Г. Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера

Г. Исполнение запросов граждан и организаций

социально-правового характера

271. Архивы Вооруженных Сил исполняют запросы воинских частей (организаций), государственных органов и общественных организаций, а также обращения граждан.

272. Архивные справки, выписки и копии архивных документов выдаются по письменному запросу, в котором содержатся наименование (и адрес при пересылке) организации (архива), которой они адресованы, изложение существа запроса, фамилия, имя и отчество обращающегося, его адрес, контактные телефоны, дата и личная подпись.

273. Архивы исполняют письма и запросы социально-правового характера, касающиеся обеспечения прав российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства.

274. Заявления и запросы о судимости, мере наказания, лишении воинских и почетных званий по приговорам военных судов, а также о снятии судимости, восстановлении в воинских и почетных званиях, реабилитации, о высылке копий приговоров, решений, постановлений и определений по уголовным и гражданским делам рассматриваются и исполняются в архивах в установленном порядке.

275. Поступившие в архивы запросы воинских частей и организаций, государственных органов и общественных организаций, обращения граждан учитываются в журналах регистрации и учета исполнения запросов (обращений), рассматриваются должностными лицами и направляются на исполнение.

Контроль за ходом исполнения обращений граждан и нахождение копий ранее выданных архивных справок (при повторных обращениях) ведутся в журналах регистрации и учета исполнения запросов (обращений) и в электронной форме.

276. Архивные справки составляются на основании документов (подлинников) и заверенных копий, хранящихся в архиве и относящихся к вопросу заявления.

Использование незаверенных документов, относящихся к вопросу обращения, оговаривается в тексте справки ("незаверенная копия").

При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.

277. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архива с обозначением названия документа: "Архивная справка".

В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки.

Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в запросе или заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и которые являются предметом запроса. В этих случаях сведения включаются в архивную справку такими, какими они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте архивной справки ("так в документе"). Оговариваются также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.

После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов); допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в тексте справки после изложения каждого факта или события.

К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

278. Архивные копии изготавливаются архивами путем дословного воспроизведения всего текста документа, а архивные выписки - путем воспроизведения части текста документа.

При изготовлении архивной копии или архивной выписки следует точно воспроизводить текст документа, не допуская исправлений орфографических и синтаксических ошибок, а также замены отдельных букв или слов. При наличии в документе указанных ошибок делается оговорка, что копия или выписка воспроизведены с полным соблюдением текста оригинала.

О снятии копий (выписок) с документов производится соответствующая запись в листах использования документов.

Архивные копии и выписки из документов высылаются при сопроводительных письмах.

279. Подготовленные архивные справки (выписки, копии) исполнителями сверяются с документами, на основании которых они составлены, и подписываются:

в окружных и флотских архивах - начальниками архивов;

в центральных архивах и АВМД - начальниками отделов (архивохранилищ) и отделений.

Архивные справки (выписки, копии) заверяются печатью архива.

280. При отсутствии в архиве документов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке архива, но без надписи "Архивная справка". В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.

Если запрос или заявление содержит не все данные, необходимые для наведения справки, в адрес заявителя направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения.

При пересылке запросов или заявлений граждан в другие архивы (организации) заявителю высылается копия сопроводительного письма или отдельное уведомление.