V. Контроль за исполнением служебных документов и поручений

V. КОНТРОЛЬ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ

СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ

5.1. Контроль за исполнением служебных документов - это комплекс мероприятий, осуществляемых работниками Управления делами совместно со структурными подразделениями Судебного департамента, управлениями (отделами) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, направленных на качественное и своевременное исполнение данных по документам поручений. Контроль включает в себя сбор и обобщение информации о состоянии и результатах исполнения документов, доведение этой информации до соответствующих должностных лиц, которым давались поручения, принятие необходимых мер по своевременному и качественному исполнению документов, и направленных на укрепление исполнительской дисциплины и повышение эффективности деятельности структурных подразделений.

Целью осуществления контроля за исполнением служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений работниками структурных подразделений Судебного департамента, зафиксированных в документах.

5.2. Методическое руководство по организации и ведению контроля за исполнением служебных документов в Судебном департаменте осуществляется Управлением делами.

5.3. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения к определенным руководством Судебного департамента срокам.

В ходе контроля за исполнением документов осуществляется постановка документа на контроль и оформление контрольной карточки, регулирование хода исполнения, предупредительный контроль, снятие исполненного документа с контроля (или продление срока исполнения в соответствии с решением Генерального директора Судебного департамента), направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей о состоянии исполнения документов.

5.4. Контролю в отделе распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами подлежат:

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации;

поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение приказов, распоряжений и поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации и его заместителей, Президиума Верховного Суда Российской Федерации, постановлений, решений и поручений председателя Совета судей Российской Федерации, Президиума Совета судей Российской Федерации, заседаний Совета судей Российской Федерации, Всероссийского съезда судей, председателя Высшей квалификационной коллегии судей Российской Федерации;

поручения Генерального директора по рассмотренной им служебной корреспонденции;

приказы и распоряжения Судебного департамента, в которых установлены конкретные сроки исполнения и где контроль Генеральный директор оставляет за собой;

решения коллегии Судебного департамента;

решения оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента;

планы работы Судебного департамента (основных организационных мероприятий, проведения заседаний коллегии, оперативных совещаний руководящего состава Судебного департамента, комплексных, целевых и контрольных проверок управлений (отделов) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации и других по указанию Генерального директора Судебного департамента).

Контроль за исполнением обращений (предложений, заявлений, жалоб) граждан ведется в отделе обращений и приема граждан Управления делами.

5.5. Поручения Генерального директора Судебного департамента, данные во исполнение указов, распоряжений и поручений Президента Российской Федерации; федеральных конституционных законов, федеральных законов, актов Государственной Думы и Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации; постановлений, распоряжений и поручений Правительства Российской Федерации и его Аппарата, приказов, распоряжений, поручений Председателя Верховного Суда Российской Федерации, относятся к особой категории служебных документов, подлежащих исполнению работниками структурных подразделений Судебного департамента в первоочередном порядке.

Указанная категория документов находится на особом контроле Управления делами. В случае нарушения структурным подразделением срока исполнения поручения по таким документам Управлением делами на следующий день после окончания контрольного срока представляется необходимая информация Генеральному директору Судебного департамента о факте нарушения для принятия соответствующих мер.

5.6. Поручения Генерального директора Судебного департамента по рассмотренным служебным документам оформляются и передаются исполнителям (структурным подразделениям) Управлением делами, как правило, в течение рабочего дня, а с пометкой "оперативно" - незамедлительно.

Руководитель структурного подразделения, указанный в поручении первым или обозначенный словом "ответственный" ("созыв"), является головным исполнителем поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей.

Соисполнители обязаны обеспечить представление головному исполнителю предложений, служебных записок, оформленных в установленном порядке (подписанных и зарегистрированных) в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения или к конкретной дате, определенной головным исполнителем. Головной исполнитель определяет порядок согласования и подготовки итогового документа. При необходимости исполнения поручения в сжатые сроки головной исполнитель организует исполнение поручения Генерального директора Судебного департамента в оперативном порядке, для чего могут быть организованы согласительные совещания. Подготовленный итоговый документ визируется руководителями структурных подразделений (соисполнителями) и заместителями Генерального директора Судебного департамента по курируемым направлениям деятельности.

5.7. Контроль за исполнением поручений заместителей Генерального директора Судебного департамента, а также поручений по служебным документам с месячным сроком исполнения осуществляется структурными подразделениями.

Сдача в Управление делами на хранение полного пакета подготовленных документов с месячным сроком исполнения осуществляется не позднее 10-дневного срока после завершения выполнения поручения Генерального директора Судебного департамента (представляются все материалы в хронологическом порядке: докладные записки о продлении срока исполнения, служебные записки структурных подразделений-соисполнителей, другие подготовленные документы).

В приказах, распоряжениях, в которых контроль возлагается на заместителей Генерального директора или руководителя структурного подразделения, ответственность за своевременностью выполнения требований этих приказов и распоряжений возлагается на руководителя структурного подразделения, разработавшего проект указанного распорядительного документа.

Структурные подразделения Судебного департамента осуществляют контроль за исполнением документов в соответствии со своей компетенцией под общим контролем Управления делами.

5.8. Внутренние документы (докладные записки), подготовленные структурными подразделениями Судебного департамента, доложенные в установленном порядке через Управление делами и имеющие поручения Генерального директора Судебного департамента с контрольным сроком, ставятся на контроль, при необходимости размножаются Управлением делами и передаются в структурные подразделения для исполнения.

Докладные записки, доложенные Генеральному директору Судебного департамента руководителями структурных подразделений и имеющие поручение с контрольным сроком выполнения, в обязательном порядке представляются в Управление делами для постановки на контроль (размножение их и дальнейшая передача соисполнителям осуществляется в соответствии с порядком, установленным в п. 2.7.3 настоящей Инструкции). Их исполнение в последующем контролируется работниками Управления делами.

Докладные записки заместителей Генерального директора Судебного департамента в обязательном порядке регистрируются в Управлении делами. В случае представления их на доклад Генеральному директору Судебного департамента не через Управление делами такие документы должны направляться в Управление делами для постановки на контроль (если он установлен), последующего размножения и передачи в структурные подразделения для исполнения.

5.4. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: поступивших из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации и внутренних - с даты подписания (утверждения) документа, а поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.

Конечная дата исполнения документа определяется Генеральным директором, его заместителями или руководителями структурных подразделений (в зависимости от того, кем поступивший документ первично рассмотрен), исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством. Конечная дата исполнения определяется в резолюции или указывается в тексте документа.

5.5. Поручения с конкретным сроком исполнения подлежат исполнению в указанный срок.

Поручения Генерального директора Судебного департамента без конкретной даты исполнения, имеющие в тексте поручения указание "срочно", исполняются в 3-дневный срок, а указание "оперативно" предусматривает 10-дневный срок исполнения; по письмам Министерства иностранных дел Российской Федерации без согласования с другими организациями - в течение 15 дней, а с согласованием - 30 дней.

Запросы и поручения вышестоящих органов и организаций исполняются в 10-дневный срок со дня регистрации в Судебном департаменте.

В других случаях, когда срок исполнения не указан, поручение подлежит исполнению в срок до одного месяца, считая от даты подписания поручения (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца).

Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

Ответ на парламентский запрос Государственной Думы или Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации должен быть дан не позднее чем в 15-дневный срок, ответ на запрос или обращение члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы - не позднее чем в 30-дневный срок со дня поступления его в Судебный департамент (если не установлен иной срок).

Если запрос или обращение требует дополнительной проверки или дополнительного изучения связанных с ним материалов, то автор запроса должен быть письменно извещен об этом в 3-дневный срок с момента поступления обращения в Судебный департамент.

В случае если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, соответствующий руководитель структурного подразделения по согласованию с заместителем Генерального директора Судебного департамента, его курирующего, подготавливает предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения.

Продление срока исполнения при необходимости должно быть оформлено сразу после получения документа исполнителем или не менее чем за 2 - 3 дня до истечения срока, если выясняется невозможность его соблюдения.

Если головным исполнителем не обеспечено своевременное представление в Управление делами исполненных документов в соответствии с поручением Генерального директора Судебного департамента и не оформлено в установленном порядке продление контрольного срока исполнения, документ считается не исполненным в срок.

Изменение срока исполнения документа производится лицом, установившим этот срок, путем проставления на документе (поручении) нового срока, даты изменения и подписи. Изменения вносятся также в регистрационно-контрольные формы: электронную карточку и другие.

5.6. В случае если Судебный департамент не является основным исполнителем поручения вышестоящего органа, информация о проделанной работе должна быть отправлена в министерство или ведомство, готовящее итоговый документ, не позднее чем за 5 дней до истечения установленного срока.

Срок исполнения исчисляется в календарных днях с даты подписания поручения.

Приостанавливать исполнение документа имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

5.7. Особую группу составляют контрольные документы, на которых, в соответствии с резолюцией Генерального директора Судебного департамента проставляется отметка о контроле - буква "К", слово или штамп "Контроль. Срок исполнения". Контроль исполнения этой группы документов осуществляет отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами.

Срок исполнения документа устанавливается в резолюции. Поручения с пометкой "срочно" исполняются в 3-дневный срок, остальные - в 10-дневный срок.

Если контрольный документ не исполнен в срок, установленный в резолюции, то он принимается Управлением делами на доклад Генеральному директору только при наличии объяснительной записки руководителя структурного подразделения с указанием причин нарушения срока или докладывается лично Генеральному директору Судебного департамента руководителем этого структурного подразделения с обязательным информированием Управления делами.

О нарушениях сроков исполнения поручений Генерального директора Судебного департамента с пометкой "срочно" Управление делами немедленно докладывает Генеральному директору Судебного департамента для принятия мер по исполнению данных поручений, о других нарушениях сроков исполнения - на следующий день после их выявления, а также информирует заместителей Генерального директора по курируемым направлениям деятельности.

В случае продления Генеральным директором Судебного департамента срока исполнения на документе ставится штамп "Контроль продлен".

Документ считается исполненным и снятым с контроля после того, как работник отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, осуществляющий контроль, сделает на документе отметку о выполнении поручения путем проставления штампа "Снят с контроля".

Для снятия с контроля, продления срока выполнения работник, ответственный за делопроизводство, или исполнитель должен представить в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами подлинник служебного документа с поручением Генерального директора, а также все материалы в хронологическом порядке (докладные записки о продлении срока исполнения, служебные записки структурных подразделений-соисполнителей).

Если информация об исполнении документа не поступила в отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами, документ считается неисполненным.

5.8. При осуществлении контрольных функций Управление делами взаимодействует со структурными подразделениями Судебного департамента и пользуется их базами данных.

Работники отдела распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами в порядке предупредительного контроля еженедельно (в четверг) напоминают руководителям структурных подразделений-исполнителей, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, о сроках исполнения приказов, распоряжений (их отдельных пунктов), поручений по служебным документам.

5.9. Отдел распорядительных документов, планирования и контроля Управления делами ежемесячно готовит для управляющего делами справку о состоянии исполнительской дисциплины в Судебном департаменте, о ходе исполнения контролируемых ими приказов, распоряжений и служебных документов с поручениями Генерального директора для последующего доклада Генеральному директору Судебного департамента. На основании справок формируются аналитические отчеты за полугодие и год для представления руководству Судебного департамента.

5.10. Контроль исполнения строится на базе регистрационных данных.

Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, поручения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, поручения Правительства Российской Федерации, Верховного Суда Российской Федерации, постановления и решения органов судейского сообщества, приказы и распоряжения Судебного департамента, решения коллегии и т.п.), заявителям.