II. Порядок учета, регистрации и передачи письменных обращений граждан на рассмотрение

II. Порядок учета, регистрации и передачи

письменных обращений граждан на рассмотрение

7. Все поступающие в Рособрнадзор письменные обращения граждан, независимо от способа их доставки, передачи или создания, подлежат учету в организационно-контрольном отделе как отдельная группа документов.

8. Регистрация письменных обращений граждан (в том числе обращений, адресованных непосредственно заместителям руководителя Рособрнадзора, начальникам управлений и их заместителям) производится централизованно и осуществляется в организационно-контрольном отделе. Повторная регистрация обращений граждан в управлениях не допускается.

Регистрации в организационно-контрольном отделе не подлежат письма соискателей ученых степеней и ученых званий, дела которых находятся на рассмотрении в Рособрнадзоре, и адресованные в Управление организации и контроля в сфере аттестации научных и научно-педагогических работников или его отделы, а также письма, адресованные должностным лицам Рособрнадзора с надписью "лично".

Письма соискателей ученых степеней и ученых званий, дела которых находятся на рассмотрении в Рособрнадзоре и адресованные в Управление организации и контроля в сфере аттестации научных и научно-педагогических работников или его отделы, регистрируются в данном управлении.

Письма граждан с надписью "лично" после прочтения адресатами в случае, если в них не содержится личной информации, а ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в организационно-контрольный отдел в установленном порядке.

9. Письменное обращение подлежит обязательной регистрации в течение трех дней с момента поступления в Рособрнадзор.

Письменные обращения граждан, полученные во время личного приема должностными лицами Рособрнадзора, должны быть переданы соответственно работниками секретариатов руководителя Рособрнадзора или его заместителей либо работниками, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях, в организационно-контрольный отдел не позднее следующего рабочего дня.

10. Регистрационный номер обращения граждан формируется из двух начальных букв фамилии автора обращения и порядкового номера обращения в текущем году.

Регистрационный номер, дата регистрации и количество листов указывается в штампе "обращения граждан" Рособрнадзора (приложение N 1), который проставляется в нижнем правом углу первого листа обращения.

ИВ - первые буквы фамилии заявителя (Иванов),

14 - порядковый номер письма,

10.01.2007 - дата регистрации.

На коллективных обращениях граждан перед порядковым номером проставляются соответственно буквы "Кол".

11. Для регистрации обращений граждан используется регистрационно-контрольная форма (далее - РКФ) автоматизированной информационно-поисковой системы, применяемой в Рособрнадзоре.

В РКФ вносятся следующие основные реквизиты обращений граждан:

наименование вида обращения;

фамилия, имя, отчество заявителя, его адрес;

дата регистрации обращения, регистрационный номер;

количество листов обращения;

аннотация (краткое содержание обращения, ключевые слова);

управление-исполнитель, управление-соисполнитель;

срок исполнения обращения;

резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

движение обращения;

отметка об исполнении обращения и направлении его в дело;

тематика обращений;

вид передачи обращения (почтой, факсом, электронной почтой);

сопроводительный документ (в случае переадресации).

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера обращения и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

наличие приложений;

промежуточные сроки исполнения, перенос сроков исполнения;

повторное обращение.

Правила работы в автоматизированной информационно-поисковой системе и порядок заполнения РКФ определяются соответствующей инструкцией Рособрнадзора.

12. При поступлении обращения гражданина по вопросу, на который ему давался письменный ответ по существу в связи с ранее направленным обращением, ему присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКФ указывается регистрационный номер первого обращения. В правом верхнем углу повторных обращений ставится штамп "повторно".

13. Зарегистрированные обращения граждан передаются организационно-контрольным отделом в секретариаты руководителя Рособрнадзора и его заместителей или в управления.

Поступившие в секретариаты руководителя Рособрнадзора и его заместителей, в управления зарегистрированные обращения граждан передаются на рассмотрение руководству в день их поступления.

После рассмотрения обращений граждан руководителем Рособрнадзора они возвращаются в организационно-контрольный отдел для внесения в РКФ резолюций и передачи на исполнение в секретариаты заместителей руководителя и в управления Рособрнадзора.

После рассмотрения обращений граждан заместителями руководителя или начальниками управлений они передаются работникам секретариатов заместителей руководителя или работникам, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях, для внесения в РКФ резолюций и передачи на исполнение в управления или непосредственному исполнителю соответственно.

14. Поступающие в адрес руководителя Рособрнадзора обращения граждан, если затронутые вопросы не требуют указаний руководства Рособрнадзора, направляются организационно-контрольным отделом после регистрации непосредственно в секретариаты заместителей руководителя и (или) в управления Рособрнадзора для рассмотрения.

В этом случае резолюции заместителей руководителя и начальников управлений также вносятся в РКФ работниками секретариатов заместителей руководителя или работниками, ответственными за ведение делопроизводства в управлениях.

15. Передача зарегистрированных обращений граждан на исполнение в секретариаты заместителей руководителя и управления осуществляется через экспедицию.

В управлениях передача обращений граждан на исполнение осуществляется работниками, ответственными за ведение делопроизводства.

16. В целях сохранности подлинников обращений граждан запрещается делать на них какие-либо пометки. При письмах-запросах следует направлять ксерокопии этих обращений.

17. Конверты к письмам граждан сохраняются в тех случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя или когда дата почтового штемпеля необходима для подтверждения времени отправления и получения письма, а также в других необходимых случаях.