Г. Создание страхового фонда документов и фонда пользования

233. Страховой фонд документов представляет собой совокупность страховых копий документов и создается в целях сохранения документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов.

Для создания страхового фонда уникальных и особо ценных документов производится микрофильмирование.

234. Создание страхового фонда, а также тематических микрофильмов осуществляется на основании готовых планов работы центральных архивов и организуется как самостоятельный вид работы архивов. К страховому фонду создается необходимый научно-справочный аппарат.

Страховому копированию в первую очередь подлежат документы периода Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов.

235. Страховой копией для документов на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения (негатив микрофильма), изготовленный на черно-белой фотографической пленке (типа "Микрат 300", 35 мм) методом непосредственного фотографирования документов.

236. Фонд пользования представляет собой совокупность копий архивных документов, выполненных на различных материальных носителях и предназначенных для использования в целях обеспечения сохранности оригиналов документов.

Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается комплект фонда пользования, который состоит из двух позитивных микрофильмов второго поколения, изготовленных с негативных микрофильмов первого поколения.

237. Организация микрофильмирования (выявление, отбор и подготовка оригиналов к съемке, изготовление, учет, хранение и использование микрофильмов), технология операций микрофильмирования определяются инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных правовых актов по этим вопросам специально уполномоченного Правительством Российской Федерации органа исполнительной власти и утверждаемыми начальниками центральных архивов.

238. Организация перевода на электронные носители информации, а также технологий операций этого перевода определяются соответствующими инструкциями, разрабатываемыми в соответствии с требованиями нормативных документов по обеспечению безопасности информации от несанкционированного доступа.

239. В целях создания фонда пользования и обеспечения сохранности подлинников уникальных документов в центральных архивах разрешается производить снятие электрографических копий с указанных документов для использования в читальных залах.

Оригиналы документов, с которых изготовлены позитивы микрофильмов и электрографические копии, являются неприкосновенными.

240. Обеспечение центральных архивов необходимым для микрофильмирования и снятия электрографических копий документов оборудованием и материалами возлагается на соответствующие органы военного управления на основании заявок из центральных архивов, поданных в установленном порядке.

241. Изготовление, учет и хранение микрофильмов страхового фонда производятся в порядке, установленном для секретных документов, независимо от грифа секретности оригиналов.

Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных хранилищах страхового фонда.

Комплект фонда пользования хранится, как правило, при читальном зале архива.

242. Проверка наличия и выборочный технический контроль микрофильмов страхового фонда проводятся не реже одного раза в 3 года.

Наличие и техническое состояние позитивов микрофильмов проверяется в процессе выдачи их для использования, но во всех случаях не реже одного раза в 10 лет.

Выборочному техническому контролю подвергаются 20 процентов негативов микрофильмов. При обнаружении дефектов прогрессирующего характера (плесень, отслоение эмульсии и т.п.) контролю подвергаются все негативы микрофильмов данного года.

Негативы и позитивы микрофильмов, имеющие дефекты, передаются на реставрационно-профилактическую обработку.