Приложение 3. Порядок хранения бухгалтерских документов

Приложение 3

ПОРЯДОК

ХРАНЕНИЯ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Содержащаяся в принятых к учету первичных документах информация, необходимая для отражения в бухгалтерском учете, накапливается и систематизируется в учетных регистрах, рекомендуемых Министерством финансов Российской Федерации или разработанных отраслевыми структурами при соблюдении общих методологических принципов. Информация о хозяйственных операциях, произведенных предприятием за определенный период времени, из учетных регистров переносится в сгруппированном виде в бухгалтерскую отчетность.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерская отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за обеспечение сохранности в период работы с ними и своевременную передачу их в архив несет главный бухгалтер.

Сроки хранения документов в архиве предприятия определяются в соответствии с "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденным Росархивом 06.10.2000:

бухгалтерские отчеты, балансы предприятий и пояснительные записки к ним, протоколы заседаний комиссий по рассмотрению и утверждению отчетов и балансов: годовые - 10 лет, квартальные - 3 года;

передаточные, разделительные, ликвидационные балансы и приложения, пояснительные записки к ним - 10 лет;

первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые, банковские документы, извещения банков и переводные требования, выписки банков, наряды на работу, табели, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету товарно-материальных ценностей, авансовые отчеты и другие) - 5 лет;

инвентарные карточки и книги учета основных средств - 3 года после их ликвидации;

доверенности (корешки доверенностей) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (в том числе аннулированные доверенности) - 3 года;

учетные регистры (Главная книга, журналы-ордера, разработанные таблицы и другие) - 5 лет;

вспомогательные и контрольные книги, журналы, картотеки, кассовые книги, оборотные ведомости - 5 лет;

расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выплату заработной платы, книги по учету депонированной заработной платы, журналы регистрации исполнительных листов - 5 лет;

журналы, книги регистрации счетов, кассовых ордеров, платежных поручений и др. - 5 лет;

документы по инвентаризации - 3 года;

сведения об учете фондов, лимитов заработной платы и контроле за их распределением, о расчетах по перерасходу и задолженности по заработной плате, об удержании из заработной платы, о выплате отпускных и выходных пособий и др. - 5 лет;

документы по выплате пособий, пенсий, листков нетрудоспособности по государственному социальному страхованию (копии отчетов, выписки из протоколов, заключения) - до минования надобности, но не менее 5 лет;

исполнительные листы - до минования надобности, но не менее 5 лет;

справки, представляемые в бухгалтерию на оплату учебных отпусков, получение льгот по налогам и др. - до минования надобности, но не менее 3 лет;

документы по дебиторской задолженности, недостачах, растрате, хищениях (справки, акты, обязательства, переписка) - до минования надобности, но не менее 5 лет;

акты документальных ревизий финансово-хозяйственной деятельности организаций, документы (справки, информации, докладные записки) к ним - 5 лет;

акты проверки кассы, правильности взимания налогов и другие - 5 лет;

паспорта зданий, сооружений (кроме памятников архитектуры, находящихся под охраной государства) и оборудования - 3 года после ликвидации основных средств;

договоры, соглашения (хозяйственные, операционные, трудовые и другие) - 5 лет после истечения срока действия договора, соглашения;

реестры договоров - 3 года;

договоры о материальной ответственности - 5 лет после увольнения материально-ответственного лица;

образцы подписей материально-ответственных лиц - до минования надобности.

Особое значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов - 75 лет.

Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

В случае прекращения деятельности организации документы, связанные с начислением и выплатой заработной платы работникам, подлежат сдаче в государственные архивы.

Для сдачи в архив документы подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

Меры, которые необходимо предпринять в связи с утерей (пропажей или гибелью) первичных бухгалтерских документов, указаны в следующих документах:

в Положении "О документах и документообороте в бухгалтерском учете", утвержденном Минфином СССР от 29.07.83 N 105;

в Инструкции "О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан", утвержденной Письмом Минфина РСФСР от 26.07.91 N 16/176.

В случае пропажи или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели.

В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.

Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Порядок проведения налоговых проверок изложен в Налоговом кодексе (часть первая) главе 14 "Налоговый контроль". Выемка документов производится в соответствии со статьей 94 НК РФ и с требованиями, изложенными в Инструкции Министерства финансов РСФСР от 26 июля 1991 г. N 16/176 "О порядке изъятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения, у предприятий, учреждений, организаций и граждан".

Первичные и сводные учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

Руководителю предприятия должностным лицом Государственной налоговой инспекции предъявляется постановление о производстве изъятия документов.

При изъятии документов оформляется протокол и одновременно составляется специальная опись изъятых документов и производится фиксация их содержания, а в необходимых случаях оформляются копии изъятых документов, о чем указывается в Протоколе изъятия. Копия описи изъятых документов вручается должностным лицам предприятия под роспись.

Главный бухгалтер или другое должностное лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия.