Учет и хранение бланков документов

9. Для регистрации выдаваемых документов в каждом образовательном учреждении ведутся специальные книги (книги регистрации), в которые заносятся следующие данные:

а) порядковый регистрационный номер;

б) фамилия, имя и отчество лица, получившего диплом (академическую справку);

в) номер формы диплома (академической справки);

г) дата выдачи диплома (академической справки);

д) наименование специальности;

е) наименование присвоенной квалификации;

ж) дата и номер протокола Государственной аттестационной комиссии;

з) номер приказа об отчислении студента.

После указания данных в специальной книге (книге регистрации) ставится подпись руководителя подразделения (службы) образовательного учреждения, выдающего документы, и подпись лица, получившего документ.

Специальные книги (книги регистрации) прошнуровываются, пронумеровываются, скрепляются печатью образовательного учреждения и хранятся как документы строгой отчетности.

10. Передача полученных образовательным учреждением бланков документов другим образовательным учреждениям не допускается.

11. Бланки документов хранятся в образовательных учреждениях как документы строгой отчетности и учитываются по специальному реестру.

12. Копии выданных документов подлежат хранению в установленном порядке в архиве образовательного учреждения в личном деле выпускника.

13. Испорченные при заполнении бланки документов подлежат уничтожению, для чего создается комиссия под председательством руководителя образовательного учреждения с участием представителя бухгалтерии. Комиссия составляет акт в двух экземплярах. В акте указываются количество и номера уничтожаемых бланков документов, в том числе количество дипломов с отличием. Количество указывается прописью. Номера испорченных бланков документов вырезаются и наклеиваются на отдельный лист бумаги, который прилагается к экземпляру акта для бессрочного хранения в образовательном учреждении.