2.2. Прием, регистрация и распределение поступающей корреспонденции

2.2. Прием, регистрация и распределение

поступающей корреспонденции

2.2.1. Прием, первоначальная обработка и регистрация всей корреспонденции, поступающей в Судебный департамент, производятся в централизованном порядке отделом документационного обеспечения (далее - экспедиция) Управления делами.

2.2.2. Работники экспедиции, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего пакеты, проверить правильность адресования и целостность упаковки, сверить номера на пакетах с номерами, указанными в реестре (описи, расписке, разносной книге), разборчиво расписаться в приеме пакетов, указав прописью их количество, дату и время получения. Расписка заверяется мастичным штампом "Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации" или печатью "Для пакетов".

Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю или пересылаются по принадлежности.

В случае обнаружения поврежденных пакетов в почтовом реестре (описи) делается соответствующая запись.

2.2.3. Все поступившие пакеты вскрываются, за исключением пакетов с пометкой "Лично". Такие пакеты без вскрытия передаются непосредственно адресату или уполномоченному на то работнику по реестру (приложение N 1) под роспись.

2.2.4. Работники экспедиции вскрывают пакеты, не допуская повреждения документов, проверяют наличие и целостность документов и приложений к ним, сверяют номера документов с номерами, указанными на пакетах.

Если при вскрытии пакета обнаружено отсутствие документа, приложений к нему или отдельных листов, а также несоответствие номера, указанного на пакете, номеру вложенного документа, то об этом составляется акт (приложение N 2) в двух экземплярах.

Первый экземпляр акта высылается отправителю, второй экземпляр остается в Управлении делами.

В случае получения поврежденного документа на обороте его последнего листа ставится отметка "Документ получен в поврежденном виде".

2.2.5. При поступлении документов с пометкой "Для служебного пользования" они передаются работнику экспедиции, ответственному за их учет, для регистрации по соответствующим журналам учета отдельного делопроизводства.

Абзац исключен. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 20.01.2015 N 8.

2.2.6. После просмотра поступившей корреспонденции упаковка конвертов (пакетов) уничтожается, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или дату отправки.

2.2.7. Вся поступившая корреспонденция сортируется работниками экспедиции на регистрируемые и нерегистрируемые документы.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, статистические, бухгалтерские, кадровые, служебные письма, обращения граждан и т.д.).

Нерегистрируемые документы в соответствии с перечнем нерегистрируемых документов (приложение N 4) передаются непосредственно по назначению.

2.2.8. Документы, адресованные руководству Судебного департамента (Генеральному директору и его заместителям), и документы без указания конкретного адресата передаются экспедицией в отдел прохождения документов Управления делами для рассмотрения и регистрации.

В зависимости от важности и назначения документов они распределяются на требующие обязательного рассмотрения руководством и на передаваемые непосредственно в структурные подразделения.

Документы, не требующие обязательного рассмотрения руководством Судебного департамента, а также документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения, регистрируются на эти подразделения.

2.2.9. Регистрация документов осуществляется в день их поступления. Основной регистрационно-контрольной формой регистрации документов в аппарате Судебного департамента являются электронные карточки.

При передаче документов из одного структурного подразделения в другое они повторно не регистрируются.

Регистрация документов производится путем ввода в электронную карточку автоматизированной системы "Дело" основных реквизитов поступившего документа: наименование организации отправителя, номер, дата и фамилия автора документа, указываются адресат, вид документа, его краткое содержание, количество листов.

На регистрируемом документе проставляется регистрационный штамп с указанием входящего номера (указывается индекс структурного подразделения и через дробную черту порядковый номер электронной карточки), даты регистрации и количества листов.

Указанный штамп проставляется на обороте последнего листа основного документа в левом нижнем углу.

При наличии приложений к документу на обороте последнего листа каждого приложения проставляется штамп "К вх. N...".

2.2.10. Поступающие в Судебный департамент телеграммы регистрируются на общих основаниях, затем передаются на доклад руководству и на исполнение.

2.2.11. Документы, поступившие в Судебный департамент по каналам факсимильной связи, в том числе непосредственно в структурные подразделения, принимаются в порядке, указанном в п. 2.6 настоящей Инструкции.

2.2.12. Телефонограммы, адресованные руководству Судебного департамента и структурных подразделений, принимаются соответствующими работниками (в их приемных), на которых возложены указанные функции. Текст поступившей телефонограммы записывается в журнале или печатается получателем на листе бумаги и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

2.2.13. Запрещается передавать незарегистрированные служебные документы на доклад и исполнение.

2.2.14. Корреспонденция, предназначенная для рассмотрения Генеральным директором Судебного департамента, докладывается Генеральному директору управляющим делами.

Корреспонденция, предназначенная для заместителей Генерального директора, передается им через соответствующих работников, на которых возложены данные обязанности, по разносной книге.

2.2.15. На основании рассмотрения служебных документов Генеральный директор и его заместители дают поручения исполнителям в форме резолюции.

Резолюция оформляется на специальном бланке (приложение N 5), приложенном к служебному документу, и включает в себя: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения, подпись автора резолюции, дату, срок исполнения и отметку о постановке документа на контроль, если документ контрольный. На нижнем поле этого бланка указывается номер документа, к которому относится резолюция ("К вх. N...").

Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.

Если поступившие документы не требуют исполнения, то Генеральный директор и его заместители делают на них пометки об ознакомлении (подпись, дата ознакомления).

2.2.16. Рассмотренные руководством документы возвращаются в Управление делами для внесения резолюций в регистрационные карточки.

По окончании регистрации на все документы распечатывается реестр (приложение N 1) и документы передаются в структурные подразделения для последующего исполнения. Ответственному исполнителю, как правило, передается подлинник документа, а соисполнителям - копии.

Переадресация документов производится только руководителем, давшим поручение.

2.2.17. Документы передаются по назначению в течение рабочего дня, срочные документы - в течение часа после их получения, а весьма срочные - немедленно.