6.5. Регистрация поступающих документов

6.5.1. Основные сведения о полученных документах заносятся в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства с присвоением регистрационного номера. При регистрации на каждом документе проставляется регистрационный штамп в соответствии с пунктом 3.5.26 Инструкции.

6.5.2. Для обеспечения информационной совместимости устанавливается следующий состав реквизитов для учета документов в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства, базах данных (регистрационных журналах) структурных подразделений центрального аппарата ФССП России, а также в базах данных (регистрационных журналах) работников, осуществляющих функции секретарей Директора и его заместителей:

- регистрационный номер ФССП России;

- корреспондент;

- наименование документа;

- дата документа;

- исходящий номер документа;

- краткое содержание (заголовок к тексту);

- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения поручения, автор резолюции, дата принятия резолюции);

- отметка об исполнении (срок фактического исполнения).

Состав основных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

- гриф (отметка) ограничения доступа к документу;

- внутренняя переадресация документов по исполнителям;

- код по тематическому классификатору;

- ключевые слова;

- количество листов документа;

- наличие приложений;

- должностное лицо, поставившее документ на контроль;

- промежуточные сроки исполнения;

- перенос сроков исполнения;

- срок хранения документа;

- статус документа (проект, версия);

- вид передачи документа (почтой, с использованием электрической связи) и др.

Поступившие документы учитываются в управлениях центрального аппарата ФССП России, а также работниками, осуществляющими функции секретарей Директора и его заместителей, под теми же номерами, которые были присвоены им в Управлении делопроизводства.

6.5.3. Вся поступившая по почтовой и фельдъегерской связи корреспонденция, за исключением обращений граждан, регистрируется отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства с занесением в РКФ электронной базы данных Управления делопроизводства сведений о каждом документе, проставлением регистрационного штампа и указанием в нем присвоенного документу регистрационного номера и даты его поступления в ФССП России.

Регистрационный номер, присваиваемый документу отделом документационного обеспечения Управления делопроизводства, состоит из порядкового номера документа по РКФ в пределах календарного года, а также может дополняться индексом дела по номенклатуре дел или кодами по классификаторам корреспондентов, исполнителей.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой или дефисом.