Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административного действия - хранение документов ЕГФД

Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение

административного действия - хранение документов ЕГФД

Права и обязанности должностного лица, ответственного за хранение документов ЕГФД, устанавливаются должностной инструкцией, утверждаемой в установленном порядке соответствующим руководителем, исходя из прав и обязанностей структурного подразделения по решению данной задачи.

В УГМС ответственным лицом за исполнение действий по выполнению процедуры хранения документов является начальник отдела государственной системы наблюдений УГМС. Он несет персональную ответственность за сохранность документов ЕГФД на бумажных и технических носителях (страховых копий) по территории деятельности УГМС. Под его непосредственным руководством выполняются:

обеспечение отделов фонда данных УГМС необходимым техническим и компьютерным оборудованием и программным обеспечением;

согласование планов содержания и развития хранилищ;

организация архивохранилищ и поддержание требуемых условий по обеспечению хранения документов;

согласование форматов документов ЕГФД и вид носителя информации, представляемых лицензиатами в УГМС;

организация инспекций по проверке работ по ведению ЕГФД в учреждениях-лицензиатах, осуществляющих хранение документов ЕГФД в своих организациях.

Ответственным должностным лицом по выполнению действий, обеспечивающих хранение документов ЕГФД в УГМС, является начальник отдела фонда данных или другого подразделения, определенного руководителем УГМС. Под его непосредственным руководством и при его участии выполняются:

проверка ведения учетных и справочных документов;

выявление фактического наличия дел и документов;

выявление дел, подлежащих реставрации, и организация реставрации;

выявление дел, подлежащих санитарной обработке;

проверка состояния архивохранилищ, оборудования;

проведение инспекций по вопросам хранения документов ЕГФД в учреждениях-лицензиатах, осуществляющих деятельность на территории УГМС;

подготовка и передача в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" годового отчета о составе и объеме хранимых документов ЕГФД.

В НИУ ответственным лицом за исполнение действий по выполнению процедуры хранения документов является директор. Он несет персональную ответственность за сохранность документов ЕГФД на бумажных и технических носителях (страховых копий) по профилю деятельности НИУ. Под его непосредственным руководством выполняются:

обеспечение отдела фонда данных НИУ необходимым техническим и компьютерным оборудованием и программным обеспечением;

согласование планов содержания и развития архивохранилищ;

организация работы архивохранилищ;

поддержание требуемых условий по обеспечению хранения документов ЕГФД.

Ответственным должностным лицом по выполнению действий, обеспечивающих хранение документов ЕГФД в НИУ, является начальник отдела фонда данных или другого подразделения, определенного директором института. Под его непосредственным руководством обеспечиваются:

выполнение работ по сохранности документов в фонде;

выполнение работ по реставрации документов;

подготовка и передача в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" годового отчета о составе и объеме хранимых документов ЕГФД.

В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" за исполнение действий по выполнению процедуры хранения документов ЕГФД ответственным лицом является заместитель директора института. Он обеспечивает:

взаимодействие с курирующим управлением Росгидромета по вопросам хранения документов ЕГФД в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", УГМС и НИУ Росгидромета;

взаимодействие с Росархивом по вопросам депозитарного хранения Архивного фонда Российской Федерации в области гидрометеорологии и смежных с ней областях в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";

организацию работ по техническому оснащению хранилищ и подразделений ЦГМД ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";

согласование планов содержания и развития хранилища;

организацию работ по проверке сохранности документов ЕГФД и технических носителей в ЦГМД ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";

организацию работ по разработке программного обеспечения по контролю полноты, достоверности и заполнению пропусков информации в архивах на технических носителях, хранящихся в ЦГМД;

организацию работ по перезаписи информации на более современные носители с целью уменьшения физических объемов, занимаемых носителями хранимой информации, и повышения надежности хранения данных;

организацию работ по переводу хранимых материалов на научно обоснованные технические носители с использованием современных программных оболочек;

организацию работ по расширению номенклатуры хранимых архивных данных, включая увеличение объемов исторических данных на электронных носителях.

Ответственным должностным лицом по выполнению конкретных действий, обеспечивающих хранение документов ЕГФД в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД", является начальник центра гидрометеорологических данных или другого подразделения, определенного директором института. Под его руководством выполняются:

проведение работ по техническому оснащению хранилищ и подразделений ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";

проведение работ по проверке сохранности документов ЕГФД и технических носителей в ЦГМД ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";

проведение работ по разработке программного обеспечения по контролю полноты, достоверности и заполнению пропусков информации в архивах на технических носителях, хранящихся в ГУ "ВНИИГМИ-МЦД";

проведение работ по перезаписи информации на более современные носители (картриджи);

проведение работ по переводу хранимых материалов на научно обоснованные технические носители с использованием современных программных оболочек;

проведение работ по расширению номенклатуры хранимых архивных данных, включая увеличение объемов исторических данных на электронных носителях;

проведение инспекций по проверке организации работ по ведению ЕГФД в УГМС и НИУ Росгидромета;

подготовка отчетных данных по структуре и объемам хранящихся документов ЕГФД для представления в Росгидромет и Росархив.