V. Хранение письменных обращений граждан и материалов, связанных с их рассмотрением

V. Хранение письменных обращений граждан и материалов,

связанных с их рассмотрением

5.1. Обращения граждан со всеми относящимися к ним материалами, рассмотренные в структурных подразделениях Министерства, формируются в дела и хранятся в структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

5.2. Копии ответов на обращения граждан, поступившие в адрес Министра и Министерства (без указания должностного лица), хранятся в структурном подразделении Министерства, обеспечивающем организацию документооборота, в соответствии с номенклатурой дел.

5.3. На обращениях граждан после принятия окончательного решения проставляется отметка "В дело", дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения Министерства, в котором рассматривалось обращение.

5.4. Рассмотренные обращения граждан и все документы, относящиеся к его рассмотрению, формируются в отдельный блок документов. В случае повторного обращения или появления дополнительных документов они подшиваются к данной группе документов.

5.5. При формировании дел сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в структурном подразделении Министерства, проверяется правильность оформления документов в дело, их полнота (комплектность). Нерассмотренные обращения граждан, а также неправильно оформленные документы в дело подшивать запрещается.

Материалы по обращениям граждан подшиваются в дела в хронологическом порядке, исходя из даты поступления, или в алфавитном порядке и хранятся в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

5.6. По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в установленном порядке.

В необходимых случаях постоянно действующей Центральной экспертной комиссией Министерства (далее - ЦЭК) может быть принято решение об увеличении срока хранения или о постоянном хранении наиболее ценных обращений граждан, связанных с предложениями по совершенствованию системы транспортного комплекса, геодезии и картографии.

Решения ЦЭК об увеличении сроков хранения документов по обращениям граждан и отборе их для хранения подлежат обязательному утверждению Министром.

Материалы Министерства по рассмотрению обращений граждан, подлежащие постоянному хранению, передаются на государственное хранение в Государственный архив Российской Федерации.