II. Требования к оформлению и ведению книг

5. В процессе ведения информационной системы обеспечения градостроительной деятельности выполняются следующие процедуры:

- учет градостроительной документации, поступившей для размещения в ИС ОГД;

- регистрация градостроительной документации для ее размещения в информационном фонде ИС ОГД;

- размещение градостроительной документации в информационном фонде ИС ОГД;

- предоставление содержащихся в ИС ОГД сведений заинтересованным лицам.

6. Поступление градостроительной документации в ИС ОГД осуществляется в результате:

- проведения работ по инвентаризации и передаче в ИС ОГД сведений о документах и материалах развития территорий и иных необходимых для градостроительной деятельности сведений, содержащихся в документах, утвержденных органами государственной власти или органами местного самоуправления;

- утверждения органами государственной власти или органами местного самоуправления градостроительной документации.

Документация размещается в информационных фондах ИС ОГД при наличии сопроводительных писем, актов проведенных работ по инвентаризации, распоряжений органов МСУ.

Все поступившие документы проходят первичную регистрацию в Книге учета сведений, поступивших для размещения в ИС ОГД (далее - Книга учета сведений).

Проводится анализ поступившей документации и принятие решения по порядку ее учета в Книгах регистрации документов, размещаемых в системе, в соответствии с разделом ИС ОГД (далее - Книги регистрации).

7. Размещение полученной документации производится в Книгах хранения, которые предназначены для хранения копий документов, размещаемых в ИС ОГД (далее - книга хранения), и формируются по разделам в соответствии с требованиями Постановления Правительства РФ от 9 июня 2006 г. N 363.

Учет заявок на предоставление сведений ИС ОГД ведется в Книге учета заявок (далее - Книга заявок).

Предоставление сведений ИС ОГД регистрируется в Книге предоставления сведений ИС ОГД (далее - Книга предоставления сведений).

Для учета всех книг информационного фонда ИС ОГД ведется Реестр книг ИС ОГД.

8. При открытии новой книги оформляется титульный лист. Образцы бланков титульных листов Книг ИС ОГД и описание заполняемых полей приведены в Приложении 1. Рекомендации к оформлению титульных листов приведены в п. 17 настоящего Положения.

9. При открытии каждого тома (за исключением Реестра книг) осуществляется его регистрация в Реестре книг ИС ОГД. Номер записи в Реестре книг соответствует номеру формируемой книги ИС ОГД.

По заполнении всех листов очередного тома этот том закрывается и открывается следующий том книги.

Информация о закрытии тома (за исключением Реестра книг) вносится в соответствующую Запись в реестре книг ИС ОГД, созданную в момент его открытия.

10. Книга учета сведений предназначена для учета документов, поступивших для размещения в ИС ОГД, контроля сроков размещения документов в ИС ОГД и для выполнения периодической инвентаризации сведений, размещенных в ИС ОГД.

Книга учета сведений в службе ИС ОГД ведется в единственном экземпляре и состоит из последовательно заполняемых томов. Каждый том состоит из титульного листа и набора разграфленных и пронумерованных страниц. Все листы книги нумеруются и прошиваются, прошивка опечатывается.

11. Книга регистрации документов содержит перечень документов, размещенных в ИС ОГД, и их описание в соответствии с Положением.

Для регистрации документов каждого раздела (I - VIII) ведется отдельная книга, которая формируется путем добавления карточек регистрации документов, заполняемых при размещении документов.

Карточки регистрации группируются в Книгах регистрации документов разделов в соответствии с порядковым номером (снизу вверх).

Рекомендуется карточку регистрации документов размещать в прозрачном файле. Книга регистрации документов формируется из отдельных карточек регистрации в файловой папке.

Книга регистрации документов раздела, исходя из количества регистрируемых документов, может состоять из нескольких томов, заполняемых последовательно.

12. Единицей хранения информационного фонда является книга (том) хранения, при этом:

- один документ всегда размещается в одной книге (книга может быть многотомной);

- книга может содержать несколько документов, в этом случае в состав книги включается опись входящих в нее документов.

Книги хранения при размещении в хранилище группируются по разделам. Рекомендуемые типы книг хранения приведены в справочнике 1.D.

Книга/том хранения может быть представлена в двух формах:

- папка, в которой помещается документ, в случае когда он сброшюрован, имеет твердый переплет и его долгосрочное хранение может быть обеспечено в том виде, в котором он поступил для размещения в ИС ОГД;

- файловая папка, в которой документы группируются в соответствии с классификатором документов ИС ОГД.

Решение об оформлении отдельного документа или его части в виде отдельной книги хранения или размещении его в существующей книге принимается при регистрации документа, с учетом объема документов.

13. Книга учета заявок предназначена для обеспечения организации процесса предоставления сведений ИС ОГД, контроля сроков исполнения запросов, подготовки статистических отчетов о предоставлении сведений ИС ОГД, проверки достоверности выданных сведений (например, при запросах из судебных органов), а также для оценки уровня предоставления услуг в сфере градостроительной деятельности.

Книга учета заявок в службе ИС ОГД ведется в единственном экземпляре и состоит из последовательно заполняемых томов. Каждый том состоит из титульного листа и набора разграфленных и пронумерованных страниц. Все листы книги нумеруются и прошиваются, прошивка опечатывается.

14. Книга предоставления сведений предназначена для учета факта подготовки и передачи сведений ИС ОГД, контроля сроков исполнения заявок, подготовки статистических отчетов по предоставлению услуг.

Книга предоставления сведений в службе ИС ОГД ведется в единственном экземпляре и состоит из последовательно заполняемых томов.

Каждый том состоит из титульного листа и набора разграфленных и пронумерованных страниц. Все листы книги нумеруются и прошиваются, прошивка опечатывается.

15. Реестр книг ИС ОГД предназначен для учета всех книг, формирование которых предусмотрено при ведении ИС ОГД.

Реестр книг ИС ОГД ведется в единственном экземпляре и состоит из последовательно заполняемых томов. Каждый том состоит из титульного листа и набора разграфленных и пронумерованных страниц. Все листы книги прошиваются, прошивка опечатывается.

16. Для оформления книг ИС ОГД используются титульные листы в соответствии с назначением книги.

При открытии очередного тома книги создается запись о вновь созданной книге в реестре книг ИС ОГД. Заполняется поле (14) на титульном листе. Далее заполняются поля (1) - (5), (7) - (10), (12), (13), (15).

При закрытии заполненного полностью тома книги на титульном листе заполняются поля (6) и (11). При закрытии очередного тома реестра книг ИС ОГД заполняется поле (8).

Информация о закрытии тома вносится в соответствующую Запись в реестре книг ИС ОГД, созданную в момент его открытия.