3. Делопроизводство по обращениям

3.1. Делопроизводство по обращениям ведется отдельно от других видов делопроизводства в отделе обращений и приема граждан Управления делами с соблюдением необходимых требований Инструкции по делопроизводству.

3.2. Прием и первичная обработка обращений осуществляется централизованно отделом документационного обеспечения Управления делами.

Обращения, поступившие почтой, передаются отделом документационного обеспечения Управления делами в тот же день после проставления на них штампа с указанием даты поступления в отдел обращений и приема граждан.

3.3. Обращение, поступившее с сопроводительным документом государственного органа, органа местного самоуправления, учитывается по фамилии заявителя с указанием реквизитов сопроводительного документа.

3.4. Обращения подлежат регистрации в отделе обращений и приема граждан Управления делами в день получения, но не позднее трех дней после поступления.

3.5. Регистрация обращений ежегодно начинается с номера 1. Не допускается перерегистрация обращений, не рассмотренных в истекшем году, с последующим присвоением порядкового номера текущего года.

3.6. Регистрация обращений осуществляется в учетных формах (приложения 1, 2). Одновременно на впервые поступившее обращение составляется алфавитно-учетная карточка (приложение 3) по первой букве фамилии гражданина (на коллективные обращения карточка заполняется по фамилии первого заявителя или по наименованию организации, делается пометка "Коллективная").

3.7. На алфавитно-учетной карточке проставляется номер, в котором первая цифра обозначает порядковый номер алфавитно-учетной карточки на день поступления, вторая и последующие - год поступления обращения.

3.8. При регистрации обращения на оборотной стороне последнего листа обращения или на свободном от текста месте проставляется штамп Судебного департамента (приложение 4), на котором указываются регистрационный номер, дата поступления и количество листов. Если обращение поступило с сопроводительным документом, то штамп с реквизитами проставляется на сопроводительном письме. На обороте последнего листа прилагаемых документов ставится штамп (приложение 5).

3.9. Присваиваемый обращению регистрационный номер состоит из двух частей. Первая часть (неизменная) "СД-6ог/", в которой: "СД-6" - индекс Управления делами; "ог" - сокращенное обозначение отдела обращений и приема граждан. Вторая часть имеет цифры, обозначающие: первое число - порядковый номер по учетной форме; второе - порядковый номер алфавитно-учетной карточки; третье и последующие - год поступления обращения.

3.10. Входящий регистрационный номер закрепляется за обращением и сохраняется при регистрации ответов (писем) на данное обращение. В ходе рассмотрения обращения вся переписка по нему, в том числе при движении обращения внутри Судебного департамента, осуществляется за одним номером, присвоенном ему при регистрации. В учетные формы вносятся соответствующие сведения.

3.11. По обращению, приобщенному к ранее поступившим материалам, срок его рассмотрения соответствует сроку рассмотрения первого обращения. При этом в ответе гражданину обязательна ссылка на все поступившие обращения и адресаты (если они имеются).

3.12. Повторное обращение регистрируется так же, как первичное.

На обращении в свободном от текста месте проставляется штамп "ПОВТОРНО". О повторности делается отметка в алфавитно-учетной карточке.

3.13. Данные каждого обращения заносятся в хронологическом порядке в учетную форму - программный комплекс автоматизированной системы учета, контроля и анализа обращений граждан (подсистема "Обращения граждан").

3.14. После регистрации обращение в тот же день передается в соответствующее структурное подразделение Судебного департамента для исполнения.

3.15. Если в обращении затрагиваются вопросы, подлежащие рассмотрению в нескольких структурных подразделениях Судебного департамента, начальник отдела обращений и приема граждан Управления делами готовит предложения заместителю Генерального директора, координирующему деятельность структурных подразделений Судебного департамента, о рассмотрении обращения.

Подлинник обращения передается ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым, или с отметкой "Ответственный", копии - соисполнителю.

Решение, принятое по такому обращению, должно быть согласовано между всеми подразделениями, участвующими в рассмотрении. В случае возникновения разногласий окончательное решение принимает лицо, давшее поручение.

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке ответа заявителю или письма в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, а также за рассмотрение обращения в установленный срок.

3.16. Обращения, переданные в структурные подразделения аппарата Судебного департамента ошибочно, возвращаются в тот же день в отдел обращений и приема граждан Управления делами.

3.17. Передача зарегистрированных обращений осуществляется через работников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента, и секретарей заместителей Генерального директора под роспись. При этом в учетные формы обязательно вносится дата передачи, фамилия исполнителя, подпись.

3.18. Зарегистрированное обращение, поступившее из отдела обращений и приема граждан Управления делами в структурное подразделение аппарата Судебного департамента, учитывается в подразделении с сохранением регистрационного номера.

3.19. Руководитель структурного подразделения Судебного департамента после получения зарегистрированного обращения определяет исполнителя, срок и порядок рассмотрения, а также необходимость осуществления контроля. Запрещается на тексте обращения делать какие-либо записи. Допускается с помощью маркера выделять отдельные участки текста, имеющие принципиальное значение и требующие особого внимания в ходе непосредственного разрешения обращения исполнителем.

3.20. Непосредственное ведение делопроизводства в структурных подразделениях аппарата Судебного департамента осуществляют лица, назначенные руководителями подразделений.

Принятые на работу в аппарат Судебного департамента работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией руководителями подразделений под расписку.

3.21. При исполнении обращения в структурном подразделении исполнитель готовит ответ за подписью начальника соответствующего главного управления, управления, самостоятельного отдела или их заместителей и визирует копию ответа.

(п. 3.21 в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.12.2007 N 167)

3.22. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию и номер его служебного телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

3.23. Ответ гражданину по обращению выполняется в письменной форме на официальном бланке структурного подразделения за подписью руководителя или его заместителя.

(в ред. Приказа Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.12.2007 N 167)

3.24. На коллективное обращение ответ направляется на фамилию первого заявителя с просьбой сообщить о результатах его рассмотрения другим авторам. В необходимых случаях по просьбе авторов ответ направляется конкретному лицу или отдельно каждому адресату.

На коллективное обращение работников организаций ответ направляется их руководителю с просьбой сообщить о результатах рассмотрения обратившимся подчиненным работникам.

3.25. Состав обязательных реквизитов, порядок их расположения на бланках писем регламентирован Инструкцией по делопроизводству.

3.26. Решение об окончании рассмотрения обращения принимает руководитель структурного подразделения.

В случаях, когда ответ заявителю не направляется, ответственный исполнитель списывает обращение справкой с изложением причины.

3.27. Материалы исполненного обращения с ответом заявителю передаются в отдел обращений и приема граждан Управления делами для доклада Генеральному директору и последующей отправки адресатам. Материалы формируются в отдельное производство.

3.28. Представляемые на подпись Генеральному директору Судебного департамента или его заместителям проекты ответов заявителям или писем в соответствующие органы с материалами исполненных обращений должны иметь необходимые визы: исполнителя, руководителя структурного подразделения, соисполнителей, редактора, начальника отдела обращений и приема граждан Управления делами или его заместителя.

3.29. Об утере обращения или документов по нему исполнитель сообщает руководителю структурного подразделения и в Управление делами. В этом случае руководитель подразделения назначает служебную проверку и о результатах докладывает Генеральному директору Судебного департамента. Материалы проверки передаются в Управление делами.

3.30. Законченные производством обращения хранятся в отделе обращений и приема граждан Управления делами в течение 5 лет. По истечении срока хранения они подлежат уничтожению.

3.31. Пакеты, в которые были вложены обращения, приобщаются к материалам дела в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, даты отправки и получения обращения.

3.32. Нерассмотренные обращения и неправильно оформленные документы подшивать в дела запрещается.

3.33. По письменной просьбе гражданина он может быть ознакомлен с документами и материалами, касающимися рассмотрения его обращения и находящимися в распоряжении Судебного департамента.

3.34. Ознакомление гражданина с интересующими его документами и материалами производится начальником отдела обращений и приема граждан Управления делами.

По просьбе гражданина ему могут быть выданы копии письменных ответов, поступивших в Судебный департамент из государственных органов, органов местного самоуправления в связи с его предыдущим письменным обращением, а также копия письменного ответа (уведомления) о результатах рассмотрения его обращения в Судебном департаменте, если указанные письменные ответы не были получены гражданином по независящим от него обстоятельствам.

Выдача гражданину копии истребуемого им документа осуществляется начальником отдела обращений и приема граждан Управления делами по согласованию с управляющим делами, о чем делается запись в учетных формах.