2.10. Учет объема документооборота

2.10.1. Под объемом документооборота понимается общее количество документов по их видам в каждом структурном подразделении и в целом по Судебному департаменту за определенный период (квартал, полугодие, год).

Учет общего документооборота производится в табличной форме (приложение N 14) с разбивкой по каждому виду документов: входящие, исходящие, внутренние, обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, приказы и распоряжения.

2.10.2. Работники, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, учитывают документы ежедневно при их получении и подготовке к отправке.

Обобщенные данные о количестве документов за квартал суммируются и до 5-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом, представляются структурными подразделениями в Управление делами.

2.10.3. При определении реального объема документооборота подсчитывается раздельно количество подлинников документов (оригиналов) и их копий (в том числе ксерокопий) по месту регистрации документов по регистрационно-контрольным формам (электронным карточкам, журналам учета).

2.10.4. Документы, в том числе обращения (предложения, заявления, жалобы) граждан, рассмотрение которых входит в компетенцию нескольких структурных подразделений Судебного департамента, учитываются в том подразделении, которое является ответственным исполнителем; служебные записки, справки и другие документы соисполнителей учитываются в графе "Внутренние".

2.10.5. При учете документов, направляемых в другие организации и ведомства, сопроводительное письмо и прилагаемые к нему документы считаются за один документ.

2.10.6. Результаты учета документооборота обобщаются Управлением делами, докладываются руководству Судебного департамента и используются для выработки мер, направленных на совершенствование делопроизводства.