2.7. Организация делопроизводства в структурных подразделениях

2.7. Организация делопроизводства

в структурных подразделениях

2.7.1. Для непосредственного ведения делопроизводства в структурных подразделениях руководителями этих подразделений назначаются ответственные работники, права и обязанности которых определяются их должностными регламентами.

2.7.2. На работников, ответственных за делопроизводство в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:

ежедневное получение поступившей корреспонденции в экспедиции Управления делами и проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, количеству документов, зарегистрированных в системе "Дело";

доклад документов руководителю структурного подразделения и последующая передача их работникам подразделения на исполнение;

регистрация исходящих и внутренних документов, подписанных руководителем структурного подразделения, проверка правильности их оформления;

контроль за прохождением документов в подразделении и соблюдением сроков их исполнения;

составление номенклатуры дел структурного подразделения на основе предложений отделов структурного подразделения и ее хранение;

формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел, находящихся в делопроизводстве и законченных делопроизводством; подготовка и своевременная передача дел по решению руководителя структурного подразделения на хранение в центральный архив Судебного департамента;

учет служебной информации, поступившей и переданной по средствам связи;

хранение печатей и штампов, используемых в делопроизводстве, и правильное их применение;

еженедельное информирование руководителя структурного подразделения о состоянии делопроизводства в подразделении, а также об исполненных и находящихся на исполнении документах.

2.7.3. Передача исполненных в структурном подразделении документов между структурными подразделениями осуществляется через работников, ответственных за делопроизводство, под роспись в реестре.

Служебные документы, исполненные, зарегистрированные в структурном подразделении, доложенные Генеральному директору Судебного департамента, минуя Управление делами, непосредственно руководителем структурного подразделения и имеющие поручения с контрольным сроком исполнения, представляются в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами для постановки их на контроль, затем возвращаются в структурное подразделение для последующего их размножения работником, ответственным за делопроизводство, и передачи соисполнителям для исполнения в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента.

Документы, зарегистрированные на имя руководства Судебного департамента, передаются из одного структурного подразделения в другое только через отдел прохождения документов Управления делами.

2.7.4. Документы со штампом "Подлежит возврату в Управление делами" после исполнения в обязательном порядке должны быть возвращены в отдел прохождения документов Управления делами.

2.7.5. Документы, которые исполняются несколькими работниками подразделения, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

2.7.6. На время болезни (отпуска, командировки) работника, ответственного за делопроизводство, его обязанности возлагаются на другого работника.

При увольнении или при назначении работника, ответственного за делопроизводство, в другое структурное подразделение, числящиеся за ним документы и дела передаются вновь назначенному работнику по приемо-сдаточному акту, который утверждается руководителем структурного подразделения.

2.7.7. В целях обеспечения эффективного контроля за организацией и практическим ведением делопроизводства, планированием и контролем за ходом исполнения поручений Управление делами периодически (один раз в три года) организует проверку состояния делопроизводства в структурных подразделениях Судебного департамента и о результатах докладывает Генеральному директору.