Использование и предоставление адресно-справочной информации

Использование и предоставление

адресно-справочной информации

57. Началом административной процедуры использования и предоставления адресно-справочной информации является регистрация поступивших обращений (письменных, электронных запросов, заявлений субъектов правоотношений, телефонных запросов полномочных органов) о предоставлении адресно-справочной информации, а также регистрации иных предусмотренных для этой процедуры документов.

58. Предоставление адресно-справочной информации полномочным органам осуществляется на основании письменных (электронных) запросов, а также на основании устных запросов с использованием имеющихся средств связи в течение сеанса связи.

В этих целях в соответствии с заключаемыми с ними соглашениями и с учетом требований секретного делопроизводства в установленном порядке направляется перечень паролей, содержащих буквенные, цифровые либо смешанные символы. Пароли на право получения адресно-справочной информации составляются начальником подразделения АСР и утверждаются начальником территориального органа ФМС России. Пароли могут устанавливаться на каждые сутки либо на более длительный срок, но не более 3 суток.

59. Полномочные органы при наличии технических возможностей автоматизированных информационных систем адресно-справочной информации могут получать запрашиваемую информацию самостоятельно, используя электронный доступ к ней на чтение.

Формы доступа определяются техническими возможностями используемых автоматизированных информационных систем адресно-справочной информации.

Территориальные органы ФМС России на основании соглашений, заключаемых с полномочными органами, осуществляют регистрацию пользователей и выдачу им паролей, необходимых для получения электронного доступа на чтение.

При отсутствии технических возможностей полномочные органы на основании заключенных с территориальными органами ФМС России соглашений имеют право доступа к адресно-справочной информации, в том числе к бумажным носителям, непосредственно в подразделениях АСР.

60. Предоставление адресно-справочной информации осуществляется с учетом требований законодательства Российской Федерации, регламентирующего правоотношения, возникающие при формировании, хранении, использовании и предоставлении информации, относящейся к определенному или определяемому на ее основании физическому лицу.

61. При исполнении обращений в случаях, когда согласие субъекта адресно-справочной информации на ее предоставление обязательно, перечень предоставляемых данных определяется письменным решением субъекта адресно-справочной информации.

62. При исполнении обращений в случаях, когда согласие субъекта адресно-справочной информации на ее предоставление не обязательно, перечень предоставляемых данных определяется уполномоченным сотрудником подразделения АСР в соответствии с объемом запрашиваемой информации и наличием ее в АСУ.

63. В случаях, если согласие гражданина на предоставление адресно-справочной информации обязательно, подразделение АСР:

при обращении физического лица о предоставлении адресно-справочной информации в отношении другого физического лица направляет в течение двух рабочих дней в адрес субъекта адресно-справочной информации сообщение по форме N 10А (приложение N 10 к Регламенту) с указанием реквизитов инициатора запроса и его почтового адреса для принятия субъектом адресно-справочной информации решения о самостоятельном предоставлении запрашиваемых сведений. При этом инициатору обращения направляется отрывной талон к сообщению по форме 10А (приложение N 10 к Регламенту);

при обращении субъектов правоотношений, за исключением полномочных органов (их должностных лиц), о предоставлении адресно-справочной информации в отношении физического лица в адрес субъекта адресно-справочной информации направляется в течение двух рабочих дней сообщение по форме N 7А (приложение N 7 к Регламенту) с указанием реквизитов инициатора обращения для получения от субъекта адресно-справочной информации согласия (несогласия) о предоставлении запрашиваемых сведений.

64. В течение двух рабочих дней после получения согласия субъекта адресно-справочной информации запрашиваемая о нем информация направляется инициатору запроса.

В случае, если в течение 30 дней с момента поступления обращения письменное согласие субъекта адресно-справочной информации не поступило, в адрес инициатора обращения направляется уведомление по форме N 11А (приложение N 11 к Регламенту).

65. Процедура предоставления адресно-справочной информации включает в себя следующие административно-управленческие действия.

65.1. Регистрация обращений о предоставлении адресно-справочной информации.

Поступившие в подразделения АСР письменные обращения регистрируются в журнале входящей корреспонденции по форме N 4А (приложение N 4 к Регламенту).

Поступившие в подразделения АСР устные (телефонные) запросы регистрируются в журнале по форме N 8А (приложение N 8 к Регламенту).

65.2. Проверка наличия оснований для исполнения обращений.

В случае отсутствия записи о ссылке на положения нормативных правовых актов Российской Федерации, устанавливающих полномочия инициатора обращения запрашивать персональные данные у оператора персональных данных, порядок действий сотрудников подразделения АСР определяется в соответствии с пунктом 24 Регламента.

В случае несоответствия поступившего обращения требованиям подпунктов 27.1 - 27.4, 29.1 - 29.3, 30.1 - 30.2 Регламента обращение не подлежит исполнению и возвращается (сообщается) инициатору обращения с указанием причин возврата (неисполнения).

65.3. Проверка поступивших сведений по имеющимся данным АСУ.

Исполнитель обращения осуществляет поиск и сверку поступивших сведений с имеющимися данными.

Используемые для наведения справок средства автоматизации и применяемые программно-технические решения должны обеспечивать поиск информации по любым учетным данным.

65.4. Принятие решения о направлении инициатору обращения сообщения.

В случае, если по результатам проверки по АСУ установлено, что субъект адресно-справочной информации снят с регистрационного учета по месту жительства или по месту пребывания в связи:

со смертью, инициатору запроса, за исключением полномочных органов, направляется сообщение по форме N 6А (приложение N 6 к Регламенту) с внесением записи "снят с регистрационного учета в связи со смертью";

с осуждением к лишению свободы, инициатору обращения, за исключением полномочных органов, направляется сообщение по форме N 6А (приложение N 6 к Регламенту) с внесением записи "снят с регистрационного учета";

с переменой места жительства или места пребывания в пределах территории обслуживания подразделения АСР, инициатору запроса, за исключением полномочных органов, направляется сообщение по форме N 6А (приложение N 6 к Регламенту) с внесением записи "снят с регистрационного учета";

с переменой места жительства или места пребывания в связи с убытием за пределы территории обслуживания подразделения АСР, инициатору запроса, за исключением полномочных органов, направляется сообщение по форме N 6А (приложение N 6 к Регламенту) с внесением записи "снят с регистрационного учета" с указанием субъекта Российской Федерации (страны), в который он убыл.

По запросам полномочных органов предоставляется полная адресно-справочная информация, имеющаяся в отношении запрашиваемых лиц, в виде адресной справки по форме N 9А (приложение 9 к Регламенту).

65.5. При совпадении данных о гражданине, указанных во входящем документе полномочного органа, с данными АСУ сотрудник подразделения АСР докладывает начальнику для последующего информирования инициатора обращения.

65.6. Принятие решения о запросе согласия субъекта адресно-справочной информации на предоставление адресно-справочной информации осуществляется в соответствии с пунктами 23, 24 Регламента.

65.7. Принятие решения о направлении сообщения инициатору обращения об отсутствии сведений в случае, если в АСУ сведений о запрашиваемом лице не имеется, то в адрес инициатора запроса направляется сообщение по форме 6А (приложение N 6 к Регламенту) с внесением записи "По учетам не значится".

65.8. Регистрация ответа и его отправка инициатору обращения.

По результатам проверки инициатору обращения направляется адресная справка по форме N 9А (приложение N 9 к Регламенту) либо на обратной стороне бланка письменного обращения проставляется штамп по форме N 14А (приложение N 14 к Регламенту) или по форме N 15А (приложение N 15 к Регламенту) с заполнением на устанавливаемое лицо соответствующих данных. В графе "Примечание" журнала учета поступивших обращений по форме N 4А (приложение N 4 к Регламенту) производится отметка о том, что обращение возвращено его инициатору (с указанием даты возвращения).

Оформленные адресные справки отправляются инициатору обращения в срок, не превышающий одного рабочего дня. Регистрация адресных справок производится в журнале учета поступивших обращений по форме N 4А (приложение N 4 к Регламенту) проставлением в графе "Исполнено" исходящего порядкового номера справки, соответствующего порядковому номеру, указываемому в графе N 1 журнала.

Ответы на обращения заполняются разборчиво, заверяются подписью или проставлением именного штампа сотрудника подразделения АСР, наводившего справку.

66. В случае поступления обращений в отношении нескольких граждан адресные справки по форме N 9А (приложение N 9 к Регламенту) заполняются только на лиц, в отношении которых имеется информация, а напротив остальных фамилий производится отметка "не значится". Список с приложением к нему адресных справок возвращается инициатору обращения. Копия такого обращения с произведенными отметками хранится в течение года, после чего уничтожается в установленном порядке.

67. При наличии в АСУ нескольких совпадающих по установочным данным сведений инициатору обращения, за исключением полномочных органов, направляется сообщение по форме N 6А (приложение N 6 к Регламенту) с внесением записи "Не представляется возможным однозначно определить запрашиваемое Вами лицо, предоставьте дополнительные сведения (отчество, дата, место рождения и т.д.)".

Полномочным органам в случае, если при исполнении запросов по неполному перечню данных не представилось возможным однозначно определить субъект адресно-справочной информации, в адресной справке по форме N 9А (приложение N 9 к Регламенту), направляемой инициатору обращения, сообщается имеющаяся информация, если о необходимости предоставления таковой указано в запросе.

68. В случае поступления из полномочного органа, обеспечивающего безопасность, постановления о временном запрете на выдачу данных на лиц, подлежащих в соответствии с законодательством Российской Федерации государственной защите, по указанию начальника подразделения АСР адресные листки прибытия на защищаемых лиц изымаются.

В АСУ на этих лиц помещаются адресные листки (анкеты) - заместители с указанием только фамилии, имени, отчества, даты и места рождения и отметкой о том, что основные адресные листки (анкеты) хранятся у начальника подразделения АСР.

Пользователь электронного доступа к чтению адресно-справочной информации при обращении к сведениям на этих лиц получает информацию, идентичную случаю отсутствия сведений в АСУ.

При этом информационная система адресно-справочной информации должна обеспечивать учет факта обращения и информирование о нем начальника подразделения АСР.

Адресно-справочная информация на защищаемых лиц не подлежит распространению (передаче), а при поступлении в отношении них запросов (заявлений) о предоставлении адресно-справочной информации сотрудники подразделения АСР докладывают о данных фактах начальнику подразделения АСР, который незамедлительно ставит об этом в известность соответствующий полномочный орган, обеспечивающий безопасность, и действует по его указанию.

69. По истечении срока осуществления мер безопасности или их отмены на основании постановления, вынесенного органом, обеспечивающим безопасность, оригиналы адресных листков (анкет) возвращаются в АСУ, адресные листки (анкеты) - заместители уничтожаются, а меры по защите информации, предусмотренные пунктом 68 Регламента, не применяются.