Критерии принятия решений

Для определения состава документов, относящихся к Архивному фонду, выработки предложений по срокам и месту их хранения, отбора документов на хранение, отбора документов для списания в связи с истечением сроков их хранения проводится экспертиза научной, исторической и практической ценности документов ЕГФД.

При приеме в отделе фонда данных осуществляется проверка качества документа (носителя информации), полноты представленной информации, наличия обязательной сопроводительной документации и т.п. Прием осуществляется по описи.

Учет и составление различного уровня описей документов составляются раздельно на дела постоянного и долговременного хранения. На дела постоянного хранения описи составляются раздельно по каждому виду наблюдений за состоянием окружающей среды, работ и исследований. На дела долговременного хранения составляется одна опись без разделения на виды наблюдений, работ и исследований.

В соответствии с Положением о ЕГФД осуществляется централизованный учет документов. По ежегодным отчетам УГМС и НИУ о деятельности по сбору и комплектованию за прошедший год ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" готовит Сводный отчет о деятельности организаций и учреждений Росгидромета по ведению фонда. В отчете приводятся суммарные сведения о составе и объемах данных, хранимых в фонде, по состоянию на конец года, объемах поступлений за прошедший год, условиях хранения документов, занимаемых хранилищами площадях, техническом оснащении хранилищ, сведения об использовании документов и пр. Сводный отчет направляется в Росгидромет.

На стадии каталогизации результаты фиксируются в предметно-тематическом каталоге документов ЕГФД на бумажных носителях в УГМС, НИУ, ГУ "ВНИИГМИ-МЦД". В ГУ "ВНИИГМИ-МЦД" организованы также каталог режимно-справочных изданий; дисциплинарные каталоги - каталог магнитных лент и картриджей, постанционный каталог, каталог "Учет запросов на данные".

Предметно-тематический каталог содержит описание документов и дел на карточках в соответствии с установленными правилами. Описание состоит из элементов, которые заносятся на карточку в установленной последовательности. Для каждого вида документов (документы наблюдений, документы научных исследований и экспедиционных работ, изданные документы) установлен свой набор элементов описания.

Каталог магнитных лент/картриджей предназначен для обеспечения учета и предоставления полных отчетов и отдельных сведений о наличии, типе и месте размещения (ячейках хранения) магнитных лент и магнитоленточных картриджей фонда. Каталог содержит следующие сведения: имя массива; тип носителя; имя носителя; регистрационный номер; ячейку хранения; статус (оригинал/дубль); плотность записи; дату создания и включения в фонд; заполненность носителя.

Постанционный каталог предназначен для получения сведений о наличии и полноте данных по станциям заданной территории (по УГМС, областям, краю, республике) с указанием массивов и имен томов. Содержит информацию о наименовании станции, имена томов, где она расположена, ее координатный номер и синоптический индекс, высоте станции над уровнем моря, период наблюдений, принадлежность станции к области, УГМС, принадлежность к спискам станций международного обмена.

Каталог "Учет запросов на данные" предназначен для получения отчетов об обслуживании потребителей данными фонда, например, отчета о количестве выполненных/поступивших запросов от определенного ведомства, организации за определенный период времени, отчета о количестве запросов по метеорологии за последние месяцы.

Результат административного действия.

Результаты действия по сбору документов и комплектованию ЕГФД в УГМС и НИУ фиксируются актами передачи-приема документов ЕГФД, описями документов, записями в учетной документации.

Результат этого действия совпадает с юридическим фактом, являющимся основанием для начала исполнения следующего административного действия - хранение документов ЕГФД.

Способ фиксации результатов выполнения действия по сбору документов и комплектованию ЕГФД.

Результаты действия по сбору документов и комплектованию ЕГФД в УГМС и НИУ фиксируются:

актами передачи-приема документов ЕГФД, форма и содержание которых приведены в приложениях 5 и 6;

записями в учетной документации в соответствии с Инструкцией;

описями документов;

каталогами;

ежеквартальными и годовыми отчетами по выполнению третьего раздела Задания Росгидромета (кроме НИУ);

ежегодными отчетами УГМС и НИУ по ведению Госфонда;

актами о выделении к уничтожению документов Госфонда (приложение 9).