2.4. Регистрация и отправка исходящих документов

2.4.1. Отправка документов в аппарате Судебного департамента производится в централизованном порядке через экспедицию Управления делами.

2.4.2. Все исходящие документы подлежат обязательной регистрации. Не прошедший регистрацию документ не является официальным документом и на отправку не принимается. На регистрацию передается отправляемый документ и документ, на который подготовлен ответ. К ним в обязательном порядке прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ, в хронологическом порядке (с докладными записками о переносе сроков исполнения поручения и служебных записок, представляющих собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа).

2.4.3. Исходящие документы регистрируются:

за подписью Генерального директора Судебного департамента и его заместителей - в Управлении делами;

за подписью руководителя структурного подразделения - в делопроизводстве структурного подразделения.

2.4.4. Регистрация исходящих документов осуществляется в автоматизированной системе "Дело" путем внесения соответствующих реквизитов документа в электронную карточку после их подписания.

Регистрационный номер исходящего документа состоит из буквенного индекса Судебного департамента, цифрового индекса структурного подразделения (приложение N 6) и порядкового номера документа.

Например, N СД-6/88 означает: СД - индекс Судебного департамента; 6 - индекс Управления делами; 88 - порядковый номер исходящего документа.

Зарегистрированные документы сдаются исполнителями на отправку в экспедицию по реестрам (приложение N 7).

2.4.5. Работник экспедиции, принимающий документы на отправку, в присутствии исполнителя обязан проверить правильность оформления и адресования, наличие всех экземпляров документа и приложений к ним.

Документы, отправляемые по списку рассылки, принимаются только в готовом виде: они должны быть размножены и скреплены по экземплярам.

Копии распорядительных документов, сдаваемые в экспедицию на отправку, в обязательном порядке должны иметь оттиск печати Управления делами.

Документы на электронном носителе принимаются экспедицией только с сопроводительным письмом и в упаковке, обеспечивающей сохранность носителей и записанной на них информации.

Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или управляющего делами.

Неправильно оформленные документы к отправке не принимаются.

За принятые документы работник экспедиции расписывается в реестре с указанием количества документов, даты и времени приема.

2.4.6. Обработка отправляемой корреспонденции в экспедиции включает ее сортировку, адресование, фальцевание и вложение в конверты, их заклеивание, составление сопроводительных документов (реестров, списков) и сдачу работникам почтовой, фельдъегерской и специальной связи.

В целях установления единого порядка обработки и оформления отправляемой корреспонденции в Управлении делами для работников экспедиции разрабатывается Инструкция о порядке обработки отправляемой корреспонденции, которая утверждается управляющим делами.

2.4.7. Полученные экспедицией документы, рассылаемые по списку рассылки в суды и управления Судебного департамента в субъектах Российской Федерации, отправляются два раза в неделю (вторник и четверг).

2.4.8. Отправка документов осуществляется, как правило, через работников почтовой, фельдъегерской и специальной связи на основании заключенных договоров.

Доставка срочных служебных документов в государственные органы власти, министерства, ведомства и другие организации, находящиеся в г. Москве, осуществляется нарочными - работниками структурных подразделений, которые подготовили указанные документы.

2.4.9. Телеграммы, подписанные Генеральным директором Судебного департамента, сдаются в экспедицию для их последующего оформления и отправки через почтовое отделение связи.

Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами оказания услуг телеграфной связи <*>.

--------------------------------

<*> Утверждены Постановлением Правительства Российской Федерации от 15 апреля 2005 г. N 222.

2.4.10. Исключен. - Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 20.01.2015 N 8.