2.8. Работа исполнителей со служебными документами

2.8.1. Руководители структурных подразделений Судебного департамента обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Документы, присланные для согласования, рассматриваются в первую очередь. Срочные документы передаются немедленно.

2.8.2. Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день с поручением (резолюцией) руководителя структурного подразделения.

2.8.3. Исполнение документа включает в себя сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление для подписания (утверждения) руководством Судебного департамента или руководителем подразделения, подготовку к пересылке адресату.

2.8.4. Исполненные и представленные на подпись документы должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, иметь необходимые приложения и визы (исполнителя, начальника отдела, соисполнителей, заместителей Генерального директора Судебного департамента по курируемым направлениям деятельности и др.). К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

2.8.5. В том случае, если исходящее письмо является ответом на обращение (запрос), исполнитель указывает номер и дату документа, на который подготовлен ответ.

2.8.6. Количество экземпляров рассылаемого документа определяет исполнитель. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки, который утверждается руководителем структурного подразделения, подготовившего документ, и согласовывается с Управлением делами.

Список рассылки прилагается к визовому экземпляру, который вместе с подлинным экземпляром подшивается в соответствующее дело.

2.8.7. На визовом экземпляре текст бланка не воспроизводится, на месте бланка проставляется дата подписания и регистрационный номер, а подпись должностного лица, подписавшего документ, заверяется исполнителем документа или его руководителем по форме:

2.8.8. При оперативном решении вопросов без составления ответа исполнитель делает отметки на документе о дате получения документа на исполнение, о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения, направлении документа в дело. Все отметки оформляются на оборотной стороне последнего листа основного документа, визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела, руководителем структурного подразделения с расшифровкой фамилии и проставлением даты. Списание документа в дело осуществляется руководителем структурного подразделения или его заместителем и заверяется подписью.

Списание в дело документа с резолюцией Генерального директора Судебного департамента, требующей доклада и/или направления ответа, без документального подтверждения исполнения поручения запрещается.

2.8.9. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

При необходимости изменения срока исполнения поручения основной исполнитель представляет на имя Генерального директора докладную записку с мотивированной просьбой о продлении этого срока.

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении, и заместителями Генерального директора Судебного департамента по курируемым направлениям деятельности.

2.8.10. Контроль за исполнением инициативных документов (запросов в федеральные органы исполнительной власти, проектов федеральных законов, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, запросов о представлении сведений от органов Судебного департамента и судов в субъектах Российской Федерации и др.), по которым ожидается получение ответа, осуществляет ответственный исполнитель документа.

2.8.11. При работе с документами с пометкой "Для служебного пользования" или разработке таких документов необходимо руководствоваться требованиями Положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации и в управлениях (отделах) Судебного департамента в субъектах Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Утверждено Приказом Судебного департамента от 22 февраля 2007 г. N 25.

2.8.12. Порядок работы с письменными обращениями (предложениями, заявлениями, жалобами) граждан и подготовка ответов на них осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке рассмотрения обращений граждан и приема граждан в Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Утверждена Приказом Судебного департамента от 20 декабря 2006 г. N 141.

2.8.13. Порядок работы с договорами в аппарате Судебного департамента осуществляется в соответствии с Инструкцией о порядке согласования, заключения и контроля исполнения договоров в аппарате Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации <*>.

--------------------------------

<*> Утверждено Приказом Судебного департамента от 29 марта 2005 г. N 34.

2.8.14. При уходе работника в отпуск, убытии в командировку, перемещении по службе или увольнении имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя подразделения другому работнику с обязательной отметкой в описи (приложение N 10).

2.8.15. В случае утраты служебного документа работник Судебного департамента обязан немедленно доложить об этом своему непосредственному начальнику.

Руководитель структурного подразделения письменно докладывает Генеральному директору Судебного департамента о факте утраты документа, информирует управляющего делами. На основании решения Генерального директора Судебного департамента в установленном порядке формируется комиссия, которая проводит служебное расследование. Председатель комиссии, с учетом предложений Управления делами, докладывает Генеральному директору Судебного департамента результаты служебного расследования с необходимыми материалам, выводами для принятия окончательного решения.

На утраченные документы, издания и дела с пометкой составляется акт (приложение N 11), на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах. Акты на утраченные документы (дела) постоянного срока хранения после их утверждения передаются в архив для включения в дело фонда.