V. Оформление, отправка ответов и формирование дел по обращениям граждан

V. Оформление, отправка ответов и формирование дел

по обращениям граждан

51. Ответы на обращения граждан дают руководитель Рособрнадзора, его заместители, а также начальники (заместители начальника) структурных подразделений Рособрнадзора в пределах своей компетенции.

52. Ответ может быть дан в письменной или устной форме. В случае устного ответа информация о таком ответе представляется начальником управления-исполнителя в письменной форме в организационно-контрольный отдел для внесения соответствующей записи в РКФ.

53. Письменные ответы на обращения граждан оформляются на бланках Рособрнадзора или управлений с угловым штампом в соответствии с установленными правилами.

54. При адресовании ответа указывается фамилия в дательном падеже и инициалы автора обращения (получателя), затем - почтовый адрес.

Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи.

Ответ на коллективное обращение граждан направляется на имя первого лица, указанного в обращении (если в обращении не оговорено конкретное лицо), или на адрес лица, указанного на конверте, в отдельных случаях - каждому из лиц, подписавших обращение.

55. Ответы авторам обращений оформляются с указанием должности лица, подписавшего ответ, имени, отчества, фамилии исполнителя и номера его телефона.

56. Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью руководителя Рособрнадзора и его заместителей.

На втором экземпляре проекта ответа обязательны визы начальника управления или отдела, в котором готовится ответ, непосредственного исполнителя, начальников и (или) работников структурных подразделений Рособрнадзора, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой должностей и фамилий. Проекты ответов, направляемые на подпись руководителю Рособрнадзора, визируются его заместителями в случае, если им также было поручено рассмотрение данного обращения.

57. Исходящий номер отправляемого ответа состоит из входящего регистрационного номера письма-обращения, после которого через дробь указывается индекс управления и номер дела согласно номенклатуре дел управления. Например: N ПЕ-26/05-6 от 13.01.2007.

58. Регистрация ответов, подписанных руководителем Рособрнадзора, осуществляется работниками организационно-контрольного отдела, ответов за подписью заместителей руководителя Рособрнадзора, - работниками их секретариатов, ответов за подписью начальников структурных подразделений - работниками, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях.

Осуществляющие регистрацию ответов работники вносят соответствующие записи в РКФ.

59. Ответы на письменные обращения, поступившие в Рособрнадзор, в том числе по информационным системам общего пользования, направляются по почтовому адресу, указанному заявителем в обращении.

Отправка ответов на обращения граждан по электронной почте или по факсу допускается при последующей их отправке по почтовому адресу, указанному заявителем в обращении.

60. Обращения граждан должны быть возвращены исполнителями после их рассмотрения работникам, ответственным за ведение делопроизводства, со всеми относящимися к ним материалами для централизованного формирования дел в управлениях. Формирование и хранение дел по обращениям граждан у исполнителей запрещаются.

Работники секретариатов заместителей руководителя или работники, ответственные за ведение делопроизводства в управлениях, проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, даты, номера, адреса, виз на копии и др.) и вносят необходимые записи в РКФ.

61. Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением (разрешением), формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в порядке, установленном в Рособрнадзоре.

62. При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их комплектность. Документы в делах должны располагаться в хронологическом порядке. В случае появления повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к соответствующей группе документов. Неразрешенные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы по их исполнению подшивать в дела запрещается.

63. Дела, формируемые по обращениям граждан в соответствии с номенклатурой дел Рособрнадзора, и дела, формируемые по обращениям граждан в соответствии с номенклатурой дел управлений-исполнителей, хранятся у работников, ответственных за ведение делопроизводства в управлениях.

64. По истечении установленных сроков хранения дела подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.

65. Ответственность за сохранность и комплектность документов по обращениям граждан возлагается на начальников управлений и работников, ответственных за ведение делопроизводства.