Формирование адресно-справочной информации

34. Формирование адресно-справочной информации представляет собой процесс сбора, учета, систематизации, накопления и актуализации адресно-справочной информации на бумажных носителях и в электронном виде.

35. Началом административной процедуры формирования адресно-справочной информации является:

35.1. Поступление в подразделение АСР адресного листка прибытия или анкеты в электронном виде и (или) на бумажном носителе из структурного подразделения территориального органа ФМС России при регистрации гражданина по месту жительства или по месту пребывания.

35.2. Поступление в подразделение АСР адресного листка убытия в электронном виде и (или) на бумажном носителе из структурного подразделения территориального органа ФМС России при снятии гражданина с регистрационного учета по месту жительства или по месту пребывания.

35.3. Поступление в подразделение АСР из структурного подразделения территориального органа ФМС России адресного листка прибытия на гражданина, получившего или заменившего документ, удостоверяющий личность.

35.4. Поступление в подразделение АСР адресного листка прибытия в электронном виде и (или) на бумажном носителе из структурного подразделения территориального органа ФМС России в связи с изменением административно-территориального деления, наименования населенного пункта, улицы, номера дома, квартиры и иных предусмотренных нормативными правовыми актами случаях.

36. Ответственность за достоверность внесенных в адресный листок и анкету сведений возлагается на лицо, его составившее.

37. Адресные листки и анкеты, направляемые из структурных подразделений территориальных органов ФМС России в подразделения АСР в электронном виде и на бумажном носителе, количественно учитываются в сопроводительном листе по форме N 5А (приложение N 5 к Регламенту) и группируются при рассылке в зависимости от вида документа в алфавитном порядке раздельно внутри каждой группы.

38. Поступившие адресные листки прибытия, адресные листки убытия, анкеты и электронные файлы учитываются подразделениями АСР в день поступления. При этом сопроводительный лист по форме N 5А (приложение N 5 к Регламенту) регистрируется в книге учета поступления адресных листков, анкет по форме N 2А (приложение N 2 к Регламенту).

Каждому входящему сопроводительному листу присваивается порядковый номер, соответствующий номеру, указываемому в столбце N 1 книги учета поступления адресных листков, анкет по форме N 2А (приложение N 2 к Регламенту), который проставляется в левом верхнем углу сопроводительного листа.

Максимальный срок выполнения действия по регистрации одного входящего сопроводительного листа составляет 2 минуты.

Поступление электронных файлов учитывается в информационной системе адресно-справочной информации путем регистрации факта поступления (журналируется).

39. После регистрации сопроводительного листа сотрудник подразделения АСР в тот же день сверяет количество прилагаемых к нему адресных листков, анкет, проверяет полноту и читаемость внесенных в них сведений, а также поступление учетных сведений в электронном виде.

Максимальный срок действия - 1 минута на один адресный листок, анкету.

40. После проверки качества заполнения адресных листков, анкет сотрудник подразделения АСР осуществляет их подбор и размещение в АСУ по алфавиту в соответствии с порядком размещения адресных листков (приложение N 16 к Регламенту).

Максимальный срок действия по размещению одного входящего документа в АСУ - 4 минуты.

41. В случае, если в поступивших адресных листках, анкетах, электронных файлах допущены грамматические ошибки, неразборчиво произведены записи, не заполнены отдельные реквизиты, имеются расхождения в учетных сведениях, руководитель подразделения АСР либо лицо, его замещающее, принимает решение о направлении в день выявления указанных недостатков в структурное подразделение территориального органа ФМС России, откуда поступили указанные документы, копии электронного файла и оригинала адресного листка, анкеты для уточнения и исправления ошибок.

При этом в поступивший и помещенный в действующую автоматизированную систему АСУ электронный файл вносится исходящий номер направленной для уточнения и исправления копии электронного файла.

Копия адресного листка после проставления в ее левом нижнем углу регистрационного номера, соответствующего порядковому номеру, проставленному в графе N 1 журнала формы N 3А (приложение N 3 к Регламенту), до представления скорректированных (исправленных) оригиналов размещается в АСУ. При направлении оригинала адресного листка, анкеты графы, подлежащие уточнению (корректировке), помечаются карандашом.

Максимальный срок направления адресного листка, анкеты для исправления - один рабочий день, следующий за днем их поступления.

42. При поступлении в подразделение АСР адресного листка прибытия на бумажном носителе или в электронном файле, оформленного при регистрации гражданина, если в пункте 11 (реквизит "откуда прибыл") поступившего адресного листка указан населенный пункт, входящий в обслуживаемую данным подразделением АСР территорию, а сведения на него в АСУ отсутствуют, но срок хранения адресно-справочной информации не истек, начальник подразделения АСР принимает решение о направлении в день выявления указанного факта в структурное подразделение территориального органа ФМС России, где была оформлена регистрация, электронного (письменного в случае отсутствия автоматизированных учетов и телекоммуникаций) сообщения произвольной формы для выяснения причин отсутствия адресно-справочной информации и организует контроль за поступлением недостающей информации.

При этом сотрудник подразделения АСР в левом верхнем углу адресного листка прибытия производит отметку "нет л/п/у" <1>.

--------------------------------

<1> Отметка "нет л/п/у" означает, что в картотеке отсутствует адресный листок прибытия или адресный листок убытия.

Адресный листок прибытия на бумажном носителе и в электронном виде до поступления соответствующей информации (результата проверки, адресного листка убытия либо откорректированного адресного листка прибытия) размещается в АСУ с проставлением исходящего номера направленного в структурное подразделение территориального органа ФМС России электронного (письменного) сообщения.

Направленное сообщение и поступившая информация (результат проверки либо адресный листок) учитываются в журнале по форме N 3 (приложение N 3 к Регламенту).

43. При поступлении адресного листка прибытия, составленного в связи с изменением названия населенного пункта, улицы, номера дома, квартиры и иных предусмотренных нормативными правовыми актами случаях, а также выдачей или заменой документа, удостоверяющего личность, этот адресный листок размещается в АСУ с одновременным изъятием имеющегося адресного листка, который уничтожается в срок, не превышающий десяти рабочих дней.

44. В случае, если по основаниям, предусмотренным пунктами 41, 42 Регламента, информация из структурного подразделения территориального органа ФМС России не поступила в течение 30 дней, сотрудник подразделения АСР, осуществляющий контроль за ее поступлением, докладывает об этом своему начальнику, который сообщает об указанном факте в подразделение территориального органа ФМС России, уполномоченное на осуществление контроля в данной сфере деятельности, для организации проверки в отношении бездействия должностных лиц структурного подразделения территориального органа ФМС России.

45. Если при размещении адресных листков прибытия на лиц, зарегистрированных по месту пребывания, в АСУ будут обнаружены адресные листки прибытия на этих же лиц, составленные в связи с регистрацией по месту пребывания по другому адресу, оба адресных листка скрепляются и размещаются в АСУ. При этом срок хранения их определяется большим установленным для одного из адресных листков сроком.

Максимальный срок выполнения данного действия - 3 минуты.

46. В подразделениях АСР, использующих при формировании адресно-справочной информации автоматизированные информационные системы, адресно-справочная информация передается с применением средств связи и телекоммуникационных систем, отвечающих установленным нормативными правовыми актами Российской Федерации требованиям конфиденциальности.