II. Регистрация и учет письменных обращений граждан

10. Все поступившие в федеральные органы государственной охраны письменные обращения граждан с момента поступления регистрируются в течение 3 дней (здесь и далее по тексту Инструкции сроки исчисляются в календарных днях) в книге учета письменных обращений (предложений, заявлений или жалоб) (приложение N 1 к настоящей Инструкции), включенной в номенклатуру дел, журналов и картотек федерального органа государственной охраны, и в автоматизированной информационной системе (при ее наличии). Книга учета письменных обращений (предложений, заявлений или жалоб) оформляется, ведется и хранится в соответствии с требованиями правовых актов Федеральной службы охраны Российской Федерации.

Книга учета письменных обращений (предложений, заявлений или жалоб) должна быть пронумерована, прошнурована, скреплена мастичной печатью и заверена руководителем (начальником) федерального органа государственной охраны.

Книга учета письменных обращений (предложений, заявлений или жалоб) ведется в каждом федеральном органе государственной охраны.

11. Ведение делопроизводства по обращениям граждан осуществляют подразделения (секретариаты, секретные части), отдельные сотрудники (секретари, старшие специалисты, специалисты, ответственные исполнители, старшие инспекторы) и другие должностные лица, на которых возложено ведение делопроизводства (далее именуются - секретариат федерального органа государственной охраны).

12. Делопроизводство по обращениям граждан в федеральных органах государственной охраны осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения.

13. Перед вскрытием почтового отправления секретариат проверяет правильность его адресования. Ошибочно присланные почтовые отправления не вскрываются.

Почтовые отправления, направленные гражданами в адрес федеральных органов государственной охраны, в том числе адресованные конкретному должностному лицу с пометкой "Лично", вызывающие подозрение на содержание веществ или предметов, опасных для жизни и здоровья людей, подлежат вскрытию с соблюдением мер безопасности в соответствии с правовыми актами Федеральной службы охраны Российской Федерации.

14. После вскрытия почтового отправления проверяется наличие в нем письменных вложений. Конверты, в которых поступили обращения, сохраняются в течение всего периода рассмотрения обращений, после чего уничтожаются в установленном порядке.

15. Регистрационный номер обращения указывается в штампе, проставляемом на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения. Регистрационный номер состоит из буквенного индекса и порядкового номера обращения, например: А-10, Т-20, Ан-9, Кл-19. Буквенный индекс представляет собой начальную букву фамилии заявителя, на анонимных (не содержащих фамилии автора и почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ) и коллективных (подписанных двумя и более авторами, а также бесфамильных, поступивших от имени администрации организации) письменных обращениях проставляются соответственно "Ан" и "Кл".

16. Обращение (коллективное обращение) к руководителю (начальнику) федерального органа государственной охраны, поступившее от одного и того же лица (группы лиц) по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения (коллективного обращения) истек установленный законодательством срок его рассмотрения или заявитель не удовлетворен данным ему ответом (полученным результатом), учитывается как повторное.

17. Подлежит учету как повторное и обращение, в котором обжалуется решение, принятое по предыдущему обращению, поступившему к руководителю (начальнику) федерального органа государственной охраны по конкретному вопросу, или содержатся сведения о несвоевременном рассмотрении предыдущего обращения, если со времени его поступления истек установленный настоящей Инструкцией срок рассмотрения обращения, или указывается на другие недостатки, допущенные при рассмотрении предыдущего обращения.

18. Повторное обращение регистрируется так же, как и первичное. В графе 3 книги учета письменных обращений (предложений, заявлений или жалоб) и на свободном месте лицевой стороны первого листа обращения проставляется пометка "Повторно" с указанием регистрационного номера предыдущего обращения.

19. В случае, если повторное обращение вызвано нарушением установленного порядка рассмотрения обращения, руководитель (начальник) федерального органа государственной охраны принимает соответствующие меры в отношении виновных лиц и о результатах рассмотрения обращения сообщает заявителю.

20. Обращение, поступившее до истечения установленного срока рассмотрения, а также обращение одного и того же лица по одному и тому же вопросу, направленное нескольким адресатам и переданное для рассмотрения руководству федерального органа государственной охраны, рассматривается как первичное.

21. Для приема обращения в форме электронного сообщения (интернет-обращения) применяется программное обеспечение, предусматривающее обязательное заполнение заявителем реквизитов, необходимых для работы с обращением. Интернет-обращение распечатывается, дальнейшая работа с ним ведется так же, как и с письменным обращением в порядке, установленном настоящей Инструкцией.