4.4. Служебные письма

4.5.1. Служебные письма Судебного департамента готовятся как:

ответы на поручения Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации;

ответы на поручения Председателя Верховного Суда Российской Федерации;

исполнение поручений Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции Судебного департамента;

сопроводительные письма к проектам законодательных актов Российской Федерации, проектов актов Президента Российской Федерации и актов Правительства Российской Федерации;

ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

инициативные письма.

4.5.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией Генерального директора на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать поручениям, указанным в резолюции Генерального директора. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

4.5.3. Служебные письма оформляются на бланках (приложения N 15, 16, 17) и в обязательном порядке должны иметь следующие реквизиты: адресат; регистрационный номер и дату; текст; подпись и отметку об исполнителе документа.

При необходимости служебные письма могут дополняться следующими реквизитами: грифом ограничения доступа; ссылкой на регистрационный номер адресата; заголовком; отметкой о наличии приложения.

Копия письма оформляется на стандартном листе бумаги формата A4 без бланка и дополняется следующими реквизитами: отметкой о заверении копии, визами согласования и отметкой о направлении в дело.

Регистрационный номер и дата на копии письма проставляются на месте бланка.

4.5.4. Текст письма состоит, как правило, из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.

Текст письма, оформленного на бланке Судебного департамента, излагается от 3-го лица единственного числа, например: "Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации считает..." или "Судебный департамент при Верховном Суде Российской Федерации рассмотрел...".

Если письмо оформлено на бланке Генерального директора Судебного департамента, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

4.5.5. Датой письма является дата его подписания.

4.5.6. Служебные письма, а также другие документы за подписью Генерального директора Судебного департамента и его заместителей, направляемые из Судебного департамента, в обязательном порядке проходят редакторскую обработку в Управлении делами, о чем делается соответствующая отметка работника Управления делами.