения граждан, поступившие по информационным системам общего пользования, подлежат рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией, и должны содержать в обязательном порядке фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) обратившегося, почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации обращения, адрес электронной почты (при наличии), суть предложения, заявления или жалобы.

12. Ответ на обращения, поступившие по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.

13. Обращения граждан поступают в виде предложений, заявлений, жалоб и подлежат централизованной регистрации в течение трех дней с момента поступления в отдел документационного обеспечения (ОДО) таможенного органа (регионального таможенного управления, таможни, таможенного поста).

14. Порядок регистрации и исполнения обращений граждан, поступивших в таможенный пост (в составе таможни) минуя ОДО таможни, осуществляется в соответствии с пунктами 3, 13 настоящей Инструкции.

15. Поступающие в таможенный орган обращения граждан регистрируются в ОДО. На обращении проставляется регистрационный штамп (приложение N 1 к Инструкции). Основные реквизиты обращения вносятся в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) обращения в используемой в таможенных органах автоматизированной поисковой системе.

16. В РКФ вносятся следующие основные реквизиты обращений граждан:

- наименование вида обращения;

- кому адресовано обращение;

- ф.и.о. заявителя, адрес, дата, исходящий регистрационный номер документа;

- дата регистрации обращения, регистрационный номер;

- количество листов обращения;

- заголовок к тексту обращения;

- аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);

- подразделение-исполнитель;

- срок исполнения обращения;

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

- движение обращения;

- отметка об исполнении обращения и направлении его в дело.

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- наличие приложений;

- постановка на контроль, промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения;

- тематика обращений (рубрикатор);

- совместное рассмотрение;

- вид передачи обращения (почтой, факсом).

17. На документы, внесенные в автоматизированную поисковую систему, распечатывается сокращенная форма регистрационно-контрольной карточки (далее - РКК) в двух экземплярах. Один экземпляр карточки с подписью ответственного за делопроизводство структурного подразделения в получении документа помещается в картотеку ОДО, другой вместе с документом передается в структурное подразделение на исполнение.

18. Регистрационный номер обращения переносится из РКФ обращения в регистрационный штамп.

19. Регистрационный номер состоит из начальной буквы фамилии автора обращения и порядкового номера обращения, например, А-1.

Если обращение поступило от иностранного гражданина, добавляется индекс "и", например, Б-2и.

На коллективных обращениях проставляется индекс "Кл", например, Кл-3.

20. Повторными считаются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу:

если заявитель не удовлетворен данным ему ответом по первоначальному обращению;

если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения и ответ заявителю не дан.

Повторному обращению присваивается очередной регистрационный номер, а в РКФ обращения и обоих экземплярах РКК делается отметка "Повторно".

21. Не считаются повторными:

письма одного и того же автора, но по разным вопросам;

обращения одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в таможенный орган, или обращения этого же лица с одинаковым текстом.

22. Зарегистрированные в ОДО обращения граждан направляются:

а) адресованные конкретным должностным лицам - как правило, этим лицам;

б) в зависимости от содержания: руководству таможенного органа - для рассмотрения и написания резолюций, соответствующим структурным подразделениям - если затронутые в обращении вопросы не требуют указаний руководства таможенного органа по их решению и исполнению.

23. После рассмотрения руководством таможенного органа обращения граждан возвращаются в ОДО, где содержание резолюций переносят в РКФ обращения.

24. Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан и соблюдение установленных сроков возлагается на руководство таможенного органа.

25. Руководители таможенных органов, его структурных подразделений при рассмотрении обращений граждан обязаны:

разбирать обращения по существу, при необходимости запрашивать требуемую информацию, направлять должностных лиц для проверки фактов нарушения прав граждан, принимать обоснованные решения, обеспечивать их полное исполнение; своевременно давать мотивированные, со ссылкой на законодательство ответы; разъяснять порядок обжалования решений;

осуществлять контроль за своевременным, качественным рассмотрением обращений и принимать меры к устранению причин, порождающих нарушение прав и охраняемых законом интересов граждан.

26. Запрещается направлять обращения граждан на рассмотрение тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

27. Письменные обращения, содержащие вопросы, не входящие в компетенцию таможенного органа, направляются в семидневный срок по принадлежности, о чем уведомляется заявитель.

28. Поступившие в структурные подразделения письменные обращения граждан исполняются в срок до 30 дней со дня регистрации письменного обращения, если иной срок (менее 30 дней) не установлен в поручении руководства таможенного органа.

В исключительных случаях срок рассмотрения письменного обращения может быть продлен руководителем таможенного органа, давшим соответствующее поручение, но не более чем на 30 дней. О продлении срока рассмотрения сообщается гражданину, направившему письменное обращение.

29. В случае необходимости рассмотрение письменных обращений граждан осуществляется с выездом на место должностных лиц соответствующих структурных подразделений. Решение о таком рассмотрении принимается начальником таможенного органа или его заместителем.

30. Контроль за сроками исполнения обращений граждан осуществляют ОДО и ответственные за делопроизводство структурных подразделений.

31. Контроль за сроком рассмотрения обращений граждан, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и их должностных лиц, в соответствии с главой 7 Таможенного кодекса Российской Федерации и обращений граждан в соответствии со статьями 23, 25 Таможенного кодекса Российской Федерации осуществляет соответствующее структурное подразделение таможенного органа. В этих случаях в РКФ обращения вносится соответствующая отметка.

32. Обращения граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.

33. Ответы на обращения граждан должны быть аргументированными, по возможности со ссылкой на нормы законодательства Российской Федерации, с разъяснением всех затронутых в них вопросов, а если в удовлетворении обращения заявителю отказано - содержать разъяснение порядка обжалования принятого решения с указанием органа (должностного лица), к которому может быть направлена жалоба.

34. Ответ на обращение гражданина подписывается начальником таможенного органа или его заместителем.

35. Ответ автору обращения, проживающему в иностранном государстве, направляется в соответствии с установленным порядком. Адрес на конверте с обязательным указанием почтового индекса автора заполняет исполнитель на русском языке, а также дублирует буквами латинского алфавита (адрес на иностранном языке, указанный автором в обращении).

36. Ответ на коллективное обращение граждан направляется на имя первого лица, указанного в обращении (если в обращении не оговорено конкретное лицо).

37. Ответ автору обращения оформляется на бланке письма таможенного органа, при этом не указываются:

в реквизите "Подпись" - специальное звание должностного лица;

фамилия и номер телефона исполнителя (указанный реквизит проставляется на втором, визовом экземпляре).

38. Подписанный ответ на обращение регистрируется в ОДО таможенного органа. Индекс ответа состоит из входящего регистрационного номера и индекса дела (по номенклатуре), формируемого по данному вопросу. В РКФ обращения вносятся отметки об исполнении. Распечатанный новый экземпляр сокращенной РКК с отметками об исполнении помещается в картотеку исполненных обращений, а первоначальные карточки по данному обращению уничтожаются.

39. На каждом обращении после окончательного исполнения должна быть надпись "В дело" и личная подпись руководителя, принявшего это решение.

Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы по их исполнению направлять и подшивать в дела запрещается.

40. Исполненные обращения граждан со всеми относящимися к ним документами формируются в дела по вопросам, направлениям или видам деятельности в соответствующих структурных подразделениях таможенного органа.

41. Дела с обращениями граждан хранятся в течение сроков, предусмотренных номенклатурой дел, утвержденной руководством таможенного органа, а по истечении указанных сроков выделяются к уничтожению в установленном порядке.

42. Таможенный орган ежеквартально представляет в ФТС России информацию о количестве рассмотренных обращений граждан (приложение N 2 к Инструкции), а также аналитические данные о работе с обращениями граждан в соответствии с установленным ФТС России порядком.