4. Личный прием граждан

4.1. Прием граждан осуществляется в целях оперативного рассмотрения их обращений, относящихся к компетенции Судебного департамента.

4.2. Организация личного приема граждан в Судебном департаменте возлагается на начальника отдела обращений и приема граждан Управления делами.

4.3. Прием граждан осуществляется с 9.30 до 17.30 (кроме праздничных, выходных дней и перерыва на обед - с 13.00 до 13.45), в пятницу - с 9.30 до 16.15, в помещении приемной Судебного департамента, в которое посетитель проходит с пропуском в сопровождении работника отдела обращений и приема граждан Управления делами.

4.4. Личный прием граждан проводится двумя гражданскими служащими отдела обращений и приема граждан, в необходимых случаях - с участием специалистов соответствующих структурных подразделений.

4.5. Прием граждан ведется в порядке очередности.

Граждане, находящиеся в нетрезвом состоянии, на личный прием не допускаются.

4.6. При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий личность.

Работники Судебного департамента, проводящие прием, обязаны сообщить посетителю свои фамилию, имя, отчество, должность и дать в пределах своих полномочий разъяснения по поставленным вопросам.

4.7. Сведения о гражданине, краткое содержание обращения заносятся в учетные формы (приложения 6, 7).

4.8. При проведении личного приема граждан оформляется карточка личного приема гражданина (приложение 8).

4.9. Основными сведениями об осуществлении приема, подлежащими учету, являются:

дата и время приема;

фамилия, имя, отчество гражданина, почтовый адрес, реквизиты документа, удостоверяющего его личность;

краткое содержание устного обращения;

фамилия должностного лица, осуществляющего прием;

сведения о результатах приема.

4.10. Во время личного приема граждан, а также при их обращении по телефону могут даваться устные разъяснения по вопросам, относящимся к компетенции Судебного департамента.

4.11. В случае, если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Судебного департамента, гражданину разъясняется, куда и в каком порядке следует обратиться.

4.12. Если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов в порядке, предусмотренном Инструкцией.

4.13. Устный ответ или разъяснение на устное обращение дается гражданину, как правило, в день обращения. Если дать устный ответ в день обращения не представляется возможным или гражданин настаивает на предоставлении письменного ответа, ему дается разъяснение о сроке и порядке получения ответа.

4.14. Для получения письменного ответа по устному обращению гражданину предлагается удостоверить собственноручной подписью в карточке личного приема гражданина (регистрационной карточке) правильность изложения его обращения работником Судебного департамента.

4.15. Обращение, полученное в ходе личного приема, регистрируется, учитывается и рассматривается с учетом требований Инструкции.

4.16. На письменном обращении, полученном на личном приеме, проставляется штамп "Приемная", в котором указываются дата и подпись лица, принявшего обращение (приложение 9).

4.17. Генеральный директор Судебного департамента, его заместители и руководители соответствующих структурных подразделений осуществляют прием в установленные для этих должностных лиц дни и часы приема.

4.18. Предварительную запись гражданина на личный прием к Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям, подготовку документов и оформление обращения осуществляет начальник отдела обращений и приема граждан Управления делами.

4.19. Обращение, подлежащее рассмотрению на приеме, не менее чем за три дня до даты приема с другими документами докладывается руководителем соответствующего структурного подразделения Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям.

4.20. Не относящиеся к компетенции Судебного департамента письменные обращения, принятые по настоянию посетителя, направляются по принадлежности с уведомлением заявителя либо возвращаются заявителю по почте с указанием, куда и в каком порядке ему следует обратиться.

4.21. В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.

4.22. В случае грубого, агрессивного поведения гражданина прием может быть прекращен. При необходимости может быть вызван сотрудник охраны. Информация о поведении гражданина отражается в карточке личного приема гражданина.